Bookshelf
April 22, 2019

Апрель| Пишите письма. Дон-Мишель Бод об искусстве деловой переписки

Апрель лучше, чем март, но все же хуже, чем май. В воздухе уже по-настоящему пахнет весной (в первую очередь едким дымом от постоянных костров, которые почему-то так любят жечь твои соседи). На подоконнике подрастает рассада, за которую буквально приходится сражаться со своим котом, который считает, что все подоконники в комнате — его личная собственность. Тебе приходится надевать на себя меньше одежд, чтобы выйти на улицу, а солнечные очки становятся неприемлемым аксессуаром, поскольку количество солнечных дней стало гораздо больше, и это заметно, опять-таки, по твоему коту, который теперь не вылезает с подоконника.

Но все равно чего-то не хватает.

Чего-то незаметного и неощущаемого, но тем не менее такого необходимого.

Настроения.

Безнадежно пробарахтавшись на одном книжном сайте около шести лет, где за все это время НИ ОДНА моя рецензия не стала рецензией недели, и я никогда не была к этому даже близко, а на книги, которые первыми открывала я, свои лучшие рецензии писали другие (конечно, на подобных сайтах рейтинг рецензии обычно говорит не о таланте автора, а о количестве друзей и его популярности на сайте). К тому же в виду своих разнообразных интересов мне стало там по-настоящему тесно. Как мне написали как-то в комментах: "Отличная рецензия на альбом, но что она делает на книжном сайте?". Я решила уйти оттуда и завести свой личный блог, чтобы писать в нем то, что мне САМОЙ хотелось бы прочитать.

Убежав таким образом от нелепой системы рейтингов, статусов и ужасного интерфейса, оставшегося как будто еще в 90-х, мне поначалу казалось, что я обрела свободу. Но очень быстро поняла, что это не так. Поскольку, как бы я этого не старалась избежать, все равно приходилось идти с собой на компромисс: «Чтобы такое почитать в начале месяца, чтобы можно было написать в своем обзоре?».

А что если читать не хочется вообще?

И тут, опять-таки, пришлось искать КОМПРОМИСС.

Если у меня совсем не было времени читать книги, я слушала их в аудио формате. К сожалению, далеко не все интересные мне книги можно найти в формате аудиокниги, и я пользовалась своим же лайфхаком — включала функцию text-to-speech на своей любимой электронной читалке (понимаю, что вы сейчас сразу же представили ужасный электронный голос Google Translate, но если постараться и подобрать не предустановленный акцент, а, скажем, поставить британский, то книги на английском слушаются более чем комфортно). Таким образом, в этом месяце мне удалось прочитать _ книг, из них только _ были на русском языке.

Выбирая книгу для своего обзора мне опять пришлось несколько поломать голову, изначально, я планировала написать о книге Майкла Бута "Почти идеальные люди. Вся правда о жизни в "Скандинавском раю", которую все-таки со второй попытки прочитала, но I struggled enough to get through this bright little volume, и подумала, чтобы было бы жесткого тащить вас с собой по этому увесистому, перепичканному политикой труду про Скандинавию и Исландию. И поскольку для своего обзора в этом разделе я всегда предпочитаю брать не только интересную, но и в первую очередь полезную книгу, я решила остановиться на книге Дон-Мишель Бод «Kind regards Деловая переписка на английском языке».

Итак, что можно написать о деловой корреспонденции?

  • Перед отправкой письма в первую очередь проверьте строку адресата. Если письмо строго конфиденциально, есть смысл убрать галочку с групповой рассылки.
  • Всегда заполняйте поле "Тема". Адресат начинает нервничать, когда тему письма приходится выяснять самостоятельно.
  • Старайтесь писать кратко. То, о чем нельзя написать кратко или вообще не пишите, или прикрепляйте к письму вложенным файлом.

Все.

Расходимся.

Ладно, это была шутка. Мой слишком примитивный взгляд о том, что же такого интересного можно написать о написании обычной деловой корреспонденции полностью перевернул Дон-Мишель Бод, которая написала о ней целую книгу, при том сделав это достаточно увлекательно и, что немаловажно, информативно, и даже почти ни разу при этом не повторившись. Посмотрим, получится ли у меня написать такой же увлекательный и полезный обзор о правилах деловой переписки.

О чем эта книга

Автором книги является Дон-Мишель Бод — поэт, журналист, специалист по вопросам коммуникации, которая выступает с лекциями в Европе и Азии как перед выпускниками университетов, так и перед сотрудниками компаний и является автором статей по искусствоведению, сотрудник журналов Reader’s Digest и Vogue. Бод имеет степени MA, MFA, DEA и Ph.D и преподает в Американском университете Парижа. В своей книге Бод на конкретных примерах из практики топ-менеджеров, маркетологов, специалистов по HR, юристов и многих других рассказывает об основах и тонкостях составления электронных писем на английском языке. Книга достаточно старая - на английском языке она вышла аж в 2006 году, на русском языке эта книга была опубликована в 2016.

