Регламент работы руководителя в посуточных квартирах #K8rent.

Термины

Посуточная аренда квартир #K8rent это фирма по оказанию услуг в гостевой сфере. Мы оказываем наши услуги с 2016 года. Открыто ИП. Наша цель – предоставлять достойное жилье ежегодно для тысячи гостей со всего мира. Основатель и руководитель проекта Беседин Вадим Сергеевич.

Персонал это команда людей, которая сотрудничает с #K8rent, оказывая разного рода услуги.
Категории: горничные, менеджеры, руководитель, основатель (хозяин) фирмы. Помимо основного состава персонала, есть технические специалисты, продавцы отвечающие за передачу ключей.
Менеджер является связующим звеном между руководителем и горничными.

WhatsAppBusiness (далее по тексту «WA») есть два рабочих чата: Командный чат K8rent для рабочего общения и Счетчики K8rent для фото счетчиков водомеров, квитанций по оплате.

Объекты размещения это все наши квартиры, студии, в которых проводим уборки. Есть двухкомнатные квартиры (21, 14), однокомнатные квартиры с 4-мя спальными местами и с 3-я спальными местами (32), студии (29,146), комнаты-студии (44/1,44/2,44/3).

RealtyCalendar (реалти календарь) мобильное приложение для создания брони, после приема заявки. Есть отдельные видео по созданию брони и её редактированию.

База K8rent это Excel таблица в которой ведется по вкладкам учет текущих дел фирмы.

Гости это все люди, которые уже были у нас, либо которые совершили звонок, сделали бронь, чтобы остановиться на часы, сутки, неделю и более в наших объектах размещения впервые.

Базовая оплата это фиксированная оплата персоналу за "единицу" оказанной услуги.
Бонусы это поощрения за достижение поставленных показателей в определенной деятельности. В данном случае, берем показатели такие как: % заселяемости, стоимость брони, рейтинг на Букинге.

Отзыв является положительным при получении от 7 до 10 баллов по системе Booking.
Отзыв является отрицательным при получении от 6 до 1 балла по системе Booking.

График труда

График труда ежедневный. По договорённости с владельцем фирмы, руководитель может взять неоплачиваемый отпуск.
Из основного, что делает руководитель: Реклама, Закупка, контроль уборок, обучение менеджера, решение форс-мажоров.

Выдан телефон Redmi 9C оранжевый корпус с рабочим номером телефона:
+7 (938) 47-585-47. (МТС)
. Используем для работы на телефоне: WhatsApp, RealtyCalendar, Excel.

Пул объектов для заселения

Кладовка находится на минус первом этаже, по адресу: Айвазовского 116, корпус 2, 2 подъезд.

  1. Ставропольской 254, 3 подъезд, 4 этаж, кв. 43 (4)
  2. Айвазовского 116, корпус 2, 2 подъезд, 12 этаж кв. 188 (12)
  3. Айвазовского 116, корпус 2, 2 подъезд, 15 этаж кв.209 (15)
  4. Айвазовского 116, корпус 1, 1 подъезд, 5 этаж, кв. 29 (5)
  5. Айвазовского 116, корпус 2, 1 подъезд, 6 этаж, кв. 32 (6)
  6. Айвазовского 116, корпус 2, 1 подъезд, 2 этаж, кв.8 (8)
  7. Айвазовского 116, корпус 1, 2 подъезд, 1 этаж, кв. 127(10)
  8. Ставропольская 163/1, этаж15, кв. 127 (брелок номер 11)
  9. Стасова 145а, подъезд 4, этаж 1, кв. 64 (7)
  10. Ставропольская 171, подъезд 2, этаж 1, кв. 21 (13)
  11. 1-й Артельный, подъезд 1, этаж 4, кв. 14 (14)
  12. Айвазовского 116, корпус 1, 2 подъезд, 3 этаж, кв. 146 (16)
  13. Бургасская 17, 3 подъезд, 1 этаж, кв. 44: комната 1 (желтая)
  14. Бургасская 17, 3 подъезд, 1 этаж, кв. 44: комната 2 (красная)
  15. Бургасская 17, 3 подъезд, 1 этаж, кв. 44: комната 3 (зеленая)

Кабардино-Балкария (объект не входит в число уборок для горничных из Краснодара)

