Урок Работа с ассистентом
Как освободить себе 5-20 часов в неделю и ускорить свой рост?
🧑🏫 Ассистент. Кто он?
Это обычно первый сотрудник, с которым мы начинаем делегирование и формирование команды.
Почему? Потому что нашей первоочередной задачей является избавление от рутинных задач. И фокусировка на целевых действиях.
Ассистенту можно доверить самые разные задачи: от ведения личного календаря до разработки учебной программы. Таким образом, начиная с одного человека, мы можем закрыть несколько потенциальных позиций в команде и значительно сэкономить на этом.
🥇 В чем заключается работа с ассистентом
Работа с ассистентом заключается в том, чтобы найти человека и передать ему все задачи, которыми вы не хотите заниматься, освобождая для себя время на более важные дела. В начале вы делегируете простые задачи, постепенно усложняя их, и в процессе работы обучая ассистента.
В результате вы получаете сотрудника, который способен не только выполнять задачи вместо вас, но и делать это более качественно.
⚡️ Прямые обязанности ассистента
При работе с ассистентами возможно два направления: личные и бизнес-задачи. Но изначально нет необходимости разделять их, поскольку один человек может эффективно выполнять как личные, так и бизнес-задачи.
Обязанности ассистента зависят исключительно от вашего решения делегировать задачи. Рассмотрим наиболее распространенные задачи, чтобы вы могли использовать их в качестве примера.
Личные задачи ассистента включают:
✅Ведение личного календаря и напоминание о событиях: добавление мероприятий, бронирование авиабилетов, организация встреч и т.д.
✅Покупка билетов на мероприятия, авиа и ж/д перелеты и др.
✅Оформление и контроль покупок товаров онлайн и офлайн, включая взаимодействие с курьерами.
✅Поиск информации по запросу: подготовка сводки по банкам, размещение информации о картах, сбор сведений о визах и др.
✅Поиск подрядчиков: юристов, технических специалистов, мастеров по ремонту и др.
✅Запись на услуги, например, в салоны, клиники, консультации, тренировки и т.д.
✅Заполнение необходимых документов, таких как анкеты на визы и при перелетах.
✅Офлайн-задачи, например, отправка писем (почта), посылок (службы доставки), организация клининга и т.д.
Бизнес-задачи ассистента включают:
✅Организацию мероприятий: поиск локаций, бронирование, связь с участниками и т.д.
✅Коммуникацию с подрядчиками: формирование технических заданий, подготовка дизайна по проекту, контроль подготовки оферт по обучению и др.
✅Работу с платформой GetCourse: добавление студентов, наполнение контента и пр.
✅Создание гугл-анкет, таких как анкеты предзаписи и анализ аудитории.
✅Работа с сервисами Google (таблицы, документы, формы, календарь)
✅Сбор экспертной базы и анализ в гугл-таблицах.
✅Контроль за блогерами/экспертами при запусках и взаимодействие с ними, подготовка аналитики запусков.
✅Подготовку обучающих программ в Notion совместно с экспертами.
✅Ответы в директе Инстаграма.
Задачи останутся на вашем усмотрении и будут зависеть от ваших потребностей.
🕵️Поиск ассистента
Требования к ассистенту:
При оценке кандидатов, в первую очередь обращаем внимание на личные качества, такие как:
- Исполнительность и готовность приложить максимальные усилия для достижения идеала в выполнении задач.
- Внимательность к деталям
- Пунктуальность и соблюдение дедлайнов, начиная с заполнения анкеты отбора и выполнения тестового задания.
- Ответственность
- Умение мыслить на несколько шагов вперед.
- Многозадачность и способность эффективно управлять несколькими задачами одновременно.
🙌Быстрая обучаемость: ассистент должен быстро усваивать новую информацию и оперативно применять ее на практике.
🙌Профессиональный опыт: Личные качества имеют для позиции ассистента большее значение, чем опыт работы, поскольку личностные характеристики сложнее развить. Опыт, конечно, может быть полезным, ускоряя процесс адаптации к новой должности, но его отсутствие не является критичным, при условии наличия желания кандидата учиться.
- Умение пользоваться Google-сервисами: формы, таблицы, документы.
- Грамотная письменная и устная речь.
