Bookshelf
April 30, 2019

Апрель| Пишите письма. Дон-Мишель Бод об искусстве деловой переписки

Апрель лучше, чем март, но все же хуже, чем май. В воздухе уже по-настоящему пахнет весной (в первую очередь едким дымом от постоянных костров, которые почему-то так любят жечь твои соседи). На подоконнике подрастает рассада, за которую буквально приходится сражаться со своим котом, который считает, что все подоконники в комнате — его личная собственность. Тебе приходится надевать на себя меньше одежд, чтобы выйти на улицу, а солнечные очки становятся неприменным аксессуаром, поскольку количество солнечных дней стало гораздо больше, и это заметно, опять же, по твоему коту, который теперь не вылезает с подоконника.

Выбирая книгу для своего обзора мне опять пришлось несколько поломать голову. Изначально я планировала написать о книге Майкла Бута «Почти идеальные люди. Вся правда о жизни в «Скандинавском раю», которую все-таки со второй попытки домучила дочитала, но I struggled enough to get through this bright little volume я подумала, чтобы было бы просто жестоко тащить вас с собой по этому увесистому, перепичканному политикой труду про скандинавские страны. И поскольку для своего обзора я всегда предпочитаю брать не только интересную, но и в первую очередь полезную книгу, я решила остановиться на книге Дон-Мишель Бод «Kind regards Деловая переписка на английском языке».

Итак, что можно написать о деловой корреспонденции?

  • Перед отправкой письма в первую очередь проверьте строку адресата. Если письмо строго конфиденциально, есть смысл убрать галочку с групповой рассылки.
  • Всегда заполняйте поле «Тема». Адресат начинает нервничать, когда тему письма приходится выяснять самостоятельно.
  • Старайтесь писать кратко. То, о чем нельзя написать кратко или вообще не пишите, или прикрепляйте к письму вложенным файлом.

Все.

Расходимся.

Шутка!

Мой слишком примитивный взгляд о том, что же такого интересного можно написать о написании обычной деловой корреспонденции полностью перевернул Дон-Мишель Бод, которая написала о ней целую книгу, при том сделав это достаточно увлекательно, и, что немаловажно, информативно, и даже почти ни разу при этом не повторившись.

Посмотрим, получится ли у меня написать столь же увлекательный и полезный обзор о правилах деловой переписки.

О чем эта книга

Автором книги является Дон-Мишель Бод — крутой специалист по вопросам коммуникации, выступающая с лекциями по всему миру. Бод является автором статей по искусствоведению и сотрудничает с такими известными изданиями как Reader’s Digest и Vogue. Бод имеет несколько академических степеней и преподает в Американском университете Парижа. В своей книге Бод на конкретных примерах рассказывает о правилах и тонкостях составления деловых писем и обещает научить нас вести деловую переписку на английском языке.

На английском языке книга вышла в 2006 году, на русском языке однако впервые появилась только десять лет спустя — в 2016.

Запоминается только первое и последнее

Помните ту знаменитую фразу из известного советского фильма про нашего самого знаменитого разведчика — запоминается только первое и последнее. Никто не любит читать длинный текст. Он отнимает много времени, от него устают глаза, в нем сложнее разобраться. Почти любой уже написанный текст при желании можно сократить вдвое. Идеально, если ваше письмо уместилось на экране ноутбука без необходимости прокрутки. Самую важную информацию принято размещать в начале письма, этим вы показываете адресату, что цените его время. Именно прочитав первый абзац письма адресат решает, стоит ли оно того, чтобы на него отвечать, так что позаботьтесь о том, чтобы начало вашего письма было убеждающим.

Если наоборот, по каким-либо причинам вы хотите спрятать какую-либо информацию, разместите ее в середине своего письма — в третьем или четвертом абзаце.

Не стесняйтесь в конце письма дать понять, что ждете ответа. Если вежливо намекнуть получателю, что вы ждете его реакции, он отнесется к полученной информации более ответственно. Еще лучше — обозначить точный срок для такого отклика, тогда вашу просьбу точно воспримут серьезнее. Таким образом, вы не просто отправляете документ, но побуждаете адресата изучить его и прокомментировать прочитанное.

Структура важнее всего

Точнее так: правильная структура важнее всего. Письмо, написанное одним абзацем, и, что еще хуже, полностью капслоком навряд ли достигнет своей цели, хотя вам после такого крика души, возможно, станет легче. Чтобы письмо возымело действие, оно должно быть продуманным не только по своему содержанию, но и иметь четкую структуру.

