«Как писать так, чтобы вам доверяли» – автор Кеннет Роуман.

by @axelsble
«Как писать так, чтобы вам доверяли» – автор Кеннет Роуман.

«Как писать так, чтобы вам доверяли» – автор Кеннет Роуман.

И как же писать так, чтобы вам доверяли? Тексты выступлений, резюме и письма клиентам – учимся писать так, чтобы у читателя дух захватывало. В учении нашим наставником будет Кеннет Роуман и его замечательная книга.

Момент 1. Общие правила написания успешных текстов.

Не так уже и много людей могут похвастаться умением ясно излагать свои мысли на бумаге. Дети не любит писать сочинения, взрослые не любят писать доклады, отчеты и письма. Особенно плохо то, что взрослые не знают точно, ради чего собственно и садятся за написание текста.

Хороший текст тот, в котором мало «воды». Чем проще текст, тем быстрее читатель поймет его смысл. Читатель знакомится с Вами, оценивает Ваши идеи как раз через текст. Это необходимо понять, прежде чем усвоить ряд важных принципов хорошего текста. Принципы хорошего текста:

1.    Короткие слова. Короткие предложения. Короткие абзацы.

2.    Замена «сложных» слов простыми синонимами.

3.    Отказ от ложной информации, преувеличения. Преуменьшение в отличие от преувеличения выглядит более выигрышно.

4.    Никакой двусмысленности – используйте только простые предложения, смысл которых доступен читателю. Никакой заумной информации.

5.    Да, читатель может знать меньше, чем Вы. Учитывайте этот факт.

6.    Избавьте свой текст от т.н. канцеляризмов. Это речевые обороты юристов, госслужащих и так далее. Вроде «просим сообщить по факту..»

7.    Пунктуация. Запятые и точки должны стоять на своих местах. Казнить нельзя, помиловать. Помилуйте своего читателя и расставьте все запятые по местам.

8.    Избавляясь от лишнего, придерживайтесь литературных норм, никаких вульгарных или просторечных выражений.

9.    Можно убрать сложно воспринимаемые слова, заменить их на более простые и понятные. Например, вместо «приступить к организации собеседования» поставить «организовать собеседование».

10.  Упростить можно и специализированные тексты, например, если сделать слог проще.

Момент 2. План или отчет требуют четкой структуры и опоры на факты.

Составить внятный план довольно легко, особенно если писать его по определенным правилам:

1.    Давайте только четкие рекомендации, разложите все по пунктикам.

2.    Обоснуйте все свои выводы.

3.    Побуждайте аудиторию к конкретным шагам. Не оставляйте у нее сомнений.

Отчет может быть хорошим, главное – интересным. Элементы полезного отчета:

Первый –цель. Какие сведения Вы хотите донести через отчет?

Второй – четкая структура. Оттолкнитесь от цели, представьте краткое описание, сделайте краткий обзор результатов, вынесите свое заключение и предложения относительно дальнейших действий.

Третий – проверенная информация. Если будете опираться на слухи и домыслы, то будете рисковать всем отчетом и свой репутацией.

И последний элемент – факты. Факт не равно мнение. Факт отражает независимые от наблюдателя данные.

Для бизнес-плана самое главное показать, как и на чем Вы собираетесь заработать деньги. Остальное второстепенно.

Момент 3. Отсеиваем неэффективные рекламные тексты.

Да, продающие тексты необходимо постоянно проверять на эффективность. Для начала попробуйте ответить для себя честно: «Какие бы Вы письма открыли, а на какие бы даже не взглянули?» Мнение потенциальных получателей Ваших писем вряд ли будет сильно отличаться от Вашего мнения. Оценивая свои затраты, Вы должны понимать что и на что тратится. О продукте нужно заявлять сразу, в лицо. Иначе Ваше письмо быстро отправится в корзину. Помните ряд важных советов:

1.    Покупатель должен в любом случае открыть письмо. Привлекайте внимание обещанием подарков и тому подобным.