- Знание основ дизайна, опыт в SMM будут плюсом.
- Владение мессенджерами Telegram, WhatsApp, включая умение создавать каналы, закреплять сообщения, изменять настройки и т.д.
- Навыки монтажа видео
- Оформление сторис
Дополнительные требования могут варьироваться в зависимости от конкретных задач, которые будут делегироваться ассистенту.
Воронка найма ассистента включает 5 шагов:
➡️Шаг 1. Размещение анкеты отбора кандидата.
Анкету отбора удобно сделать через Google-форму. Что должно быть включено в анкету? Какие вопросы следует включить?
Важно не перегружать анкету лишними вопросами. При составлении анкеты необходимо внимательно обдумать, с какой целью задается каждый вопрос и какая информация будет получена в результате.
Пример анкеты отбора: https://forms.gle/8bzpPzaTUU644eHc8
- описание вакансии с условиями работы
- информация о вас как о работодателе (хотя бы минимальная)
- срок заполнения анкеты (СТАВЬТЕ ДЕДЛАЙН)
- как и когда вы свяжитесь с теми, кто прошел отбор
- вопрос “Ваши ФИО/Как вас зовут”?
- вопрос по контактным данным человека (ник телеграма/телефон/инстаграм и пр.)
- вопрос про возраст
- вопрос про город (очень важно, чтобы определить часовой пояс и в целом понимать, где территориально находится человек)
- Твоя сфера деятельности: работа/учеба, сколько времени уходит на это, какой у тебя график?
- Назови 3-5 твоих положительных, отличительных качеств и раскрой в чем именно они проявляются
- Какие твои основные цели на ближайший год?
- Есть ли у тебя опыт работы в онлайне? Если да, то какой?
- Почему ты хочешь занять эту должность?
- Сколько часов в день ты готов(а) уделять работе?
- Укажи свой средний заработок за последний год и деятельность, за счет которой он складывался
- Какие у тебя ожидания по ЗП на позиции ассистента в команде?
- Почему именно тебя я должен выбрать на эту должность?
➡️Шаг 2. Первичный отбор кандидатов.
На первичном отборе исключаем неподходящих кандидатов и выделяем тех, кто нам понравился.
Для удобства можете составить таблицу по критериям отбора: почему точно не подходит/что нравится/что не нравится/что смущает и т.д.
Хорошо заполненную анкету видно сразу, понятно, что человек стремиться к росту и развитию.
☝️Кого исключить на этапе первичного отбора?
❌Кандидатов, предпочитающих краткие ответы и быстрое заполнение анкеты.
❌Лиц, которые выражают большие требования к условиям работы, например, определенный график часов
❌Тех, кто изначально выдвигает завышенные ожидания по зарплате и акцентирует внимание только на заработке.
❌Тех, кто отвечает неверно или невнимательна в своих ответах.
❌Людей, у которых отсутствует структура в ответах, ответы представлены сплошным текстом.
❌Также нужно обращать внимание на грамотность кандидатов.
❌Тех, кто отправил анкету после завершения приема анкет, даже на минуту. Это может свидетельствовать о склонности человека откладывать всё на последний момент, что негативно отразиться на работе.
➡️Шаг 3. Вторичный отбор через созвон и тестовое задание
☎️Созваниваемся с выбранными кандидатами
После предварительного отбора потенциальных кандидатов на роль ассистента, обязательно проведите созвон с каждым из них. Личное общение на этом этапе поможет вам понять, подходит ли кандидат для сотрудничества и комфортно ли с ним будет работать. Некоторые пренебрегают этим этапом из-за желания быстро закрыть вакансию, однако, тщательный подбор в начале позволит избежать лишних усилий в дальнейшем.
- Этап 2: Организационные моменты
- Супер, смотри, как построим созвон: сначала я немного расскажу о себе, чем вообще занимаюсь, затем побольше узнаю о тебе и под конец обсудим возможное сотрудничество, хорошо?
- Этап 3: Самопрезентация
- Этап 4: Рассказать почему ищешь ассистента?