Запоминается только первое и последнее

Помните, ту знаменитую фразу из известного советского фильма про нашего самого знаменитого разведчика - запоминается только первое и последнее. Никто не любит читать длинный текст. Он отнимает много времени, от него устают глаза, в нем сложнее разобраться. Почти любой уже написанный текст при желании можно сократить вдвое. Идеально, если ваше письмо уместилось на экране ноутбука без необходимости прокрутки. Самую важную информацию принято размещать в начале письма, этим вы показываете адресату, что цените его время. Именно прочитав первый абзац письма адресат решает, стоит ли оно того, чтобы на него отвечать, так что позаботьтесь о том, чтобы начало вашего письма было убеждающим.

Если наоборот, по каким-либо причинам вы хотите спрятать какую-либо информацию, разместите ее в середине своего письма - в третьем или четвертом абзаце.

Не стесняйтесь в конце письма дать понять, что ждете ответа. Если вежливо намекнуть получателю, что вы ждете его реакции, он отнесется к полученной информации более ответственно. Еще лучше - обозначить точный срок для такого отклика, тогда вашу просьбу точно воспримут серьезнее. Таким образом, вы не просто отправляете документ, но побуждаете адресата изучить его и прокомментировать прочитанное.

Структура важнее всего

Письмо, написанное одним абзацем, и, что еще хуже, полностью капслоком навряд ли достигнет своей цели, хотя вам после такого крика души, возможно, станет легче. Чтобы письмо возымело действие, оно должно быть продуманным не только по своему содержанию, но и иметь четкую структуру.

Простая и понятная структура помогает адресату побыстрее увидеть главное. Разбейте текст на абзацы, снабдите текст дополнительными заголовками, выражающими ключевую идею данного абзаца так, чтобы получатель сразу по этим заголовкам нашел то, что его интересует.

Плотная стена текста не дает глазам двигаться. Читателю приходится изучать фразу за фразой, и это сильно утомляет. Чередование текста и пустого пространства создает правильный ритм. Если фрагменты текста перемежаются участками белого фона, читать становится значительно проще. Чередование текста и пустого пространства помогает управлять концентрацией внимания. Умение сделать письмо удобным для просмотра — уже большой ключ к успеху.

Часто самый важный пункт идет первым. В других случаях есть смысл расположить пункты в хронологическом порядке, чтобы отразить последовательность событий. Если вы составляете протокол совещания, логично использовать хронологию. Но если вы подводите итоги обсуждения и хотите выделить главное, лучше расположить материал с учетом значимости.

Разные шрифты и стили помогают управлять вниманием адресата. Основные идеи можно выделить жирным шрифтом, а аргументы набрать обычным, — в этом случае получателю будет проще просматривать текст. Босс хочет сразу увидеть главное. Специалисту, который решает практические вопросы, важны детали. Разные шрифты и стили помогают людям найти соответствующую информацию.

Красные строки помогают восприятию. Выровняйте самый важный или общий текст — основные идеи — по левому краю. Опорные пункты пометьте с помощью красных строк, сделав пять-семь пробелов. Второстепенные, но значимые подробности выделите с помощью более глубоких отступов. Чем глубже отступ, тем выше степень детализации информации.

Управление гневом эмоциями

"Эмоции ощущаются в письме куда сильнее, чем вы думаете. Если изображение проецируется на экран, его размер увеличивается. То же самое происходит с эмоциями — экран монитора усиливает их. Нередко безобидное замечание воспринимается как беспардонное хамство. Досада может показаться агрессией. Выражая свои чувства в деловой переписке, нужно знать меру."

В деловой переписке не место эмоциям. Нет необходимости выказывать адресату знаки дружеского внимания. Фразы вроде: «Hello, how are you today?» или «I really hope this e-mail finds you well and thriving», — сохраняются в личной переписке, но в мире бизнеса они только отнимают время. Любопытно, что, несмотря на запрет маркеров вежливости — от «Hi there» в начале до «Let’s get together» в конце, — тон подобных сообщений не воспринимается как грубый, холодный или враждебный.

Главное в этих письмах — факты, а не обмен любезностями. Для успеха бизнеса нужны командный дух, взаимное уважение и прочные деловые отношения. Все это подразумевается по умолчанию. «Подтверждения доброй воли» вполне достаточно, чтобы выразить расположение к получателю. Будьте честны, говорите просто, опирайтесь на факты. Так вы дадите другим почувствовать, что вы добросовестный человек, на которого можно положиться.

Избыток эмоций заставляет усомниться в ваших профессиональных и личных качествах.

