Работа с ассистентом
Те задачи, которые может сделать кто-то ещё, кроме вас, с не очень значительными потерями в качестве — их стоит делегировать. Когда у вас есть ассистент, вы начинаете видеть, где ваши решения имеют максимальный эффект, а где не обязательно чем-то заниматься лично.
— Перед тем, как делать любое действие, нужно подумать, а не стоит ли его делегировать. Нужно прямо развивать привычку передавать задачи. Поначалу это очень сложно.
— Ассистент экономит вам время, а вы должны понимать, на что это время потратите более эффективно. Если вы его не используете, то это как раз и есть лень.
— Сам ассистент учится, выполняя ваши задачи. Стоит обсуждать с ним, как это пригодится ему дальше, это сильно влияет на мотивацию. Для многих ассистентов это способ обучения перед руководящей должностью, а для вас способ получить грамотного менеджера.
Например, ассистент, протоколирующий встречи и отслеживающий выполнение задач с них способен вырасти за полтора года до руководства отделом.
Один из самых больших блоков передачи задачи звучит как «Лучше я сам сделаю, потому что объяснять дольше». Сядьте один раз и пропишите стандарт на вновь возникшую задачу.
Например, если вам нужно забронировать билеты — сделайте вместе инструкцию, как это делать по шагам с чеклистом. Да, надо будет завести отдельную карту или совместный счёт. Да, нужно будет завести календарь и правила постановки в него всех событий, если ещё не сделано. Но следующий раз, когда такая задача возникнет, нужно будет просто пойти по уже готовому процессу.
Многие работают с ассистентами бессистемно, и получается довольно странный результат.
Подписывайтесь на мой telegram-канал, читайте посты и участвуйте в обсуждениях
Как работать с ассистентом
Основные принципы работы с ассистентами
- Делегирование — при каждом действии оценивать, могу ли я не делать это сам (развитие привычки передавать задачи).
- Выбор ассистента — он должен быть вовлечён в процессы руководителя и ориентирован на удовлетворение его потребностей.
- Цель ассистента — экономия времени руководителя. Важно осознавать, как это время можно использовать более эффективно.
- Роль администратора — должен мягко и ненавязчиво контролировать выполнение задач.
- Мотивация ассисента — сознание его карьерного роста, понимание, какие навыки он получает и как они пригодятся в будущем.
Типы ассистентов
- Действует как представитель руководителя.
- Протоколирует встречи, отслеживает выполнение задач.
- Работает на достижение целей, поставленных на первой встрече.
- Способен со временем вырасти до уровня исполнительного директора.
- Перспектива роста: через 1,5 года переход в клиентские подразделения.
- Помогает во всех личных задачах руководителя.
- Ведёт учет личных финансов, помогает с оплатой счетов, налогов, организации семейных дел.
- Должен работать быстро и передавать задачи строго в формате, который удобен руководителю.
Организация работы ассистента
- По каждой типовой задаче должен быть установлен стандарт выполнения
- Использование отдельной карты для операций позволяет контролировать финансовые потоки
- Свободное время и эффективность руководителя – ключевой показатель результативности ассистента
- Использование дискреционных бонусов вместо фиксированных (например, 15% с продаж на Авито)
- Формализация задач:
- Файл с 22 ключевыми пунктами (например, как бронировать билеты, отели и т.д.).
- Google-календарь с правилами оформления задач.
- Учёт всех задач и ролей в общем Google-файле.
- Напоминания через iCloud.
- План на день – в начале, отчет о результатах – в конце.
- Используемые инструменты:
Разделение задач между ассистентами
- Функциональные задачи и обязанности необходимо разделять между разными ассистентами (HR, финансы, контент)
- Личные задачи нужно проговаривать их заранее, обсуждать на собеседованиях
- Финансовый ассистент выполняет роль казначея, ведёт финансы компаний, может работать в тандеме с партнёром
Система контроля и наследуемость
- Четкое разграничение бизнес- и личных задач
- Все траты фиксируются в файле «Касса»
- Google-документ с перечнем задач и ролей, чтобы передавать их новым людям
- Регулярные встречи и ретроспективы для улучшения работы
- Демонстрация достижений за неделю, обучение новым навыкам