E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Оглавление

Электронная почта. Любовь и ненависть

Часть первая: Психотерапия. Почему электронная почта нас раздражает

Пересмотреть свои привычки обращения с электронной почтой

Мозг крысы: Почему электронная почта вызывает привыкание

Парадокс прогресса: Отчего нас неодолимо тянет опустошить ящик входящих сообщений

Негативное смещение: Почему слова нас предают

Правило взаимности: Почему переполнение ящика входящих сообщений порождает у нас комплекс вины

Преимущество спрашивающего: Почему мы не можем просто сказать «нет»

Часть вторая: Стратегия. Как писать электронные письма эффективнее, быстрее и реже

Физика электронной почты

Какого чёрта вы всё равно пытаетесь это сделать?

Какие люди для нас важны?

Создание ежедневной процедуры работы с почтой

Взвешенный подход к входящим сообщениям

Искусство напоминания

Что делать с нежелательными запросами

Часть третья: Стиль. Как составлять электронные письма, побуждающие к действию

Не надейтесь, что на вас обращают внимание

Оценка получателей письма

Краткость и побуждение к действию

Дружелюбие и убедительность

Часть четвёртая: Великая сила. Как использовать ваши новые навыки обращения с электронной почтой для завоевания соцсетей, освоения новых технологий и для развлечения

Почему электронная почта – это неожиданный экзамен

Шпаргалки. Рецепты решения самых распространённых проблем с электронной почтой

Шаблоны повседневных писем

Подпись под электронным письмом

Сообщение об отсутствии на рабочем месте

Заслон непродуктивному мозговому штурму

Избавление от раздражающих рассылок

Обсуждение продуктивного совещания

Обращение с просьбой к начальнику

Как договориться о встрече с человеком, которым вы восхищаетесь

Восстановление старых контактов

Электронное письмо с благодарностью

Особые случаи

Предложение незнакомому человеку

Переговоры об оплате

Переговоры о своём гонораре

Как потребовать оплату с клиента

Критические замечания

Ответ разгневанному клиенту

Отклонение просьбы или предложения

Как отклонить просьбу о встрече или рекомендации

Программирование автоответчика, помогающего разгрузить электронную почту

Приложения, расширения и другие ресурсы для работы с электронной почтой

Благодарности

Источники

Об авторе

О художнике

Отрывок из книги

Жизненно необходимая книга, скорая помощь для тех, кому надоело тратить время попусту и хочется что-то изменить.

Сет Годин

Электронная почта – хорошая прислуга, но плохая хозяйка. Чтобы стать более счастливым, более креативным и продуктивным, нужно выработать определенные привычки в работе с e-mail. Практические советы, меткие наблюдения и забавные иллюстрации из данного руководства способны оказать вам в этом реальную помощь.

Гретхен Рубин, автор бестселлера «Проект Счастье»

Джоселин предельно понятно объясняет, почему электронная почта выбивает нас из колеи, и делится практическими советами, как с этим бороться.

Саймон Синек, мотивационный спикер

Джоселин Глей – основатель и главный редактор суперпопулярного веб-сайта креативного менеджмента 99U.com, дважды лауреат премии Webby Awards за лучший блог, посвященный культуре. Каждый день более 5000 читателей с нетерпением ждут ее новых записей в Twitter. Глей – автор книг по оптимизации рабочего процесса и тайм-менеджменту, общий тираж которых перевалил за четверть миллиона.

Электронная почта. Любовь и ненависть
Электронная почта сломалась. А если точнее, она сломала нас. Из-за нее мы регулярно испытываем такие чувства, как ненависть, вина, тревога, злость и отчаяние. Когда мы думаем об электронной почте, последнее, что приходит в голову, – это ее польза. Упрямое нежелание электронной почты умирать объясняется тем фактом, что она очень полезна. Приходится признать: она стала неотъемлемой частью повседневной жизни.

Истинная причина наших отношений любви–ненависти с электронной почтой заключается в том, что мы воспринимаем ее как задачу, тогда как на самом деле это инструмент. В погоне за миражом под названием «пустой ящик входящих сообщений» мы уступаем контроль над своим рабочим днем – и списком дел – другим людям. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что от нас исходит, мы тщетно пытаемся уследить за тем, что приходит.

