Керри Глисон - Работай меньше, успевай больше

Основные идеи

Столкнувшись с новой задачей, выполняйте ее немедленно.
Чтобы избежать хаоса, не откладывайте необходимые телефонные звонки.
Держите входящие и исходящие документы, текущие проекты и материалы для чтения в четырех разных папках.
Тщательно организуйте систему хранения файлов в своем компьютере.
Делайте все возможное, чтобы избежать завала бумаг на столе.
Используйте электронный календарь или персональный менеджер информации (PIM) для напоминания о назначенных встречах и предстоящих делах.
Ведите таблицу учета рабочих часов, чтобы выяснить, на что вы тратите слишком много времени в течение дня и как можно исправить ситуацию.
Установите фильтр для спама. Попросите коллег пересылать вам лишь те письма, содержание которых имеет отношение к вашей работе.
Ставьте себе задачи на день на основе предварительно составленного недельного плана работы.
Убедитесь, что на вашем рабочем месте царит порядок и все необходимое всегда находится под рукой.

Краткое содержание

Начните прямо сейчас!

Вот как один менеджер описывает эту ситуацию: “Вы учитесь в университете, получаете образование, находите работу. Вы приступаете к выполнению служебных обязанностей – и тут на вас начинают сыпаться бумаги. Но никто не учил вас тому, что следует делать с бумагами! Какие из них следует сохранить? Где их складывать? И как найти потом нужную?”

Итак, у вас проблема. Впрочем, утешает, что вы не единственный, кто с ней столкнулся. Возможно, как и многие другие, вы складываете свои бумаги в небольшие стопки на столе: срочные дела, напоминания о предстоящих беседах с боссом, документы, которые следует отправить по факсу, и так далее. После того как вы рассортировали документы таким образом, вы, без сомнения, оставляете их на своих местах. И что же дальше? На следующий день вы опять перебираете документы в стопках и понимаете, что время, потраченное на это, почему-то удвоилось, при этом ни одна задача по-прежнему не выполнена. Что ж, значит, пора внедрять Программу персональной эффективности.

“Последствием невыполнения вовремя «второстепенных задач» становится ваша неспособность сфокусироваться на текущей работе из-за голосов, звучащих в вашей голове и напоминающих о незавершенных проектах”.

Программа персональной эффективности начинается с главного правила: столкнувшись с задачей, которую можно выполнить тотчас же, немедленно беритесь за дело. Откладывание на потом сегодня приобрело характер глобальной эпидемии. Объявите ей бескомпромиссную войну: наберите нужный телефонный номер, поговорите с коллегой, ответьте на электронное письмо – сразу же! Если же перед вами стоит задача, на решение которой придется потратить больше времени, занесите ее в свой ежедневник или в электронный календарь – и не забудьте выполнить это задание самому себе в срок.

Главное – правильная организация

Убедитесь, что у вас на рабочем столе порядок и вы можете сразу найти нужную вещь или документ. Лучший способ добиться этого – профессиональная система хранения и организации документов. В ней должно быть, как минимум, четыре лотка для документов:

Входящие. Туда вы складываете документы и письма, которые еще не успели просмотреть. Если у вас есть секретарь, попросите его сортировать входящие бумаги по приоритетам и тематике. Берясь за эти бумаги, помните главное правило: действовать сразу!
Текущие проекты. В этой папке разместите документы, с которыми вы планируете работать в ближайшие пару дней, поскольку они требуют предварительной обработки. Не используйте эту папку как склад дел, выполнение которых вы откладываете на потом.
Исходящие. В этой папке лежат документы, работу над которыми вы закончили и которые готовы к отправке адресату или сдаче в архив. Очищайте эту папку несколько раз в день.
Материалы для чтения. Сюда складывайте статьи, конспекты и прочие материалы, которые вы хотите или обязаны прочитать. Конечно, существует опасность, что эта папка очень быстро окажется заполненной. Поэтому прочитывайте короткие статьи сразу же и, кроме того, отведите определенное время в течение рабочего дня для просмотра сложенных в ней материалов.

“Самое важное правило, которого необходимо придерживаться при выполнении работы, звучит так: незамедлительно приступайте к решению поставленной задачи”.

Держите рабочий стол чистым

С материалами, накопившимися на рабочем столе вашего компьютера, нужно поступать так же, как и с бумагами на вашем рабочем месте. Создайте в компьютере систему папок – точно такую же, как для бумажного документооборота: – таким образом вы всегда сможете найти нужный документ быстро и без проблем. Никогда не распечатывайте электронные письма без особой необходимости.

Создайте папку с напоминалками, которая не даст вам забыть о предстоящей встрече с начальником или клиентом. Для этой цели можно также воспользоваться списком задач в Microsoft Outlook или другой программе. Помимо прочего, с помощью этого списка вы сможете быстро напоминать себе о том, какие задачи еще не выполнены. Пусть задание остается в списке, пока не окажется полностью завершенным. Так вы точно не забудете о нем и выполните намеченное в срок.

