Стать продуктивнее благодаря простому учёту и анализу времени

Бесплатный Docs-шаблон от Александра Неведовского.

Сразу минутка философии: время — единственный ресурс, который мы не можем возобновить, но почему-то очень невнимательно к нему относимся.

Но всё бы ладно, если бы не наше стремление стать лучше. Обычно, чтобы стать продуктивнее и больше успевать, мы стараемся что-то добавлять (полезные привычки, тренажёрный зал, йога и так далее). А ведь на деле это то же самое, что и добавление фичи в продукт, не взглянув на аналитику.

Почему бы не оценить сначала, на что мы вообще это время-то и тратим?Ведь так можно понять, какие действия мы хотели бы минимизировать либо заменить чем-то более полезным. Ответить на вопрос о прокрастинации.

Подумать так легко, а вот с исполнением начинаются сложности.

Историческая справка

Первым про учёт времени я узнал (да и не только я) из книги Даниила Гранина «Эта прекрасная жизнь», где описывалась биография советского академика Любищева. Он вёл дневник учёта времени всю сознательную жизнь (более 60 лет), успев при этом сделать много важной работы.

Подробнее о ней (и не только) я уже писал раньше.

Любищев избирательно записывал всё в свои дневники, тратя иногда до 20 часов, чтобы количественно оценить происходящее за год. Можно учитывать время от руки и сейчас, но зачем, если можно делать это проще?

Непосредственно шаблон

Удобных профильных инструментов для учёта времени на рынке реально нет. Кто их будет делать, если мало кто заботится о времени? К счастью, у нас всегда есть любимые таблицы, где можно всё организовать.

По ссылке вы увидите шаблон примерно 10 итерации того Google-дока, где я веду свой учёт времени. Делайте себе копию и видоизменяйте на здоровье.

Time Tracking Template

October example 10-01, 10-02, 10-03, 10-04, 10-05, 10-06, 10-07, 10-08, 10-09, 10-10, 10-11, 10-12, 10-13…

 DOCS.GOOGLE.COM

На всё про всё (заполнение) у меня уходит от трёх до пяти минут в день. Я поставил себе утреннюю задачу «Заполнить журнал» и по памяти восстанавливаю действия предыдущего дня. Довольно удобно, если память позволяет это делать.

В конце недели я провожу анализ, определяя какие-то моменты, на которые я хотел бы сделать упор уже с понедельника, и намечаю себе задачи для этого.

Я не делаю это постоянно. Главная цель анализа — не сам анализ, а понимание того, на что и куда уходит твоё время, можешь ли ты как-то улучшить его затраты. Поэтому если вы поняли, что всё ок — вернитесь к шаблону попозже, когда снова появится желание что-то поменять.

А теперь гайд по нему

1. Навигация довольно проста. По умолчанию колонка — один день. В шаблоне их 30, и это октябрь. Я понял, что мне удобно просто продолжать расширять документ, автоматически добавляя новые месяца. Если вдруг чудом вы продолжите заполнять таблицу больше года — всегда можно настроить формат отображения, чтобы был виден и год.

2. Сверху размещён список привычек. Я не буду расписывать, почему это важно, как их определять и выполнять (уже описал свой опыт здесь). Просто хочется иметь возможность трекать их выполнение в едином интерфейсе.

Новая фича Spreadsheets с галочками подходит для этого идеально.

Советую выделить свои три-пять привычек и трекать их каждый день.

3. Дальше идут списки действий вместе со временем, которое на них затрачено. Какая логика сортировки? Категории действий. В документе применен conditional color scaling (покраска ячеек).

  • Зелёный — основная работа или какие-то действия.
  • Жёлтый — время с собой и своими близкими.
  • Красный — обучение любого вида.
  • Зелёный — что-то связанное со спортом.
  • Голубой — затраты времени, не всегда нужные.
  • Фиолетовый — один ряд, только со сном.
  • Оранжевый — всё остальное, то есть потерянное время.

4. Снизу ряд с общим временем на введённые действия. Разница между ним и 24 часами в сутках и идёт в «Потерянное время», которое нужно снижать.

5. Выходные выделены серым, чтобы навигация была удобнее.

6. Действия можно выделять эмодзи, чтобы их было легче отыскать в списке.

7. Обычно я прохожусь по действиям сверху вниз, заполняя затраченное время. Необязательно делать так же — я подстроил шаблон под себя.

8. Обязательно меняйте действия, привычки, категории (то есть conditional formatting) — важно сделать так, как будет удобно заполнять самому.

9. Заполненное в шаблоне время — не моё ¯\_(ツ)_/¯.

Буду надеяться, что я не один такой сумасшедший и кому-то пригодится. Обязательно пишите в комментариях, если у вас был похожий опыт :)