4 секрета, которые обеспечат вашим письмам гарантированный ответ

Представьте, что вы читаете письмо, недавно пришедшее от вашего коллеги. Вы внимательно изучаете отдельные предложения, перечитываете его снова и снова, но так и не можете понять, что же именно от вас хотят. Это было не так-то сложно, ведь все мы хотя бы единожды сталкивались с такими письмами: они написаны настолько путано и пространно, что не всегда можно понять, о чем именно вас просят и просят ли вообще о чем-то, требуют ли они ответа, и если да, то какого именно?

Постараемся сделать так, чтобы ваши письма выглядели совершенно иначе. Для начала примем, что всякое письмо имеет за собой какую-либо цель, и потому оно должно ее достичь, в чем и помогут четыре простых секрета, приведенных ниже.

1. Выражайтесь ясно

Итак, если вам нужно, чтобы коллега совершил те или иные действия, вам нужно ясно изложить, какие именно и каким образом. Что должен предпринять адресат после прочтения письма? Требуется ли от него ответ на какой-либо определенный вопрос? Или необходимо получить его одобрение?

Отразите это в письме, и сделайте это доступным читающему. Вместо обтекаемого «что вы думаете?» следует обозначить, что именно требуется от адресата.

2. Обозначьте сроки

Ответ для вас очень важен, а он все не приходит. Вы уже готовы обвинить коллегу в безответственности, но прежде вспомните, обозначили ли вы в своем письме срочность вопроса? Люди постоянно заняты, и наверняка их почтовые ящики — как, впрочем, и ваш — полны писем с поручениями куда большей срочности. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы в вашем письме были указаны сроки — так при прочтении ему будет найдено место среди остальных, не менее срочных поручений.

3. Облегчите чужую работу

Чем меньше усилий потребуется на ответ, тем больше шансов получить именно то, что вам требуется. Поэтому постарайтесь заранее предоставить адресату то, что может ему потребоваться, не заставляя его задействовать собственные ресурсы. Нужно просмотреть документ? Прикрепите его к письму, чтобы адресату не пришлось искать его самостоятельно. Требуются советы относительно дальнейших действий? Предложите свой план и спросите, насколько он пригоден. Чем проще будет казаться предлагаемая задача, тем больше вероятность, что вы получите ответ вовремя.

4. Укажите на альтернативы

Некоторые люди могут просто не ответить на ваше письмо, как бы хорошо они ни было написано. И тогда вам стоит позаботиться о себе — вместе к указанием на сроки, стоит также отметить, что вы предпримете, если не получите ответа к определенному моменту. Например: «Если вы не сможете ответить до среды, то отчет будет отослан без правок». Это поможет вам двигаться дальше, поскольку ход работы лишь отчасти зависит от того, ответит адресат или нет. И если все-таки нет, то наличие уже готового альтернативного плана действий позволит вам не чувствовать себя виноватым и не останавливать работы.

С каждым днем в почтовых ящиках возникает все больше и больше новых сообщений, и не так-то просто добиться ответа именно на ваше. Используйте четыре описанных выше секрета, и вы с наибольшей вероятностью получите необходимую информацию.