Департамент управления делами

Департамент управления делами - один из самых больших наших департаментов. В зоне ответственности ДУД - обеспечение деятельности всей Счетной палаты и сотрудников: закупка оборудования, организация рабочих мест, обеспечение работы Коллегии, делопроизводство. Именно ДУД в начале пандемии своевременно принял в офисе меры для защиты сотрудников - были массово установлены санитайзеры, оперативно закуплены бесконтактные термометры и сделано еще многое, на что мы тогда не обращали особого внимания (например, во всем здании были открыты коридорные двери, чтобы нам не нужно было лишний раз к ним прикасаться).

Но сегодня мы расскажем о сотрудниках тех отделов, которые в условиях особого режима обеспечивают работу Коллегии, делопроизводство и электронный документооборот Счетной палаты.

Отдел делопроизводства и Центрального архива Счетной палаты РФ

Сотрудники отдела занимаются обеспечением документационной деятельности Счетной палаты и совмещают работу из дома с дежурствами в офисе. Команда отдела состоит из 10 сотрудников - Наталья Кольянова, Татьяна Матюнина, Елена Чекоданова, Сергей Кузнецов, Мария Чернышова, Наталия Белая, Екатерина Паршина, Елена Сурина, Игнат Стрельник, Наталья Кузьмина, Владимир Могильников и Елена Кривенкова.

Коллеги приезжают на свои рабочие места для регистрации, сканирования и размножения документов с пометкой «Для служебного пользования» (а таких очень много) и документов с постоянным сроком хранения, которые должны быть на бумажных носителях. Важная задача дежурных – помогать коллегам из других подразделений с решением возникающих вопросов.

Команде удалось оперативно перестроиться на дистанционный режим работы, и теперь бóльшая часть входящей и исходящей корреспонденции регистрируется удаленно.

В период карантина сотрудники отдела делопроизводства и Центрального архива Счетной палаты РФ:

• зарегистрировали более 3400 входящих документов, 2361 из них поступили по каналам Межведомственного электронного документооборота (МЭДО)
• отправили из Счетной палаты более 1300 документов, 518 из них по МЭДО
• завели более 80 архивных дел в подсистеме «Архивное дело»
  

«До сих пор возникают некоторые сложности при удаленной работе в системе САДЭД. Из-за нагрузки на канал удаленного подключения система немного висит и документы иногда долго загружаются, но это временные трудности», - рассказывают сотрудники отдела.

Отдел контроля и электронного документооборота

Сотрудники Отдела контроля и электронного документооборота в условиях удаленной работы обеспечивают соблюдение установленных и внедрение новых технологий электронного документооборота, разрабатывают новые и дополняют имеющиеся инструкции по работе в СЭД «Дело», работают с контрольными документами и документами ДСП, проводят аналитическую работу, готовят справки по контролю исполнения документов, создают учётные записи в СЭД «Дело» новым сотрудникам и непрерывно консультируют нас с вами.

Специфика работы отдела не позволяет полностью перейти на удаленку - доступ к специализированному серверу недоступен за пределами Счетной палаты. Поэтому коллеги приезжают в офис на дежурство. Также дежурные помогают нам регулировать документооборот по МЭДО, когда требуется ускорить отправку документа или скорректировать неверные параметры.

Евгений Марков занимается сопровождением систем делопроизводства.

- Несмотря на то, что мы не первый год работаем с электронным документооборотом, у большинства пользователей все равно возникают вопросы, требующие дополнительных консультаций. Наш отдел оказывает помощь всем сотрудникам в решении возникающих проблем.

Отдел обеспечения работы Коллегии

В условиях карантина отдел обеспечения работы Коллегии почти полностью перешёл на удалённую работу. Сотрудники отдела продолжают осуществлять сбор и проверку материалов на соответствие Регламенту и стандартам Счетной палаты, формируют проект повестки и готовят документы для доклада Председателю.

За время особого режима, который длится с конца марта, проведено 6 заседаний Коллегии, из них 3 заочно. Формат заседаний изменился и теперь в зале Коллегии присутствуют только Председатель, заместитель Председателя и руководитель аппарата Счетной палаты. Остальные же участники (члены Коллегии, сотрудники аппарата, руководители проверенных организаций) принимают участие в заседании по видеоконференцсвязи. Все документы к заседаниям согласовываются и представляются в электронном виде с использованием ЭП (кроме документов ДСП).

Ведущий консультант отдела Коллегии Марина Аравина, по словам коллег, самый скромный участник команды. При этом Марина участвует во всех процессах отдела и формирует план работы Коллегии, который сейчас приходится создавать заново. Это очень кропотливый труд!

Сотрудники Отдела обеспечения Коллегии отмечают значительный рост популярности подсистемы «Электронная Коллегия»! Поэтому своевременное наполнение подсистемы актуальной информацией особенно важно.

Пусть до сих пор бывают небольшие проблемы с подключением к «удаленке», сегодня мы можем сказать, что функции отдела Коллегии выполняются в полном объеме!

Спасибо за вашу работу, коллеги!

До встречи в офисе!