Евгения Вольнова: как онлайн-школе нанимать самозанятых и не влететь на штрафы от ФНС
Евгения Вольнова — основатель и руководитель компании по юридическому сопровождению онлайн-проектов Uristinfobiz. Налоговый консультант, аккредитованный член палаты Налоговых консультантов РФ. Больше 10 лет специализируется на сфере онлайн-образования, e-commerce.
Почему тема с самозанятыми стала актуальна именно сейчас?
Самозанятость как налоговый режим появилась в 2019 году. Как-то эта вся система работала, кого-то Федеральная налоговая служба (ФНС) проверяла, кого-то нет, все шло в режиме «как-то».
В марте 2024 года вступили в силу положения нового закона, согласно которым в каждом регионе появляются Межведомственные комиссии. Это структура, которая в числе прочего будет собирать и анализировать информацию о тех, кто работает с самозанятыми.
И если раньше у ФНС рук не хватало, чтобы проверить всех, то сейчас эти руки появляются.
Главная особенность состоит в том, что проверять будут за 3 предыдущих года. То есть предпринимателям, если они работают с самозанятыми, нужно исправлять документы и сейчас, и работать в дальнейшем грамотно, и исправить все косяки за 3 последних года своей деятельности.
Это взносы по трудовому договору. До этих цифр ФНС пытается довзыскать с предпринимателя
В чем суть проблемы?
Есть отношения гражданско-правового характера, а есть трудовые.
Так вот ФНС приходит с проверкой в проект с целью переквалифицировать ваши отношения с самозанятыми из ГПХ в трудовые, чтобы доначислить НДФЛ, страховые взносы, штрафы, неустойки на всю сумму неуплаченного налога.
На что чаще всего смотрят госорганы:
2. Получают информацию от самих самозанятых и от проектов, к которым приходят с проверкой.
Есть определенная группа признаков, которые отличают отношения ГПХ от трудовых:
Что делают предприниматели? Пытаются переводить своих самозанятых сотрудников в ИП. Но это не имеет никакого смысла, так как проверка идет за 3 года, договоры с самозанятыми уже были и выплаты по ним производились.
Сейчас важно понять признаки переквалификации отношений и сделать так, чтобы у вас в отношениях их не было. Для этого нужно поднять всю документацию за 3 года и навести там порядок.
Совокупность доказательств собирается из совершенно разных источников. Это сами документы, это допросы самозанятых, анализ деятельности и даже объявления, которые вы размещаете для поиска специалистов.
Поэтому нужно четко понимать, какие формулировки лучше не писать. Например, часто встречается фраза «Оформление только по самозанятости», что уже указывает на обязательное условие для сотрудничества.
Нужно искать именно подрядчиков, а не работников, если в штат оформлять их не собираетесь.
Также стоит исключить формулировку в договоре или вакансии, что если человек снимется с самозанятости и не предупредит об этом, то будет обязан заплатить штраф. Налоговая может трактовать такую формулировку как принуждение к оформлению самозанятости.
Может, лучше закрыть ООО и открыть заново, чем лопатить документы за 3 года?
С ООО, возможно, так будет выгоднее. Но проблема в том, что 90% инфобизнеса — это ИП.
И если вы не собираетесь закрывать свою деятельность совсем, то лучше перелопатить документы за 3 года по собственной инициативе, чем по принуждению ФНС.
Прекращение статуса ИП не освобождает гражданина от исполнения налоговых обязательств, возникших в период предпринимательской деятельности. ФНС сможет провести проверку в отношении такой деятельности, а также сможет и принудительно взыскать задолженность.
А как правильно оформлять отношения с самозанятыми?
Заключать с каждым самозанятым договор.
Составлять документы на каждую выплату, в идеале — это заказ и акт. Например, вы раз в месяц выплачиваете деньги самозанятым, перед выплатой необходимо иметь заказ и акт.
Подбить акт, заказ и чек в зависимости от характера деятельности самозанятого по каждому такому самозанятому за все время работы.
В чеке самозанятый должен указывать оказанные услуги и тот ИНН, с которого приходит ему оплата.
То есть суть работы с документами за 3 года — это найти вот такие косяки и подбить их исправление в договор
ФНС может вызвать самозанятого для уточнения деталей по проверке. Налоговые инспекторы чаще всего задают вопросы, в которых уже содержится «правильный» ответ.
Проверяющие: «Как давно вы работаете у ИП Иванов И.И.?»
Правильный ответ самозанятого: «Я не работаю у Иванова, я сотрудничаю с ним как подрядчик».
Но человек неподготовленный ответит: «С мая прошлого года»,— то есть подтвердит трудовой характер отношений.
Чтобы таких подводных камней избежать, единственный выход — это выстроить изначально грамотную работу с самозанятыми.
- убрать любые формулировки в общении из Трудового кодекса;
- поговорить с ними и объяснить, что самозанятость выгодна и им, и вам. Как минимум потому, что налогов самозанятые заплатят меньше.
И когда самозанятый будет сидеть в кабинете у налогового инспектора и давать пояснения, он уже будет отвечать не потому, что работает на «плохого жадного дядю», а потому, что защищает и свои интересы тоже.
Это говорит о том, что необходимо работать со своими самозанятыми, выстраивать взаимоотношения таким образом, чтобы каждый самозанятый понимал, почему он оформлен именно так. И главное, что это выгода не только наша, но и его.
У большинства инфобизнесменов сейчас очень много пробелов в вопросах работы с ними. Существуют отделы, руководители отделов, должностные инструкции — и переквалифицировать ГПХ отношения в трудовые в этом случае не составит труда.
Свежие примеры из практики с неочевидными нарушениями
Ребята ведут проект и решают разбить его на 2 ИП.