- Так как сейчас много клиентов прибавилось и появились новые задачи, мне нужен хороший сотрудник, который будет мне помогать и расти вместе со мной
- Этап 5: Перевод на его самопрезентацию
- Этап 6: Задаем встречные вопросы, детально вникаем в разговор + все конспектируем
- Этап 7: Описать перспективы при работе с нами
- Этап 8: Из каких задач будет состоять работа
- Твои задачи будут из разряда – разослать рассылку, найти примеры гайдов у конкурентов, заполнить отчеты клиентов в таблицу, оформить сторис, смонтировать видео и тд
- Занимать будет час, макисмум от 1 до 4 часов в день.
- Как все это делать - я объясню и научу)
- Этап 9: По условиям работы
- Сначала я даю тестовое задание. Если ты справляешься далее тестовая неделя оплачиваемая
- Дальше оклад ____ в месяц. Оплата 2 раза в месяц
- Этап 10: Ответы на вопросы
- Этап 11: Финал
На что обратить внимание во время созвона:
- совпадает ли информация из анкеты с тем, что человек говорит на собеседовании
- как человек отвечает на вопрос о том, почему он решил заполнить анкету, почему его привлекла эта должность (если явно видно, что человек лидер и он не готов даже временно вставать в позицию ниже, лучше такого кандидата убирать)
- насколько вам легко в общении с человеком, совпадают ли ваши ценности (не забывайте, что общаться с ассистентом предстоит очень много и вам будет некомфортно, если будет затруднена коммуникация)
- Как человек относится к созвону (серьезно/несерьезно)
Поможет сузить число кандидатов и оценить их работу на практике. Рекомендуется составить список реальных задач, которые можно делегировать ассистенту, и использовать его для создания тестового задания.
✅Составить сводную таблицу по предоставленным данным
➡️Шаг 4. Собеседование и испытательный срок (тестовая неделя)
После отбора кандидатов на основе тестовых заданий, следующим этапом будет проведение собеседований и установление испытательного срока.
Договоритесь с кандидатами о проведении собеседования через видеоконференцию (например, в Zoom) и предварительно изучите их данные и выполненные тестовые задания, чтобы задавать конкретные вопросы.
Во время собеседования задавайте уточняющие вопросы, а также повторите некоторые вопросы для оценки реакции кандидатов. После собеседования выберите 1-2 наилучших кандидатов, сделайте им предложение о работе и установите испытательный срок.
Испытательный срок может составлять 3-7 дней для оценки работы кандидатов и определения, насколько хорошо вы сработаетесь.
За эти 3-7 дней можно оплатить 2-3 т.р. и отправлять задачи и смотреть как справляется человек.
Кто-то советует не оплачивать испытательный срок. Я считаю что это не очень, мне кажется что норм кандидаты подумают что это развод. Тем более вы же уже дали человеку тестовое задание без оплаты. Поэтому лучше оплатить и грузить задачами)
За время тестовой недели вы поймете как человек справляется с задачами и если все ок, переходите к следующему этапу
➡️Шаг 5. Найм
По завершении испытательного срока вы созваниваетесь с кандидатом, сообщая, что он успешно прошел все этапы отбора и готов приступить к совместной работе.
На данном этапе важно уточнить детали, связанные с оформлением документов, структурой рабочего графика, обозначить планерки (выбрать дни по каким будут созвоны), узнать еще раз, что умеет делать человек, а чему предстоит обучиться и другими вопросами, которые могут возникнуть у нового сотрудника. Затем начинается процесс совместной работы.
Вот так выглядит воронка найма
Где искать ассистента?
Делайте Stories о команде и вашей работе. Разместите анкету кандидата в профиле.
Найдите группы поиска удаленной работы, чаты студентов, разместите там объявление, а также на своей странице.
Публикуйте анкету с описанием в телеграм-каналах обучений, фриланс-чатах - везде, где может сидеть ваша ЦА, которой было бы интересно ваше объявление.
Поспрашивайте друзей, знакомых.
Условия работы с ассистентом
Вам следует определить четкие дни и часы, когда вы ожидаете, чтобы ваш ассистент оставался на связи. Также, стоит обсудить с ним дни выходных, чтобы быть уверенным, что срочные задачи будут выполнены вовремя.
Необходимо заранее договориться о формате работы. Будут ли задачи офлайн или только онлайн, как вы будете коммуницировать, какие примерно задачи будут.