2.    Составьте четкий портрет Вашей аудитории. Чем яснее Вы себе его представите, тем будет проще писать текст.

3.    Длинный текст не обязательно оттолкнет читателя. Важно, чтобы он начинался интересно. Например, почему стоило открыть Ваше письмо.

4.    Позаботьтесь о визуальном оформлении. Красивый конверт, абзацы и разные цвета слов.

5.    В постскриптуме еще раз пробегитесь по основным деталям письма.

6.    Не забывайте о благодарности. Она творит чудеса. Особенно, если Вы просите деньги на гуманные цели.

7.    Можете использовать фрагменты из личной жизни для подкрепления доверия читателя.

Момент 4. Составляем грамотное резюме.

Резюме далеко не всегда отражает истинные профессиональные качества человека, но оно, как правило, первое, с чем сталкивается работодатель. Как Вы думаете, стоит ли попытаться написать его грамотно, логично и интересно?

1.    Чем проще, тем лучше. Резюме должно быть логичным, стиль обязан быть простым. Резюме длиннее одной страницы мало кому интересны.

2.    Долой малозначимую информацию, мелкие успехи. Важны только основные вехи Вашей биографии.

3.    Никаких чужих заслуг, только правда, даже если она «голая» и не слишком интересная. Люди чувствуют, если от них что-то скрывают.

4.    Не лишним будет упомянуть Ваши заслуги в научной сфере – степень, книги или публикации.

5.    Знание иностранных языков всегда жирный плюс для Вашей кандидатуры.

6.    Никаких ошибок – орфографических, грамматических, пунктуационных или других. Проверяйте со словарем, если нужно.

7.    Сразу укажите, на какую должность и оклад претендуете. Обращайтесь к Вашему собеседнику по имени и фамилии.

8.    Озвучьте ту или иную фразу из резюме: «Сказали ли бы такое вслух на собеседовании?» Если не сказали бы, то и в резюме этой фразе не место.

Момент 5. Электронные письма.

Электронная почта очень удобна, да хотя бы тем, что отправить письмо можно в любое время суток. Минус состоит в том, что все ее пользователи это понимают. Ваша «электронка» наверняка сейчас разрывается от спама или непрочитанных писем. Если письма не удалять, то мусор копится. Для руководителей проблема переполненной почты особенно актуальна.  Нам надо знать как выделить свое письмо среди сотен однотипных.

Первое – цепляющий внимание заголовок. Письмо без темы вероятнее всего даже не откроют. Следуя ходу переписки, вместе с обсуждаемыми вопросами меняйте и темы.

Второе – размеры текста. Максимально коротко, только главное.

Третье – доброжелательность. Неважно, общаетесь ли Вы по работе или в личных целях, Вам необходимо всегда передавать положительные эмоции.

Четвертое – помнить о сетевом этикете. Не пользоваться электронной почтой, если быстрее переговорить лично или по телефону; не отправлять «зараженные» файлы; о прикрепленном к письму файле сообщать в самом начале; как можно реже использовать кнопку «ответить всем».

Пятое – помнить о том, что электронную почту можно взломать, а удаленную информацию можно легко восстановить.

Момент 6. Полезные записки.

Записки – это короткие послания на стикерах или листках бумаги. Их пишут обыкновенно тогда, когда время ограничено или нет весомой причины его тратить на написание обыкновенного письма. Можно и краткие записки написать более или менее удачно. Давайте разберемся.

1.    Каждая записка должна иметь название.

2.    Указывайте адресата.

3.    Для записок неприемлемо много писанины. Указывайте только суть дела. Приложите план.

4.    Четко обозначьте свои намерения.

5.    Шутки на стикерах смешны далеко не для всех людей. Помните об этом.

6.    Записки от руки более неофициальны.

Момент 7. Залог Вашей карьеры - пишем эффективные деловые письма.

Для того, чтобы писать грамотные и результативные деловые письма, воспользуйтесь 10 советами из книги:

1.    Тему письма указывать обязательно. Далее сразу переходите к сути письма.

