Перегородки между столами, одностороннее движение и Face ID вместо пропусков: какими станут офисы после коронавируса

Если хотите вернуть сотрудников на рабочие места и не сделать компанию очагом заражения, важно грамотно подойти к организации работы в офисе после карантина.

Роспотребнадзор выпустил рекомендации для работодателей — мы расширили их, опираясь на опыт команды DESIGNIC, и подготовили собственный мануал, который поможет вам с минимальными затратами подготовиться к новой офисной реальности. Описанные в нем подходы позволят работникам без страха покинуть дома и вернуться в свои кабинеты, а вам — минимизировать заболеваемость в коллективе не только сейчас, но и во время сезонных эпидемий гриппа, и избежать проблем в случае проверки.

Рекомендации Роспотребнадзора должны соблюдать все работодатели. За нарушение санитарных норм в офисе грозят штрафы. Если проверяющие установят, что сотрудники не соблюдают нормы социального дистанцирования, то по ст. 20.6.1 КоАП РФ могут оштрафовать вас на сумму от 10 до 50 тысяч рублей. Если при этом кто-то из сотрудников заболеет, штраф увеличится до 500 тысяч.

Шаг 1: перепланировать офис

Возвращая сотрудников с удаленки, придется задуматься о перепланировке офиса. Тесные кабинеты, где столы стоят вплотную друг к другу, или open space, в которых рабочие места зачастую ничем не разделены, в группе риска. Чтобы предотвратить распространение инфекций, нужно следовать правилу: больше личного пространства для каждого, меньше зон, где люди собираются группами.

Оборудовать безопасный офис можно несколькими способами:

1. Установить перегородки между рабочими столами или зонами.
2. Не допускать скопления сотрудников. Сами по себе перегородки не спасут от распространения вирусов, ваша задача — сделать так, чтобы в каждом помещении было как можно меньше людей. В соответствии с п. 4.5 рекомендаций Роспотребнадзора для офисов предельные значения такие:

• до 50 м² — не более пяти человек;
• до 100 м² — не более десяти человек;
• до 200 м² — не более двадцати пяти человек;
• свыше 200 м² — не более пятидесяти человек.

Эти изменения касаются и заполняемости конференц-залов, переговорных комнат: на каждого участника мероприятия теперь должно приходиться 5 м².

• Регулировать потоки движения. В этом поможет разметка на полу в коридорах и других узких пространствах в офисе. Сотрудники смогут идти только в одну сторону и не будут встречаться с другими лицом к лицу. Такой подход используется в больницах: он помогает избежать распространения патогенных микроорганизмов.
• Продумать рассадку. Чтобы обеспечить безопасную коммуникацию, используйте «правило двух метров»: сотрудники должны находиться на таком расстоянии друг от друга. В open space можно разместить людей по диагонали или в шахматном порядке.

Поясним на примере из практики студии. До пандемии в офисе одного из наших клиентов были:

• четыре переговорных: одна большая и три маленьких;
• 53 постоянных и 28 временных рабочих мест.

Мы изменили планировку офиса:

• рабочих мест стало меньше: 38 постоянных и 20 временных. Это помогло обеспечить соблюдение безопасной дистанции в полтора метра;
• на пол нанесли разметку, чтобы сотрудники двигались в определенном направлении и не встречались с другими лицом к лицу;
• уменьшили количество посадочных мест в переговорных и на ресепшн;
• теперь на кухне за одним обеденным столом могут сидеть только два человека.

Шаг 2: установить воздухоочистители и позаботиться о гигиене

В помещениях вирусы быстро распространяются. Чтобы минимизировать риск заражения, важно постоянно очищать воздух. Делать это можно двумя способами:

• регулярно проветривать. В соответствии с правилами Роспотребнадзора делать это нужно каждые два часа, но чем чаще, тем лучше, так как в застоявшемся воздухе болезнетворные микроорганизмы размножаются быстрее;
• использовать воздухоочиститель. Такой прибор очищает, дезинфицирует и ионизирует воздух, благодаря чему в офисе будет создан благоприятный микроклимат.