Начальную оплату можете поставить 7 000- 20 000 рублей. Дальнейшее повышение будет зависеть от вовлечения ассистента и его результатов.
Оплачивать можно в первый день каждого месяца, либо разбить на начало и середину месяца.
🎉Дальнейшая работа с ассистентом
Процесс работы
После того, как вы взяли ассистента на работу, вам нужно полностью делегировать все задачи, которые не требуют вашего полного включения.
(будет хорошо если вы освободите 7-10-20 часов в неделю)
Как строить работу?
В начале недели рекомендуется проводить встречу с ассистентом для обсуждения текущих задач и установки сроков их выполнения. Затем, в течение недели можно отслеживать прогресс и добавлять новые задачи в процессе общения.
- Как понять, что что-то идет не так?
- Если ассистент медлит с выполнением простых задач, необходимо выяснить причину его затягивания и скорректировать работу.
- Если вам приходится переделывать работу ассистента, вместо того чтобы помогать, это свидетельствует о проблеме. В такой ситуации важно связаться с ассистентом, внести коррективы и предупредить о том, как необходимо выполнять задания.
- Если после нескольких замечаний ассистент не исправляет свои ошибки, возможно, стоит прекратить с ним сотрудничество, чтобы не тратить время напрасно.
- Если ассистент игнорирует ваши указания, важно выяснить причину этого поведения и объяснить, почему это недопустимо.
- Как облегчить процесс работы?
- Предоставьте всю необходимую информацию ассистенту заранее, чтобы он не тратил время на запросы и уточнения (например, паспортные данные, адрес, контакты и прочее).
- При необходимости, выпустите совместную карту с вашим счетом для удобства оплаты расходов ассистентом, предварительно убедившись в уровне взаимного доверия.
- Установите регламент работы и предоставьте ассистенту доступ к обучающим материалам, чтобы он мог освежить знания и получить новую информацию по необходимости.
- Дайте доступ к своему календарю, чтобы ассистенту мог работать с вашим расписанием и задачами
- Предоставьте доступ к вашей базе контактов (например, парикмахерские, услуги уборки, места заказа еды и прочее), которыми вы пользуетесь, чтобы ассистент мог быстро и эффективно осуществлять нужные контакты.
Рост и удержание ассистента
Как только вы осознаете, что нашли общий язык с ассистентом, стоит задуматься о том, какие возможности для развития вы можете предложить ему. Важно поддерживать человека в своей команде, предлагая новые задачи и соответственно повышенную оплату.
За счет чего удерживать ассистента в команде?
✅Вовлечение в дополнительные проекты.
Постепенно вы можете предложить ассистенту принять участие в дополнительных проектах за дополнительное вознаграждение по каждому проекту. Куда можно его еще вовлечь?
Ответы на письма, сообщения в Директ, ведение статистики и т.д. Важно понимать, что в начале ассистент может столкнуться с трудностями, и это нормально. Ваша задача состоит в том, чтобы корректировать его действия и предоставлять достаточную "свободу" для самостоятельного решения задач и взятия на себя полной ответственности за результат.
✅Приглашения на мероприятия/встречи
Удерживайте ассистента в команде, приглашая его на мероприятия или офлайн-встречи, таким образом укрепляя его связь с вами, что станет приятным бонусом от работы в вашей команде.
☝️Вы также можете делегировать более сложные задачи по мере того, как сотрудник становится более опытным и погружается в ваш метод работы. Когда человек поработал с вами достаточное количество времени, он усваивает ваш опыт и видение, и тогда вы можете поручать ему задачи, которыми ранее занимались сами, например, составление программ обучения, проведение планерок с опытными специалистами, участие в разработке продуктов и т. д.
➡️Один из способов продвижения ассистента в вашей команде - это пересмотр его должности, предлагая ему новую роль с соответствующим изменением обязанностей. Если вы убедились, что ассистент уже вырос из текущей должности после многолетнего успешного труда в команде, у вас есть два варианта: либо разойтись с этим сотрудником, либо предложить ему новую позицию в команде. Например, ассистент может преобразоваться в руководителя проекта. При этом вы можете найти нового сотрудника на вакансию ассистента.