Успешное проведение заседаний

Партнёрство основывается - особенно на ранних этапах - на регулярных встречах партнёров, либо один на один, либо в группах. Если заседания не имеют четких целей или хорошего руководства, они очень легко могут стать непродуктивными и превратиться в рутину. Для создания благоприятной среды для успешного заседания следует проследить, чтобы встречи были:

достигнуты поставленные цели;
активно вовлечены в обсуждение все стороны;
достигнуты результаты по всем пунктам повестки дня;
распределены задачи и сроки их выполнения;
согласованы процедуры принятия решений между заседаниями;
озвучены вопросы для обсуждения на следующем собрании;
подведены итоги всех принятых решений.

Кроме этого, собрание должно закончиться в заранее оговоренные сроки. Такой четкий подход к проведению заседаний (официальных и неофициальных) позволяет создать ощущение того, что вклад каждой стороны оценен по достоинству и что существует понимание ценности рабочего времени.

Собрания также служат механизмом построения партнёрства за счёт того, как распределяются между партнёрами обязанности по ведению собрания, ведению протокола, модерации и т.п. Ниже приводятся некоторые способы, при помощи которых собрания могут проходить в динамичной и полезной форме:

предоставить возможность свободного общения;
проведение мозгового штурма по новому или актуальному вопросу;
приглашение интересного докладчика;
обмен опытом - может быть организовано посещение проекта или проведение заседания на территории новой партнёрской организации в реальной среде;
использование заседаний для укрепления процесса познания, фиксируя что в процессе взаимодействия участников было сделано успешно, а что требует улучшения.

Если количество участников собраний с каждым разом сокращается - это сигнал того, что оно перестало быть полезным, и участники перестали приходить, потеряв интерес. В этом случае необходимо принимать срочные меры.

В следующей статье...

Ведение протокола и как создать среду для получения новых знаний.