“Благодаря принципу «Сделайте это сразу же» вы превратите настоящий момент в своего союзника, а не врага”.

Избавьтесь от мусора

Вы точно знаете, на что тратите свое время? Попробуйте в течение нескольких дней записывать каждое свое действие. Создайте таблицу учета времени, в которой будете фиксировать график работы, виды деятельности, участников. Вы с удивлением ��бнаружите, сколь часто драгоценное время утекает как вода сквозь пальцы. Возможно, вы тратите его на разные пустяки. Нередко главным пожирателем минут становится спам. Непрошеные послания буквально заваливают ваш почтовый ящик. В этом случае лучше всего избавиться от бессмысленных затрат времени заранее, например установив спам-фильтр.

Поручите разбор ненужной почты своим подчиненным и перекройте каналы поступления подобного электронного мусора. Чтобы защититься от него, предпримите следующие шаги:

Жалуйтесь на спам. Если вы получаете непрошеную почту, отправьте жалобу специалисту, отвечающему за работу вашего почтового сервера.
Используйте спам-фильтры. Пользуйтесь преимуществами, которые дают вам эти полезнейшие приложения к почтовым программам. К примеру, чтобы активировать спам-фильтр в программе Microsoft Outlook, зайдите в Tools, Options, Spam Mail.
Расставьте приоритеты. Отделите важную почту от спама и рассылок анекдотов.
Ясно и четко обозначайте тему письма. Требуйте того же от подчиненных.

“Принципа «Сделайте это сразу же» необходимо придерживаться систематически, постоянно, изо дня в день. Если вы решаете не делать что-то сразу же – в этом и есть ваша проблема”.

Другие способы сэкономить время в деловом общении:

Завершайте простые задачи сразу же. Вместо того чтобы постоянно отрываться от работы ради ответов на письма и телефонные звонки, приучите себя завершать начатое дело, не отвлекаясь от него.
Не сбивайтесь с ритма. Если вы заняты выполнением важной работы и в этот момент перед вами встает новая значимая задача (к примеру, вы получаете письмо), не отрывайтесь от текущего задания, лучше наметьте точное время, когда приступить к новому. Если вы будете бросать предыдущее дело ради следующего, вы не доделаете ни одно из них, ведь вас наверняка будут прерывать снова и снова.
На выполнение каждой задачи отводите определенное время. Если вы заранее решите, что ответите на письмо через две минуты, скорее всего, вам удастся это сделать. В противном случае вы, возможно, возьметесь за ответ сразу же… или отложите его на неопределенное время.

“Постоянное откладывание дел на потом отнимает больше времени, чем что-либо другое”.

Правила общения по электронной почте

Чтобы общение по электронной почте было наиболее эффективным, используйте следующие основные правила:

В каждом письме затрагивайте лишь одну тему и четко обозначайте ее в соответствующей строке.
В число адресатов включайте тех, кто будет участвовать в выполнении задачи; в число получателей копий – тех, кто должен быть в курсе; тех, кто вовсе не им��ет отношения к рассматриваемой задаче, исключите из числа корреспондентов.
Электронное письмо должно быть правильно структурировано. Употребляйте подходящую для ситуации лексику и проверяйте текст на наличие ошибок.
Прилагая к письму файлы, применяйте наиболее распространенные форматы.
Не используйте служебную почту для частной переписки.
Будьте вежливы даже с невежливыми собеседниками.

“Выработайте привычку решать вопросы сразу же – и вы устраните проблемы, пока они еще не переросли в серьезный кризис, способный отнять у вас массу времени и сил”.

Начните планировать

Многие люди категорически отказываются от любых форм планирования. Тем не менее научиться рационально использовать временной ресурс в течение разумного срока можно, лишь если ставить перед собой реальные цели и тщательно структурировать время. Человек, не имеющий никаких целей, не имеет и шанса их добиться. Ваши собственные жизненные задачи важнее всего: в каком направлении вы собираетесь двигаться, чего хотите достичь? И между прочим, правильную ли работу вы для себя выбрали?

Чтобы организовать свой ежедневный труд, составьте план на неделю: как правило, планы на месяц оказываются слишком расплывчатыми, а планы на день вносят в вашу деятельность ненужные ограничения. Тратьте по пятницам пару часов, чтобы распланировать дела на грядущую неделю. Оставляйте достаточно времени на непредусмотренные мероприятия. Планируя свою работу на каждый день, берите за основу недельный план.

“Если хотите избежать прерываний в работе, выполните те задачи, которые имеют к ним непосредственное отношение. Это позволит вам уделять больше времени работе и тратить меньше времени на объяснения, почему вы ее не сделали”.

Уберите со стола тысячи записок-напоминалок и сведите их в единый список, который поможет вам координировать и в срок завершать ежедневные задачи. Добьется успеха лишь тот, кто неотступно преследует поставленные цели, – и никаких вариантов здесь нет.

