Как организовать рабочий процесс и работу команды в онлайн-школе

(хранение информации, порядок в рабочих процессах и снижение времени на контроль и постановку задач сотрудникам)

Клиент:

Онлайн-школа иностранных языков, с командой в 6 человек - в процессе работы штат был увеличен до 11 человек.

📌Задача:

  1. Координация команды (работа с командой и подрядчиками, чтобы они были вовлечены на 100% и показывали результаты)
  2. Маркетинг (Настройка воронки продаж, прогревы, статистика и аналитика)
  3. Оперативное управление: порядок в проекте и окупаемость запуска за счет эффективности сотрудников.
  4. Проектное управление (прекращение тушения пожаров)

📆 Срок сотрудничества и реализации:

с 10.06.2021 по 22.10.2021 гг (4,5 мес)

Было:

  • приходилось многое держать в голове, чтобы не забыть (т.к. некуда было выгрузить инфо), эффективность снижается в разы в таком случае
  • начинался поиск обсуждения путем долгого поиска в карточке или разархивации в Трелло (Задачи терялись в ворохе сообщений, Сложно быстро найти нужный файл, Сгорало драгоценное время всей команды на прочтение простыни переписок)
  • коммуникация (постановка задачи, ссылки на док-ты, обсуждение рабочих моментов) между сотрудниками в личных диалогах мессенджеров или в комментарии карточки Трелло.
  • постоянное (а пришли еще раз то письмо, не могу найти, а не помнишь когда ты его писал-не могу найти)
  • сотрудники не ощущали себя частью большого коллектива
  • блогер был полностью в операционной деятельности школы, и не могла думать о том, куда двигаться, как расти. Блогер выгорает и бизнес, взращенный годами теряет интерес и прибыль.

Стало:

  • В команде есть регламенты и прописанные бизнес-процессы
  • Каждый участник понимает, как влияет на результат и какие задачи перед ним стоят
  • Все косяки дают четкий маяк, как надо улучшить процесс и куда расти
  • Фиксируем цели и ценности компании
  • Приоритезируем задачи
    Когда мы разобрались с миссией и ценностями компании, нам будет проще расставить приоритеты по задачам
  • Ставим цели по методу OKR
  • Внедряем дорожные карты
  • Внедряем Agile-подход
  • Расширяем инструментарий для совместной работы
  • Делаем митинги продуктивными
  • Выстраиваем грамотный онбординг??
  • Создала чек-листы для сотрудников
  • Внедрила проведение ретроспектив и получение обратной связи

Для чего: я внедрила организация рабочих процессов?
1. Освобождается голова от бесконечных попыток помнить все
2. Выстраивается эффективное общение внутри команды
3. Постановка задач строго по SMART:
3.1. Что сделать?
3.2. Когда сделать
3.3. Какие будут последствия если задачу не сделать
3.4. Какие критерии качества выполнения задачи

Н-р, Оформить гайд урока №4 до 16:00 20/11, иначе урок не выйдет в срок. Текст прилагается, гайд должен быть оформлен в фирменном стиле без ошибок.

📝 Что сделала:

1. Сформировала идеологию компании и ознакомила с сотрудниками:

Для чего:
1. потому что первый шаг для продуктивной работы всей команды — разобраться в миссии и ценностях

2. для погружения сотрудников в идеологию проекта,

3. для донесения ценностей, миссии и долгосрочной цели

4. для понимания сотрудниками как они могут помочь достичь эту цель

Миссия, принциципы, и цели компании

2. Для оценки важности и срочности выполняемых задач:

в команде ввела планирование задач по матрице Эйзенхауера

Для чего:
После того как мы разобрались с миссией и ценностями компании, нам будет проще расставить приоритеты по задачам

формат схемы распределения приоритетов по задачам

3. Для постановки задач сотрудникам:

Сформировала файл, куда внесла все задачи, начиная с общих целей компании, потом декомпозируя эти цели для каждого отдела, а затем сотрудника

Для чего:

для понимания к какой категории и для чего выполняем задачи в данный момент

карта ключевых целей и метрик показателей в компании

4. Для внедрения дорожных карт:

Внедрила таблицы дорожных карт в рабочих процессах команды

Для чего:

для понимания четких действий, и что за чем следует

Дорождная карта систематихации бизнеса

5. Внедрила Agile-подход

Для чего:

1. Для измерения нагрузки на исполнителя прекрасно справилась программа MS Project

2. Для оценки и расчета времени на будущие задачи


6. Расширила инструменты для совместной работы команды

Для чего:

Все файлы/документы/таблицы сохранила в сервисе Notion со ссылками на документы в облачном хранилище.

Это позволяет иметь доступ сотрудникам, работающим в разных часовых поясах, и не имеющих возможности контактировать.


7. Ввела проведение ретроспективы и получения обратной связи

Для чего:

Для отслеживания результатов выполненных работ (План-Факт), что удалось выполнить, что не удалось - какие выводы имеры необходим предпринять.