Для офисов, где работает много людей, лучше всего подойдет воздухоочиститель. Он автоматически будет очищать воздух и поможет избежать ситуаций, когда сотрудники просто забудут открыть окна на проветривание.

Желательно использовать модели с функцией ионизации — они более эффективно нейтрализуют вирусы как в воздухе, так и на поверхностях.

Также необходимо позаботиться о регулярной уборке офисного пространства и минимизации контакта с поверхностями.

Дверные ручки, перила, кнопки в лифте и другие элементы, с которыми ежедневно соприкасаются десятки людей, являются рассадниками бактерий и вирусов. Шаг к безопасному офису — сделать так, чтобы ваши сотрудники как можно реже их трогали:

• установить автоматические двери;
• поставить на входе турникеты;
• использовать бесконтактные дозаторы для жидкого мыла, смесители и кнопки для инсталляций в санузлах;
• организовать место для обработки рук перед входом, разместив там бесконтактные дозаторы с дезинфицирующим средством.

Если двери и турникеты можно установить и забыть, то за наличием средств обработки и проведением влажной уборки с использованием дезинфицирующих средств придется следить.

Оптимальный вариант — назначить ответственного, который будет контролировать, что:

• регулярно проводится дезинфекция поверхностей;
• запас средств своевременно пополняется;
• каждые два часа в помещениях убирают.

Шаг 3: организовать рабочий процесс

Есть несколько способов организации безопасной работы в офисе при коронавирусе:

• Прописать правила посещения общей кухни. Объясните сотрудникам, что придется забыть об обедах и перекурах в большой компании. Отправлять в столовую лучше мини-группами, включающими тех, кто работает вместе. Так сотрудники не будут пересекаться с коллегами из других отделов, что снижает риск заражения.

• Минимизировать физический контакт. Попросите сотрудников держать дистанцию в офисе, введите запрет на рукопожатия и объятия.

• Вместо пластиковых пропусков — Face-ID. Если раньше, чтобы попасть в офис, сотрудники пользовались пластиковыми карточками, то теперь самый безопасный вариант — Face-ID. Работает это так: система сверяет изображение человека с данными из базы и, если нашла совпадение, открывает доступ в офис или кабинет.

• Организовать работу в несколько смен. Часть отделов может работать до обеда, остальные — после. Так удастся ограничить контакты между сотрудниками.

• Отменить массовые собрания. Проводите деловые встречи по видеосвязи, чтобы лишний раз не сталкивать сотрудников друг с другом.

Как обустроить безопасный офис для сотрудников

Чтобы сотрудники чувствовали себя в безопасности, важно создать подходящие условия для работы в офисе, соблюдая санитарные нормы. Сверьтесь с нашим чек-листом, чтобы ничего не забыть:

• Измените расстановку столов и рассадку. Сотрудники должны сидеть на расстоянии минимум полтора метра друг от друга, для большей безопасности можно разделить рабочие места перегородками. Желательно нанести на пол разметку и обеспечить одностороннее движение в узких помещениях, где невозможно обойти идущего навстречу.

• Замените двери автоматическими, а пластиковые пропуска — Face-ID. Это поможет сотрудникам меньше прикасаться к различным поверхностям.

• Закупите санитайзеры и моющие средства. Запастись лучше минимум на неделю, чтобы быть уверенными, что они не закончатся в самый неподходящий момент.

• Установите системы очистки воздуха, проветривайте помещения. Помните, что затхлый воздух — благоприятная среда для размножения болезнетворных микроорганизмов.

• Откорректируйте процесс приема пищи. Представители разных отделов не должны пересекаться в столовой, также важно заменить посуду и приборы одноразовыми.

Такие простые меры позволят сотрудникам чувствовать себя в безопасности, а вам — реже оплачивать больничные и думать, кем заменить заболевшего.