Ходит легенда, что если у самозанятого не один заказчик, то это очень хорошо и никаких проблем с ФНС не возникнет.
На основании такой легенды ребята приняли решение платить самозанятым сначала с одного ИП, потом с другого. Но проблема в том, что они не посмотрели на этот вопрос шире.
Один из признаков налогового дробления — это наличие общих подрядчиков. Тем самым ребята только подсветили: «Уважаемая ФНС, мы тут дробим, если что».
При этом сами самозанятые путались, с какого ИП им приходит оплата, и в чеках могли указать услуги для одного ИП, хотя оплата была от другого.
Некоторые самозанятые вообще не выбивали чек. И ребята просто проигнорировали этот момент, считая, что это проблемы самозанятого и его штрафы. Но на самом деле самозанятому проще пойти в суд и признать отношения трудовыми, чем платить штраф в размере его годового дохода. И тогда это превращается в проблему предпринимателя.
Что делать прямо сейчас и как работать с самозанятыми в новых реалиях:
- Необходимо проверить всю документацию за предыдущие 3 года работы с самозанятыми и навести там порядок:
- создать единый документооборот по работе с самозанятыми. Все документы должны находиться в одном месте, быть правильно сформированы и грамотно оформлены с точки зрения закона. А также необходимо вести учет всей документации;
- проверить договор на предмет формулировок из ТК РФ. В зависимости от того какого рода услуги оказывает вам самозанятый будет зависеть форма договора и формулировки в них. Также необходимо во всех договорах исключить формулировки, которые могут каким-либо образом намекать на трудовые взаимоотношения.
- проверить формулировки в переписке с самозанятыми и вакансиях, которые вы размещали на сайтах;
- исключить из документооборота любые файлы, которые даже косвенно могут указать на трудовой характер: должностные инструкции, расписание, график выплат и т.д. Четко разобраться какие файлы могут создаваться и с какими названиями, а какие нужно избегать;
- подбить акт, заказ и чек в зависимости от характера работы сотрудника по каждому сотруднику за все время работы. Проверить формулировки и даты. Все документы должны совпадать друг с другом и «биться»;
- проверить правильность оформления и наличия чеков. В чеке самозанятый должен указывать свою функцию и тот ИНН, с которого приходит ему оплата.
2. С сегодняшнего дня вести документооборот с самозанятыми грамотно. Важно не только исправить документы за предыдущие 3 года, но и продолжать вести его правильно с точки зрения закона.
3. Провести беседу с самозанятыми на момент сотрудничества, рассказать все нюансы проверок, объяснить, что такой налоговый режим важен и выгоден в первую очередь для него, так как налогов он платит меньше. Важно показать, что с этого дня вы в одной лодке и если проблемы возникнут у вас, то и у самозанятого они тоже будут. Дайте им вводные о том, как строить диалог с налоговым инспектором, если тот вызовет самозанятого на беседу в ФНС. расскажите про профессиональные уловки налоговиков и как самозанятый должен на них отвечать.
Для проработки всех вышеперечисленных пунктов нужно понимать нюансы. Мы уже подготовили всю подробную информацию для вас.
Собрали все необходимые документы, отразили все подводные камни, разложили по полочкам все нюансы. Просто создали подробную инструкцию, что делать, и как работать дальше, чтобы не страшна была ни одна проверка.
3-х дневный интенсив «Как работать с самозанятыми в новых реалиях»
Четкое пошаговое руководство, где вы сможете провести чек-ап своего проекта, выявить слабые места и устранить их в самое ближайшее время, плюс получить ответы на самые популярные и неочевидные вопросы.
Забрать интенсив
За 3 дня интенсива вы узнаете:
Забрать интенсив по работе с самозанятыми
После этого интенсива вам больше не нужно будет проходить дополнительные обучения, искать других экспертов или изучать законодательство.
У вас в руках все инструменты, которые помогут пройти проверку ФНС спокойно и грамотно, не набрав штрафов и дополнительных налогов.
А теперь ответьте себе честно всего на 3 вопроса:
- Уверены ли вы в том, что если прямо сегодня вы получите письмо из ФНС с просьбой предоставить пояснения и дополнительные документы по работе с самозанятыми, вы легко сможете это сделать?
- Ваши самозанятые готовы к беседе с налоговым инспектором, знают нюансы разговора и не окажут вам медвежью услугу, после которой ваши отношения могут быть переквалифицированы из гражданско-правовых в трудовые и доначислены налоги и штрафы?
- Прямо сейчас на каждого самозанятого, с которым вы сотрудничаете, у вас есть правильно оформленный договор, чек, акт и заказ, а также полный пакет документов за предыдущие 3 года работы?
Если вы хотя бы на один вопрос ответили «НЕТ», то забирайте свой пошаговый план, как наладить работу с самозанятыми в ближайшее время и работать спокойно, не боясь проверок со стороны ФНС или Межведомственной комиссии.
Забрать интенсив по работе с самозанятыми
«Я лучше найму опытного юриста, чем сам буду разбираться в юридических тонкостях»
Безусловно, вы можете нанять юриста для работы. Только помните о том, что не все юристы компетентны именно в вопросе работы с самозанятыми.
Вам нужен юрист, который специализируется на этой теме, разбирается в нюансах, тонкостях, отслеживает последние изменения в законодательстве, имеет успешные кейсы и хорошую судебную практику. Такой специалист стоит недешево.
Со своей стороны я могу вам гарантировать, что интенсив построен очень простым и понятным языком, который поймет даже ребенок и тот, кто никакого отношения к юридической сфере не имеет.
Я привожу понятные и наглядные примеры, отвечаю на частые вопросы, раскрываю нюансы и даю подробные схемы разборов ситуаций. Ваша задача просто применить полученные знания в своем проекте. Просто делайте раз, два, три.