8. Для организации данных

взяла за основу систему, которая состоит из 3-х ключевых типов данных сервисов:

Для чего:

  1. Облачное хранилище файлов - Google disk (для доступа и работы к файлам всех сотрудников с любого устройства)
  2. Таск-менеджер (электронный блокнот) Notion и Trello (он ранее был, просто его усовершенствовала)
    (для создания каталога, содержания всей информации, которая есть в компании и позволило легко объединить в одну структуру то, что хранится в разных местах, существует в разных форматах)
  3. В качестве электронного планировщика составила задачки в виде чек-листа в карточке проекта в Трелло с упоминание ответственного и дедлайна.

Чем удобен Notion:
1. Можно справиться самостоятельно, без привлечения доп.услуг специалистов
2. Интуитивно понятный интерфейс
3. Гибкая и адаптивная структура
4. Выгрузить всю информацию, свести все из разных источников, структурировать и
объединить в одном месте, чтобы упростить и оптимизировать вашу работу и 
работу вашей команды
5. Собрала всю информацию о компании в одно место: 
5.1. По личному бренду
5.2. По распаковке личности
5.2. По целевой аудитории покупателей продукта


9. Для упрощения работы и эффективности результата для контента

Для чего:
в блоге создала отдельный канал для того, чтобы:

  1. Создать экосистему контента, касающуюся прогрева и сториз
  2. Все сториз, сценарии для сториз,. контент для постов все вместе

В целях стремления оптимизации коммуникации:
1. выгрузили и собрали инфо об блогера и продюсера в одно место и чтобы у сотрудников был общий доступ к информации

2. В команде была правильная коммуникация и сотрудники постоянно не дергали и не отвлекали друг друга по повторяющимся запросам

  1. Оптимизировать все рабочие процессы

10. Для организация работы в команде:

  1. Сделала минимальное описание должностей для разграничения зон ответственности
  2. Прописала зоны ответственности каждого сотрудника в MS Project
  1. Выстроила структуру подчинения
  2. Составила иерархическую структуру работ и сгруппировала функционал сотрудников отделов в задачи
оргструктура задач и процессов
  1. Выстраивала между людьми корректную коммуникацию, чтобы в команде у всех было win- win в работе в команде и над задачами бизнеса, к-рые я ставила
  2. Интегрировали и сконцентрировали заявки/заказы/оплаты клиентов, поступающие из разных каналов в CRM систему Bitrix24:
Заявки/заказы/оплаты, распределены по этапу воронки в CRM системе
  1. Все материалы/файлы, необходимые для адаптации новых сотрудников и действующих сотрудников сохранила в "Папку сотрудника" в Notion, что позволило легко адаптироваться в коллективке новому специалисту и не возникало доп.вопросов:
Папка сотрудника ч.1

Для чего:

Сотрудники не понимали за какую задачу и от кого (блогер или маркетолог) браться выполнять, возникали спорные ситуации, а по любым вопросам все сотрудники бежали к блогеру.

Блогер вместо того, чтобы заниматься развитием бизнеса решал вопросы и тушил пожары.

Далее у владельца школы не хватало сил и времени управлять школой в ручном режиме.

Почему? Потому что, когда нет прописанной структуры и закрепленных обязанностей, сотрудники делают ту работу, которая для них проще и понятнее, вместо той к-рую нужно.

Карта-оргструктура задач, ценного конечного продукта и ключевых показателей эффективности сотрудников
  1. Создала структуру и Ценный конечный продукт и ключевые показатели эффективности каждого сотрудника
  2. Ввела должностные инструкции, в ней прописала:
    1. ответственность и обязанность сотрудника
    2. способы действия на каждом этапе
    3. конечный результат
    4. показатель эффективности
    5. оргструктуру: кто и кому подчиняется
список доожностных инструкций


11. Для мотивации и ответственности сотрудников:

  1. Ввели мотивация за оплату труда (Фикс + КПЭ)
  2. Ввела плановые встречи на регулярной основе для обмена информацией с командой - В результате повысилось доверие, снялся базовый барьер безопасность в компании, сотрудники почувствовали свою ценность и стали вовлечены в процесс.
  3. На регулярной основе в рабочем чате публиковала хвалебные сообщения о заслугах сотрудников, н-р. крупная продажа (с целью прелюдной похвалы и признания заслуг)

🧮 Результат:

  1. Блогер перестала делать все сама, быть в проекте 24/7, разгрузила себя, успешно делегировав задачи, тем самым уделяя в день 30 мин на планерки с проектным менеджером для ознакомления с текущей ситуацией.
  2. Планирование задач и процессов решило постоянное "тушение пожаров", текучесть кадров и увеличило эффективность команды в 2 раза.
  3. Налаженные и внедренные бизнес-процессы снизили кол-во вопросов и необходимость все контролировать и переделывать работу за сотрудников. Блогер/продюсер перестала тратить на работу больше времени, чем сотрудники.
  4. В результате высвободилось до 50% времени на контент, обучающие курсы и стратегические задачи.

Кейс подготовила Инна Понтикова - project - менеджер, маркетолог, СММ-специалист.
Остались вопросы или хотите обсудить сотрудничество? Пишите:
Telegram: https://t.me/innapontik
Instagram: https://www.instagram.com/inna_pontikova/