Что у вас здесь происходит?

Модуль 2

Спрашиваете вы, когда дело касается академической мобильности в целом, мы правы?

🧶Давайте сегодня распутаем этот клубок и поймем, что это все значит для студента.

📚Для студентов есть гайд *что бы это ни значило* на сайте, с ним в первую очередь знакомятся студенты, когда планируют поехать на обменный семестр в другой вуз. Понимают ли они что-то из этого? Догадайтесь сами

Где работаем?

Весь процесс работы с исходящей академической мобильностью находится в разделе НПР/Конкурсы *не спрашивайте*

обычно ищем в нижней правой части ИСУ

Что такое заявка?

Чтобы процесс академической мобильности был для студента понятен и прозрачен вся работа по согласованию и сопровождению поездки находится в одном месте

открывшийся список заявок может быть отфильтрован, снимите фильтры

допустим, это упрощает процесс, т.к. видно всю историю с начала до конца

🧩 Давайте немного разберем акторов процесса:

Отдел академической мобильности [email protected] - главные в этой теме, держат бизнес-процесс и общаются со студентами
Руководитель ОП и Декан факультета - два уровня согласования на факультете. Сначала должен руководитель ОП студента дать согласие на его поездку, затем, когда студенту вуз-партнер согласует поездку включается декан факультета

*нам кажется, что декан - это уже рудиментный орган в процессе согласования АМ, но многие староверы не хотят убирать его из БП*

РОП и Декан согласуют каждое действие, связанное с учебным планом студента (перезачеты, переносы, факультативы)

ОСОП - контролирующий орган в этом процессе, мы следим, чтобы ИУП был правильным и ничего не потеряли, не забыли и лишнего не изучили. Мы не советуем по перезачетам и переносам и другим существенным вещам учебного процесса студента. Если это согласовано с РОП - то так можно. Наша задача - сделать документ по тем договоренностям, которые студент с РОП составили.
ОМИС может заходить в заявку и смотреть последнюю ПЗ, чтобы что-то проверять, но в согласованиях и проч. они не участвуют

🎾 Теперь давайте вернемся к заявке

Итак, вы знаете фамилию студента, кому нужно сделать документы, или отфильтровали заявки и решили самостоятельно кого-то сделать, что же будем делать?

1. открываем заявку в ИСУ

2. открываем документ и вносим данные студента в нужный лист таблицы в свободную строку, не забываем подписать свою фамилию в столбце "Сотрудник".

Прежде посмотрите, не внесен ли уже студент

3. скачиваем Learning Agreement и проверяем, что стоят подписи студента и РОП (это минимум, в идеале еще вуза-партнера)

внимание, скачать нужно по второй кнопке

подпись может быть в эл.виде

🚩 В документе может не быть подписи принимающего вуза, но должна быть подпись РОПа!

Если подписи РОПа нет, то нужно вернуть заявку с комментарием "Пожалуйста, подпишите Learning Agreement"

4. создаем ПЗ (об этом подробнее в след.уроке)

5. загружаем документы и согласовываем заявку (см. след.урок)

6. сохраняем документы в диск на гугле:

Мой диск -> 8.ОСОП.Академическая мобильность -> 1.Мобильность (исходящая)-> 1.Мобильность&Стажировки -> Выбираем папку с нужным семестром -> Создаем папку с фамилией студента

🎑 И это еще не все

После того, как мы загрузили документы заявка отправляется на согласование РОП и декана. Когда они согласуют заявку студента и она к нам вернется, нужно будет внести в заявку номер ИУП/РУП, чтобы Отдел академической мобильности создал приказ на отправление студента в академическую мобильность. Это важно!

этот статус появляется в заявке, а еще приходит отбивка на почту

Заходим в заявку и вносим номер ИУП и РУП в строку "Номер ИУП":

Дата вводу в систему - это необязательный пункт, можно поставить дату создания ПЗ

Лайфхак 💡 чтобы быстро найти на каком плане сидит студент, просто ищем его в разделе Учебный план в ИСУ по табельному номеру:

обязательно смотрим, чтобы ТИП_ПЛАНА был - ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ. Если студент на базовом - это совсем другая история. Подойди к опытным коллегам, они подскажут что делать.

Номер РУП ищем как обычно в КСП: Рабочие учебные планы -> Список планов и номеров групп -> Выбираем учебный год -> Ищем по номеру ИУП

нажмите на кнопку с "?" и впишите номер ИУП во 2 столбец

затем нажмите выделенную кнопку, номер РУП появится в 1 столбце

Вот таким образом мы должны вписать номера и нажать кнопку "Подтвердить"

Можете заметить, что у меня написано "уже на ИУП". Зачем это нужно?

Дело в том, что Отдел академ.мобильности создает 2 типа приказа:

"О направлении в семестровый обмен и переводе на индивидуальный учебный план"
"О направлении в семестровый обмен"

По умолчанию отдел академ.мобильность создает первый тип приказов, поэтому студенты могут быть переведены с ИУПа на ИУП, а это в дальнейшем тянет множество проблем в системе...

Когда мы пишем, что студент уже сидит на ИУПе, то они просто направляют его в мобильность и у студента ничего не слетает и не пропадает.

Надеемся, что все было понятно. Изучайте следующие уроки и возвращайтесь по необходимости!