Простая и понятная структура помогает адресату побыстрее увидеть главное. Разбейте текст на абзацы, снабдите текст дополнительными заголовками, выражающими ключевую идею данного абзаца так, чтобы получатель сразу по этим заголовкам нашел то, что его интересует (или не нашел, как знать).

Плотный кирпич текста не дает глазам двигаться. Читателю приходится изучать фразу за фразой, и это сильно утомляет. Чередование текста и пустого пространства создает правильный ритм. Если фрагменты текста перемежаются участками белого фона, читать становится значительно проще. Чередование текста и пустого пространства помогает управлять концентрацией внимания. Умение сделать письмо удобным для просмотра — уже большой ключ к успеху.

Использование различных шрифтов и стилей помогает управлять вниманием читателя. Основные идеи принято выделять жирным шрифтом, а аргументы оставить обычным шрифтом, — в этом случае получателю будет проще читать текст. Если боссу важно прежде всего сразу увидеть главное, то специалисту, решающему в основном практические вопросы, важны детали. Использование разных шрифтов и стилей помогает адресату быстрее найти соответствующую информацию.

Красные строки также значительно помогают восприятию текста. Самый важный или общий текст с основными идеями выравниваются по левому краю. Опорные пункты размечаются с помощью красных строк (пять-семь пробелов). Второстепенные, но слишком значимые фрагменты списка выделите с помощью более глубоких отступов. Таким образом, чем глубже отступ, тем выше степень детализации информации (и меньше ее значимость).

Управление гневом эмоциями

Иногда управление своими эмоциями сложнее, чем управление персоналом, но в деловой корреспонденции нет места эмоциям.

Даже если вы пишите кому-то жалобу о невыполненных обязательствах нет смысла использовать капслок, все равно такое письмо не возымеет никакого эффекта. Нападение — далеко не лучшая стратегия в любых обстоятельствах. Таким образом вы не добьетесь ничего. Наоборот отступите на шаг назад, взвесьте свои слова и четко изложите свою позицию, которые вывели вас из себя (желательно с подтверждением). Будьте объективными, опирайтесь на факты.

Помните, что, контролируя свою речь, вы контролируете свои мысли и чувства. Чтобы справиться с эмоциями в переписке достаточно сократить длину предложений. Чем короче фразы, тем четче ваше мысли и тем сдержаннее ваши эмоции. Помните, что избыток эмоций никогда никому не приносил желаемых результатов.

Маленькие тонкости создают большой эффект

Основной акцент в английском языке делается на главное предложение, которое описывает действие. Придаточные предложения служат для добавления контекста. Чтобы спрятать негативную информацию, вынесите ее за пределы главного предложения. К примеру, пишет Бод, «If we can push back the date» лучше отправить в придаточное предложение. «It will be to our mutual advantage» звучит более жизнеутверждающе и подходит для главного предложения.

Не переборщите со знаками препинания. Всего один восклицательный знак в нужном месте производит больше впечатления, чем десяток поставленных не к месту.

Двоеточие — самый быстрый и удобный способ выделить важные детали и сделать текст более понятным и лаконичным. Оно помогает выделить ключевое слово или понятие в конце фразы и сделать это эффектно.

Внимание к запятым

Правил расстановки запятых достаточно много, но в деловой корреспонденции достаточно знать базовые правила. Запятые ставятся перед союзами и союзными словами. Запомнить перед какими именно запятыми поможет знаменитая аббревиатура FANBOYS, за котjрой стоят такие союзы как for, and, nor, but, or, yet, so. Перед ними всегда ставится запятая, если они соединяют части сложного предложения.

Также запятые всегда используются при перечислении позиций в списке. Серийной запятой называют запятую, которая стоит (или не стоит) перед союзом «and», перед последним перечисляемым пунктом. Запятая перед союзом «и» ставится в таком случае для того, чтобы избежать разночтений.

Не забывайте отделять запятой придаточные предложения, обычно они начинаются словами «although», «because», «since», «when», а также «if». Пример: «Since you indicated that you need the products as soon as possible, I have sent them by 3-day surface mail».

Будьте активными!