2.    В первых предложениях обозначьте предмет письма, то есть по поводу чего конкретно Вы пишите.

3.    Заканчивайте текст уважительно к человеку, без назойливых напоминаний «перезвоните, если что».

4.    Точно указывайте имена, названия и адреса. Ошибки недопустимы. Обращения вроде «господин» или «уважаемый» уместны.

5.    Фамильярный тон в рабочем письме неприемлем. Имя, фамилия и «уважаемый» - вот, что необходимо указывать.

6.    Конкретика, только конкретика. «Предоставьте ответ до 11 апреля» вместо «Сообщите о своем решении как только сможете».

7.    В деловых письмах нет индивидуальности. Никаких личных обращений, оригинальных словечек. Всегда строго нейтральные «с уважением», «искренне Ваш» и тому подобное.

8.    Желательная структура делового письма такова – запрос, причины, благодарность за сотрудничество.

9.    Отказ в письме необходим максимально тактичный, уважительный, сочувственный. На вероятные возражения имейте уже подготовленные заранее заготовки. Отказ должен звучать так, как если бы Вы его сказали человеку лично, в живом разговоре.

10.  Напомнить о долге тоже можно разными способами. Способ «плохой»: Вы оскорбляете человека или угрожаете ему. Способ «единственно приемлемый»: Вы напоминаете срок истечения долга. Если намерены обратиться в суд, то так об этом и напишите.

Момент 8. Публичные речи и презентации.

Тот, кто выступает перед публикой, должен уметь удерживать внимание публики. Помните, что тратите драгоценное время Вашей аудитории.

Наилучшие доклады всегда сопровождаются презентацией. Советы о примерной структуре презентации:

1.    Цель презентации всегда должна быть конкретно сформулирована. Кратко сформулируйте и тему презентации, далее каждый слайд должен ее затрагивать.

2.    Соблюдайте регламент. Будет здорово, если Вы свой доклад закончите немного раньше намеченного, хотя бы на пару минут.

3.    Если сделать красивый раздаточный материал, то это повысит интерес публики к речи.

4.    В презентацию можно включить небольшие элементы шоу – спецэффекты, короткие видеоролики. Главное не переборщить.

5.    В конце выступления еще раз пробегитесь по основным моментам. Постарайтесь ответить на вопросы. Вовлекайте публику в обсуждение.

Речь без презентации тоже может быть интересной. Для этого воспользуйтесь несколькими советами:

1.    Говорите с любовью о предмете речи.

2.    На затягивайте, переходите сразу к делу. Можете шутить, если умеете это делать. Если не умеете, то лучше приведите яркий пример.

3.    Текст речи должен быть записан так, как будто Вы должны будете его произносить.

4.    Речь не должна быть длинной. Важно отразить все, желательно - покороче.

5.    Не забудьте в конце речи поблагодарить свою аудиторию.

Отрепетируйте речь заранее, запишите себя на видео или диктофон. Кажется, есть над чем поработать. Практика приближает нас к желаемому идеалу.

Последний момент. Учимся правильно редактировать.

Даже самый удачный текст нуждается в редактировании. Почти всегда можно сократить, уточнить, изменить последовательность или что-то добавить. Всегда держите этот факт в уме, когда редактируете свой очередной текст. Если Вы уже отредактировали текст, то дайте себе немного отдохнуть. Редактировать нужно тогда, когда Вы уже отошли от текста, перестали жить им. Покажите текст знакомым. Мнение окружающих важно в данном деле. Короткие абзацы, наглядные графики, громкие заголовки и точные подзаголовки сделают Ваш текст намного привлекательнее.

P.S. Практика поможет Вам сильнее всего, сильнее любых советов. Пишите в любую свободную минуту.  Прогресс будет ощутимым. Собственный стиль и внимание читателей будут Вашей заслуженной наградой.

March 19, 2019
by @axelsble