Неужели наши амбиции ужались до такой степени, что мы считаем это достойной целью? Той целью, ради которой мы откладываем важную работу и возможность сделать что-то полезное, изменить мир к лучшему? Наверное, это звучит несколько напыщенно – но кто рискнет отрицать, что электронная почта отвлекает от творчества? И не периодически, а каждый день?

Эта книга – о том, как изменить свой подход к электронной почте – от слепой, ориентированной на цифры «производительности» до установок, определяемых творческими приоритетами. Это не просто набор правил хорошего тона для электронных писем, а руководство по холистическому пересмотру (и улучшению) своих взаимоотношений с электронной почтой.

Мы начнем с источника проблем и совершим краткий, но увлекательный тур по таким областям, как нейробиология и культура: прежде всего они определяют наши неоднозначные отношения с электронной почтой.

Затем, вооружившись знанием этих процессов, мы разработаем новую стратегию подхода к электронной почте, которая фокусируется в первую очередь на достижении важных рабочих целей с использованием электронной почты в качестве инструмента.

И наконец, мы дадим ряд рекомендаций относительно стиля: как составлять электронные письма, помогающие достижению желаемых результатов, будь то предложение бизнесмену, инвестирование в стартап или отклонение нежелательных запросов без чувства вины.

Прочитав эту книгу, вы научитесь читать электронную почту, сортировать ее и писать письма, не испытывая беспокойства и чувства вины, и у вас освободится время для по-настоящему важных дел: вы не просто будете заняты, а сделаете нечто полезное.

Часть первая: Психотерапия. Почему электронная почта нас раздражает

Она проверяла электронную почту слишком часто, словно ребенок, который в нетерпении разрывает обертку подарка, не уверенный, получил ли он то, что хотел.

Чимаманда Нгози Адичи

Пересмотреть свои привычки обращения с электронной почтой
Перефразируя великого психолога Эрнеста Беккера, можно сказать, что мы «захлебываемся правдой». В век интернета мы без труда получаем такое количество ответов, столько информации, что не задумываемся о том, как важно задавать правильные вопросы.

Набрав в строке поиска фразу «как эффективнее использовать электронную почту», вы менее чем за секунду получите 39 миллионов 700 тысяч результатов. Только на первой странице обнаружится «пять действенных подсказок», «шесть секретов» и «десять правил».

Но почему нам так трудно эффективно использовать электронную почту? Почему немного увеличившееся количество сообщений в ящике «Входящие» вызывают такую неоправданную тревогу? Почему мы считаем, что «обязаны» ответить всем, кто присылает нам электронные письма (и чувствуем себя виноватыми, если не в состоянии это сделать)?

И почему мы получаем такое удовлетворение, когда наш ящик «Входящих» пустеет, даже понимая, что смысла в этом ровным счетом никакого?

На эти вопросы Google дает несколько ответов. Но если мы не зададимся вопросом о причине нашей одержимости электронной почтой, у нас не будет контекста для использования всех этих правил, советов и секретов.

Клейтон Кристенсен, известный исследователь инноваций, сказал:

Вопросы – это те места в вашем сознании, куда приходят ответы. Если вы не задали вопрос, ответу некуда идти. Он попадает к вам и отскакивает. Вы должны задать вопрос – должны хотеть знать, – чтобы открыть пространство, куда попадет ответ.

Поэтому, прежде чем попытаться решить проблему электронной почты, я бы хотела провести своего рода психотерапию. На следующих нескольких страницах мы затронем самые разные темы из таких областей, как химия мозга, обычаи в обществе и технологические предрассудки, связанные с одержимостью электронной почтой. Каждый очерк завершится вопросом, который позволит по-новому взглянуть на электронную почту, предложит новую перспективу.

Завершив раздел (или следует сказать «сеанс»?) психотерапии, вы получите основу для построения эффективной стратегии и стиля электронной почты, а также разнообразные средства защиты от многочисленных психологических ловушек.

Germes — Бизнес-библиотека в Telegram

Все материалы, размещенные на канале, получены из открытых источников сети Интернет, либо присланы пользователями канала. Все права на тексты книг принадлежат их авторам и владельцам.