ХОДИМЛАРНИНГ ШАҲСИЙ ЙИҒМАЖИЛДЛАРИ

Қоида тариқасида ходимларнинг шахсий йиғмажилдлари нафақат давлат ташкилотларида, балки нодавлат ташкилотларда ҳам юритилиши мақсадга мувофиқ. Чунки бундай ҳужжатларнинг амалий фойдаси ҳар қандай ташкилот фаолиятида кўзга ташланади. Бунда кўпчилик ахборотни йиғиш, маълумотларни таҳлил қилиш, уларни қайта ишлаш ва сақлаш қулайлиги учун барча ходимларнинг ёки алоҳида тоифадаги ходимларнинг шахсий йиғмажилдларини юритиб боришни афзал кўради.

Ходимларнинг шахсига оид маълумотлар билан ишлаш, уларнинг шахсий маълумотларини ўз ичига олганлигини учун ҳам бундай маълумотларни муҳофаза қилиш талабларига риоя қилиш иш берувчининг мажбурияти ҳисобланади.

Корхона ва ташкилотларда шахсий йиғмажилдлар барча ходимлар ёки муайян тоифадаги ходимлар бўйича юритилиши мумкин. Мисол учун, корхонадаги фақат раҳбар шахслар ёки бошқарув ходимлари ва моддий жавобгар шахслар ва бошқалар.

Шаҳсий йиғмажилдларни расмийлаштириш, юритиш ва сақлаш билан қоидага мувофиқ кадрлар хизмати шуғулланади. Бу вазифа ташкилот раҳбарининг буйруғи билан расмийлаштирилиб, ходимларнинг шаҳсий йиғмажилдларини юритишга масъул бўлган ходим тасдиқланиши мақсадга мувофиқ.

Ходимнинг шахсий йиғмажилди (намунасини) қандай қилиб тўғри юритиш керак, қуйида буни кўришингиз мумкин.

Шахсий йиғмажилдларни ўрганишга рухсат берилган шахслар рўйхати ҳам тасдиқланиши керак: яъни материаллар билан танишиш ва муайян ишни бажариш мақсадида уларни вақтинчалик ишлатиш учун олишга ҳақли бўлган ходимлар кабилар.

Йиғмажилдни шакллантириш йиғмажилд эгаси ҳисобланган ходимни ишга қабул қилиш вақтидан бошланади. Ҳар бир ходим учун алоҳида папка тутилади. Ушбу папка ичидаги маълумотлар хронологик тартибда жойлаштирилади. Агар йиғмажилдда ходимларнинг шахсий ҳужжатлари нусхалари сақланса, улар тегишли равишда тасдиқланиши керак. Одатда, ходимнинг меҳнат фаолияти билан боғлиқ барча материаллар ва ҳужжатлар унинг шахсий меҳнат фаолияти билан боғлиқ. Улар шартли равишда уч гуруҳга бўлиниши мумкин.

Демак, ходимнинг шаҳсий йиғмажилдидаги ҳужжатлар қуйидаги ҳужжатлар гуруҳидан иборатдир:

✅ ишга қабул қилиш билан боғлиқ ҳужжатлар (шахсий маълумотларга доир ҳужжатлар, сўровнома, таржимаий ҳол, таълим тўғрисидаги ҳужжатларнинг нусхалари, турли сертификатлар, меҳнат шартномаси, қабул қилиш тўғрисидаг буйруқ, тўлиқ моддий жавобгарлик тўғрисидаги шартномалар, махфий ахборотни ошкор қилмаслик тўғрисидаги тилҳат ва ҳ. к.);

✅ меҳнат жараёни билан боғли ҳужжатлар (меҳнат шартномасига қўшимча битимлар; иш жойини кўчириш, рағбатлантириш, интизомий жазо чораларини қўллаш, аттестация ўтказиш тўғрисидаги буйруқлар; даврий тиббий кўриклар (текширувлар); малака ошириш ҳужжатлари нусхалари ва бошқалар);

✅ ишдан бўшатиш билан боғлиқ ҳужжатлар (ишдан бўшаш тўғрисидаги ариза, ишдан бўшаш тўғрисидаги буйруқнинг асослари, ишдан бўшатиш тартиботига доир ҳужжатлар).

Ходимларнинг шаҳсий йиғмажилдлари кадрлар хизматида ташкилотдаги фаолияти давомида сақланади. Ушбу мақсадлар учун юқорида келтирилганидек, учинчи шахсларнинг уларга киришига тўсқинлик қилувчи махсус жой, шунингдек уларни талон-тарож қилиш ёки йўқотиш эҳтимолининг олдини олиш мақсадида қулфланган сейфлар ёки металл шкафларда сақланади. Ходим ишдан бўшатилганда, шахсий йиғмажилд ёпилади.

Мазкур жавоб “Кадр (кадрлар хизмати ходимлари учун амалий қўлланма) китобидан олинди.

НАМУНА

Андижон шаҳар адлия бўлими