  1. Кабардино-Балкария, г. Тырныауз, ул. Баксанская 17, 4 подъезд, 1 этаж, кв. 47 (17)

Коммуникация

Быть на связи
Отвечает перед владельцем по всем вопросам.
Отвечать в переписке WA на вопросы менеджера и горничных. В случае когда менеджер не может принять бронь, принять её самому.
Контролировать качество звонков путем прослушивания через сервис Звонки на Авито Pro.
Поддерживать баланс рабочих денег у менеджера в районе 1500 рублей (по состоянию на 25.09.2021)

Проводить Планерки по понедельникам в 10:00 с персоналом в формате ZOOM. Все встречи записывать. Раз в месяц владелец фирмы выходит на связь со всеми.

Реклама
Вести рекламу объектов в Авито, Букинге, АирБнб, Юле, Посуточно.ру и других ресурсах, входящих в топ-10 по посуточной аренде.

Вести аккаунты, редактировать объявление, подымать рекламу.

Переадресация звонков от менеджера. Когда будет несколько менеджеров, соединить их между собой.

В реалти календаре при необходимости ставить специальные цены, для привлечения большего количества броней.

Закупка
Производить большую закупку химии и необходимых принадлежностей два раза в месяц на восточном рынке, Ашане, Леруа Мерлен, Гарант (Сурен).

Контроль уборок
Приходить на квартиры после уборок и в уже убранные квартиры. Смотреть как убрана квартира по регламенту. Вносить коррективы и предложения. Следить, чтобы было чисто и убрано.

Обучение менеджера
Еженедельно созваниваться с менеджером в качестве практики. Тренировка и отработка скрипта.

Решение иных вопросов
Все вопросы связанные с необходимым вмешательством руководителя. Обычно это три зоны волнения: вопросы с гостями, поломки на объекте, вопросы от соседей.


Регламент для Бухгалтера


Задача Бухгалтера
Оплата налогов ИП; оплата ЖКХ; оплата рекламы Авито и Букинга; контроль прихода денег в RC и распределение запасов, чтобы хватало на все платежи; выплата з/п два раза в месяц.

Оплата налогов ИП
Через личный кабинет ИП в Тинькофф Инвестициях

Оплата ЖКХ
1. До 10 числа присылаем фото счетчиков за свет и за воду по кв. 43 Эдуарду Ивановичу главному по дому. Подаем показания в НЭСК за свет с 20 числа.
Оплачиваем ЖКХ по кв. 64, 29, 32, 146.
2. До 20 числа, включительно, по квартире №44 подаем фото счетчиков воды и света Валерии Юрьевны главной по дому.
3. Цифрами (фото счетчиков) показания по воде по кв. 29, 32, 146 отправляем хозяйке Оксане.
Аббревиатура: "Хол." холодная вода; "Гор." горячая вода; Цифры м³

Пример:
Данные на 21.08.2021
Кв. 29 Кв. 32 Кв. 146
Коридор: хол. 13, гор. 28 Хол. 54 Коридор: хол. 2, гор. 4
Ванна: хол. 191, гор. 55 Гор. 21 Ванна: хол. 53, гор. 21.

4. Фото показаний счетчиков за свет кв. 21 (отправляем Ольге Князевой) и 14 (Станиславу брату Роберта).
5. С 23-24 числа фото счетчиков за свет и за воду по кв. 64 отправляем главной по дому Елене Юрьевне.

Оплачивать ЖКХ с 18-21 число каждого месяца.

Оплата рекламы
Оплачивать Букинг до 15 числа каждого месяца.
Оплачивать магазин в Авито до 23 числа каждого месяца.

Контроль и распределение денег
Через RC контролировать ежедневный приход денег, распределять их по вкладкам, чтобы вовремя можно было вносить необходимые оплаты и всегда был резерв у бизнеса на 6 месяцев.

Выплата з/п два раза в месяц
Оплата персоналу и выплата дивидендов владельцу бизнеса 10 и 25 числа.


Хозяин занимается масштабированием, новыми проектами.
Оплату аренд и з/п персоналу (аренды и з/п делегировать наемному бухгалтеру).

Это делает хозяин фирмы. Производить своевременно оплату аренд собственникам. Производить оплату з/п персоналу, отчитываться за управление хозяину фирмы раз в месяц.

Расширение. Берем новые объекты в аренду, управление. Делаем ремонт и сдаем.