Ну или хотя бы на худой конец избегайте пассивных конструкций в своем письме. Пассивные формы слишком тяжеловесны и затрудняют понимание текста. В большинстве случаев пассивные конструкции легко заменить активными без каких-либо смысловых потерь. Например, «the discount was offered by the manager» очень просто заменить на «the manager offered the discount», и уже не так тоскливо! Безусловно, есть ситуации, когда без пассивной конструкции не избежать, однако во всех остальных случаях использовать активный залог.

На вкус и цвет все модальные глаголы разные

Модальные глаголы используются в английском языке настолько часто, что иногда мы их перестаем замечать, однако с ними всегда нужно оставаться очень внимательными. Напомним, модальными глаголами в английском языке являются глаголы can и could, may и might, will и would, shall и should, а также глагол must (глаголы have и ought, которые хотя и используются в качестве модальных, с точки зрения классической грамматики модальными глаголами не являются).

Модальные глаголы являются неотъемлемой частью речи, но с ними нужно обходиться как со столовыми специями — добавлять по вкусу и не переборщить. Если есть такая возможность, замечает Бод, от модального глагола лучше отказать вообще, заменив его простым глаголом, обозначающим действие. Например: «I would phone frequently» напишите «I phoned frequently».

Не употребляйте модальные глаголы как бог на душу положит. Выбор того или иного модального глагола определяется вероятностью действия. Таким образом, с помощью этих глаголов можно сформировать своеобразную прогностическую шкалу, которая будет выглядеть примерно так:

  • Возможно: You might sign in (вы можете сделать это, если захотите).
  • Возможно: You could sign in (действие зависит от вашего желания и возможностей).
  • Вероятно: You may sign in (это ваше решение, ничто не помешает вам).
  • Долженствование: You should sign in (вы обязаны сделать это, хотите или нет).
  • Усиленное долженствование: You have to sign in (у вас практически нет выбора).
  • Необходимость: You must sign in (у вас нет выбора, вам придется сделать это).
  • Определенность: You will sign in (это решено, вопрос закрыт).

Пиши, проверяй, сокращай

Наверняка каждому из нас хотя бы раз в жизни приходилось испытывать то неприятное и неловкое чувство, когда вы отправили кому-либо письмо с опечатками, которые заметили только когда нажали клавишу «Отправить». Все мы люди и все мы ошибаемся, и с каждым может произойти подобное недоразумение, но слишком частое повторение такой ситуации выставляет вас в невыигрышном свете.

Чтобы этого избежать достаточно соблюдать очень простой ритуал. Прежде всего, если письмо или документ не требует срочной отправки не отправляйте его сразу же после написания, сделайте паузу на чай, отвлекитесь на другие дела, чтобы восстановить внимание. Перед проверкой текста измените шрифт, сделайте текст крупнее, это поможет взглянуть на него свежим взглядом. Перечитайте в обратном порядке (с этой же целью). Практически любой текст можно сократить, не теряя при этом смысловой нагрузки, а сам текст от этого только выиграет.

Я не могу сказать, чтобы после этой книги стала свободно составлять деловые документы на английском языке (наверное, потому, что для этого у меня на данный момент нет прямой необходимости), но получила достаточно много полезной информации, и даже немного прокачала свои писательские навыки. Идея с бланками-шаблонами на английском языке на всевозможные рабочие случаи кажется мне очень удачной, чтобы пользоваться в качества образца. Имеется также большое количество примеров с лексикой делового английского языка.


Список всех прочитанных книг за апрель:


  1. Дон-Мишель Бод «Kind Regards. Деловая переписка на английском языке» 6.04.2019 (4 из 5).
  2. René Goscinny, Jean-Jacques «Le petit Nicolas a des ennuis» 9.04.2019 (4 из 5).
  3. Philippa Stanton «Conscious Creativity Look. Connect. Create». 12.04.2019 (4 of 5).
  4. Katja Pantzar «The Finnish Way: Finding Courage, Wellness, and Happiness Through the Power of Sisu» 16. 04. 2019 (4 из 5).
  5. Майкл Бут. «Почти идеальные люди. Вся правда о жизни в Скандинавском раю» 21. 04. 2019 (3 из 5).
  6. P. G. Wodehouse «Doctor Sally» 26.04.2019 (4 of 5)
  7. Austin Kleon «Keep Going: 10 Ways to Stay Creative in Good Times and Bad» 30.04.2019 (3 из 5)