Следите за выполнением поставленных задач

Чтобы не терять из виду стоящие перед вами задачи, регулярно напоминайте себе о них. Заведите список текущих дел. Забудьте о клейких квадратиках, развешанных тут и там, и листочках из блокнота! Свести все задачи в один список – единственный способ выполнить работу в срок. Кроме того, активно используйте календарь, занося туда информацию о назначенных встречах и датах, рабочие планы, сроки сдачи работ, напоминания о делах и ключевые моменты осуществляемых вами проектов.

“Незавершенные дела создают дополнительную работу, поэтому их «ликвидация» способна сократить ее объем в большей степени, чем может поначалу показаться”.

Лучше всего пользоваться электронным календарем – таким, например, как предлагает программа Microsoft Outlook. Его можно установить как на персональном компьютере, так и в устройстве типа “персональный менеджер информации” (PIM). Электронный календарь визуальными и звуковыми сигналами напомнит вам о важных датах и сроках сдачи работ. Если в компьютерах, используемых в вашей организации, установлен комплект программ Microsoft Office, используйте программные средства автоматизации коллективной работы, чтобы напоминания о поставленных задачах и сроках их исполнения были доступны для всех членов команды, работающей над тем или иным проектом.

“Смело смотрите в лицо неприятным задачам и приступайте к их решению сразу же”.

Если вы руководитель, главное для вас – научиться делегировать полномочия. Освоить это важнейшее умение не так просто, как кажется, однако нижеперечисленные методы способны существенно облегчить этот процесс:

Не распределяйте задания наугад. Выбирайте наиболее подходящего сотрудника для выполнения каждой задачи.
Правильно проводите инструктаж. Обеспечьте коллег и подчиненных всей нужной информацией сразу. Если вы будете передавать им необходимые данные по частям, в итоге окажется, что они смогли выполнить в лучшем случае лишь половину работы.
Четко обозначайте сроки сдачи работы. Фраза “чем скорее, тем лучше” вряд ли поможет; вы только заставите свою команду нервничать. Нечеткие инструкции не только бесполезны, но и негативно сказываются на качестве работы.
Держите руку на пульсе. Следите, как идут дела, давайте советы и не забудьте похвалить своих людей за хорошую работу.

“Если у вас есть возможность устанавливать последовательность задач, которые приходится решать на протяжении дня, выберите ту, которая нравится меньше всего, – и выполните ее первой”.

Порядок – половина победы

Вы знаете, что такое кайдзен? Это японская философия менеджмента, основанная на идее постоянного совершенствования. Вы можете использовать ее на производстве, в сфере обслуживания или в области управления. Современная версия кайдзен известна как “6S” и включает в себя следующие основные понятия: seiri (организация), seiton (аккуратность), seiketsu (стандартизация), seiso (чистота), shitsuke (дисциплина), sukam (привычка). Идея заключается в том, что если работа хорошо организована и при этом исполнители дисциплинированны и тщательно следят за аккуратностью и чистотой при ее выполнении, причем постоянное исполнение определенных действий должно войти в привычку, то результат будет соответствовать самым высоким требованиям. Поэтому неукоснительно следите за тем, чтобы все инструменты, которые вы используете в работе, находились на своих местах и были всегда готовы к использованию. Подобный подход не менее важен для достижения ваших целей, чем тщательно составленный план на день или на неделю.

“Принимая решение что-то сохранить... спросите себя: «Если мне снова это понадобится, где я смогу это найти?»”

Убедиться, что ваши сотрудники используют Программу персональной эффективности для аккуратной работы и продуктивного использования времени, вы можете, обходя рабочие места. Подходите к вашим сотрудникам, присаживайтесь возле их рабочих столов и подробно обсуждайте имеющиеся проблемы. Только так вы сможете обнаружить во вверенном вам коллективе самые настоящие “черные дыры”, в которых без следа пропадают ваши ценные указания и инструкции.

Идеальный офис дома

Быть может, вы принадлежите к растущему числу людей, офисы которых располагаются повсюду и нигде? Если ноутбук стал для вас лучшим другом, относитесь к нему соответствующим образом: регулярно производите резервное копирование информации, синхронизируйте свой рабочий календарь с общим календарем вашей компании, обеспечивайте безопасность рабочей документации. Если вы часто ездите в командировки, планирование для вас становится еще более важным. Отводите как минимум два часа на подготовку к часовой рабочей встрече и последующую обработку ее результатов. Если вы работаете из дома, трудитесь в официальные рабочие часы: – это поможет вам лучше планировать свой день, а вашим коллегам и клиентам – твердо знать, когда к вам можно обращаться по рабочим вопросам.

Об авторе

Керри Глисон – основатель фирмы Boca Raton (Флорида, США), консалтинговой компании, специализирующейся на повышении производительности труда “белых воротничков”. Автор книги “Программа персональной эффективности в сфере высоких технологий”.