Грамматика и синтаксис деловой корреспонденции

Припрячьте негатив подальше

В английском языке основной акцент делается на главное предложение — именно оно описывает действие. Придаточные предложения просто определяют контекст. Чтобы

негативная информация не бросалась в глаза, вынесите за пределы главного предложения. К примеру, словам «If we can push back the date» самое место в придаточном предложении. «It will be to our mutual advantage» звучит жизнеутверждающе и вполне годится для главного предложения.

Обилие вопросительных

или восклицательных знаков — дурной тон

Кричащий шарф или галстук может в два счета испортить элегантный образ. Точно так же избыток знаков препинания может погубить письмо. Восклицательный знак в нужном месте производит больше впечатления, чем десяток поставленных не к месту.

Двоеточие — ваш верный союзник

Этот знак препинания — быстрый и удобный способ выделить важные детали. Двоеточие делает текст более доходчивым и лаконичным.

Используйте двоеточие перед длинными списками

Двоеточие ставится перед перечнем позиций. Например: «This redecoration includes: 5 shared offices, 7 private offices,1 executive office, 1 executive reception area, 1 small meeting room, 1 conference room, 1 main reception area, 1 stock room, and 1 staff room».

Двоеточие помогает выделить ключевое слово

или понятие в конце фразы

Ставя двоеточие, вы словно сдергиваете кусок бархата, открывая на всеобщее обозрение приз. Раздается воображаемая барабанная дробь… Двоеточию предшествует пауза — совсем крохотная, — но ее достаточно, чтобы привлечь внимание к тому, что будет сказано далее. Например: «The message we want to send is: international».

Не бойтесь запятых!

Большинство деловых людей теряются, когда речь идет о запятых. Почему? Запятые пугают — слишком много правил, слишком много исключений. Авторы, которые боятся запятых, не знают, что в деловой переписке используются стандартные фразы, которые не отличаются разнообразием. Поэтому правил, которые нужно выучить, не так много.

Не забывайте ставить запятые перед союзами

и союзными словами

Аббревиатура FANBOYS поможет вам запомнить слова, перед которыми ставится запятая, если они соединяют части сложного предложения: For, And, Nor, But, Or, Yet, So.

(Простое предложение), for (простое предложение).

, and

, nor

, but

, or

, yet

, so

Запятая появится, к примеру, в таком предложении: «We have added 6 reams of Safe Bleach Paper, and we will group the order together for shipping». Используйте запятую при перечислении позиций в списке В предложении «We have also added 3 boxes of red roller pens, 1 box of pencils and 1 electric sharpener» запятая не стоит только перед союзом «and». Запятая, которая ставится (или не ставится) перед союзом «and», перед последним пунктом в списке, называется серийной запятой. Обычно ее используют, чтобы избежать разночтений. К примеру, в предложении: «We have also added 3 boxes of red rollerpens, 1 box of number 2 pencils, and black and white tape», — она отделяет последний пункт в списке.

Отделяйте запятой придаточные предложения

Нередко придаточное предложение начинается словами «although», «because», «since», «when» или «if». Например: «Since you indicated that you need the products as soon as

possible, I have sent them by 3-day surface mail». Вводные предложения могут начинаться с ing-овых форм: «Considering that the holidays are over, I don’t think there will be any hitches».

Избегайте пассивной формы глагола

Активная форма глагола бодрит. Пассивная наводит скуку. В большинстве случаев пассив — это табу. Он делает фразы тяжелыми и запутанными. Как опознать фразы с пассивной формой глагола? Их основные признаки — подлежащее не совершает действие, а подвергается воздействию; глагол to be и предложные обороты со словами by или in в конце. «The discount was offered by the manager» — пассивная форма. «The manager offered the discount» — активная. «A salad is being featured in the Lunchbox» — пассивная. «The Lunchbox featured a salad» — активная. Разумеется, иногда без пассивной формы не обойтись, но такие случаи редки. Общее правило: всегда старайтесь заменять пассивные формы активными.

Задумайтесь о модальных глаголах

Речь идет об особой группе глаголов, которые появились в английском языке в незапамятные времена. Присмотревшись к ним, вы заметите, что они довольно странные. Модальный глагол «will», к примеру, в прошедшем времени превращается в «would», что совсем не похоже на привычные формы — например, «walks» и «walked». Несмотря на необычную структуру, модальные глаголы используются очень часто. Мы употребляем их на каждом шагу, поэтому даже иностранцы привыкают к ним в два счета. К модальным глаголам относятся can/could, may/might, will/would, shall/should и must. Иногда в этот список включают «have», «ought» и несколько других, которые не являются модальными в строгом смысле слова.

Не злоупотребляйте модальными глаголами

Модальные глаголы — неотъемлемая принадлежность речи, но это не значит, что нужно употреблять их постоянно. Если в них нет особой нужды, ограничьтесь простым глаголом,

обозначающим действие. Вместо «I would phone frequently» напишите «I phoned frequently».