Без воды

Введение: «Кто такие первые лица?»

Те люди, которые принимают в какой-либо организации серьезные решения и занимают высокие посты – это первые лица. Первое лицо может быть у государства, у компании или фирмы.

Помимо высшей ступени какой-либо иерархической системы, первым лицом может быть и сторонний человек, который занимает высокий пост в отношении какого-то проекта, например – серьезные инвесторы или партнёры фирмы.

Вне зависимости от того, о каком именно первом лице идёт речь, форма работы с такими людьми остаётся одинаковой и на это есть одна конкретная причина.

Дело в том, что первые лица – это люди с патологической нехваткой времени, именно поэтому обращаться к ним полагается строго в письменной форме, через запросы, обращения, заявления и с помощью письменных отчётов.

В работе с такими людьми необходимо иметь достаточную грамотность в составлении и написании разного рода документов, ведь если вы не будете иметь достаточный навык, ваше предложение или заявление может попросту улететь в «долгий ящик».

К счастью, этот навык можно с лёгкостью развить.

И начать своё развитие стоит с понимания самих первых лиц, с того мира, в котором они работают.

Люди такого высокого полёта уже не решают маленькие вопросы и не откликаются на мелкие предложения. Их мышление носит масштабный характер, а это значит, что и ваше предложение должно быть масштабным или, хотя бы, казаться таковым. Их интересуют великие победы и совершенно не интересуют препятствия.

Именно из-за своего взгляда далеко в будущее и нацеленности на результат, им важнее всего та выгода, которую они будут иметь в итоге, а не то, насколько хорошо сотрудник работал. Поэтому, многие начальники – это крайне нетерпеливые и нервные люди, которые ломятся вперёд, к своей цели. Отсюда вытекает следующее правило – нельзя бежать сломя голову вслед за ними, давая невыполнимые обещания. Жёсткие и реалистичные сроки исполнения – вот то, на чём вы должны настаивать.

Помните также о том, что руководителя всегда будет интересовать «цена вопроса», о котором вы говорите с ним. Этот факт берет свои корни в прагматизме этих людей, который, во многом, стал подспорьем их успешности. Поэтому, при разговоре с ними, сразу же давайте им всю информацию по поводу того, сколько именно будет стоить ваш проект.

Во многом своим успехом первые лица обязаны также своей критичности, которая помогла им стать «самой сильной акулой» в беспардонно-жестоком мире бизнеса. Эти люди не доверяют людям, они доверяют фактам и цифрам, тому, что поддаётся проверке. Они не понаслышке знают о том, что люди чаще всего скрывают возможные риски или игнорируют их, поэтому они поддают любую идею сомнению и критике. Об этом стоит помнить.

Но и полностью стереотипными образы первых лиц назвать нельзя. Каждый из них, в силу своей развитости, обладает уникальными чертами, методами и своим набором особенностей, каждую из которых стоит учитывать. Потому, перед тем, как писать первому лицу, нужно понять, какой он человек и чем оперирует в сфере своей деятельности.

В своей книге автор даже рекомендует использовать существующие типологии личности, такие как индикатор типов Майерс-Бриггс (MBTI), типологию Д. Гайера (DISC), типологию менеджерских ролей И. Адизеса, типологию командных ролей Р. М. Белбина.

Часть первая: «Как правильно формулировать цель вашего послания»

Из описания первых лиц можно сразу понять, как именно должен быть сформулирован документ, который вы хотите прислать первому лицу.

Это должен быть документ с четко прописанной, ясной формулировкой, с понятной и грамотно выстроенной структурой. Текст должен быть коротким и понятным, без «воды» и бесполезной информации.

Как утверждает сам Павел Безручко: “Цель автора – не просто проинформировать, представить данные, а помочь первому лицу сделать полезный вывод (для улучшения ситуации)”

Итак, прежде всего, сформулируйте основной посыл документа, его цель.

Когда вы формулируете цель, нужно исходить из реакции адресата, которую вы хотите от него получить.

Вам нужно, чтобы на ваш запрос поступил прямой ответ? Или вам нужно, чтобы вам предоставили средства для совершения каких-то действий? Или же ваша цель - это утверждение вашего предложения?

Ваша цель должна быть соразмерна той ситуации, в которой находится компания. Цель не должна быть слишком большой или чересчур маленькой, так как первое просто невозможно, а второе не будет воспринято всерьез. Однако, если цель слишком большая, есть выход: просто разделите большую цель на обоснованные промежуточные этапы средних размеров и отправляйте в предложении именно их. Если же ваша цель не соответствует интересам адресата, он сочтет содержание документа бесполезным. Чтобы этого избежать, добавьте к изложенным фактам краткий анализ. Или предложите свои выводы, концепцию решения проблемы, а возможно, и конкретный план действий. Чтобы при этом не показаться слишком навязчивым, используйте подход “Плюс шаг”, предложенный Марком Розиным. Делайте всегда ровно на один шаг больше, чем от вас требуют. К примеру, если у вас запрашивают некие данные, предполагается, что вы их проверите, структурируете и проанализируете. Вдобавок к этому сделайте еще один шаг: сообщите первому лицу о своих выводах, если они могут быть ему полезны. Идти в этом случае дальше, предлагая решение или план, уже не следует.

Часть вторая: «Структура – это важно»

Самые лучшие деловые тексты обладают грамотной и выверенной структурой, благодаря которым текст становится понятным и легкодоступным для адресата.

Вам необходимо выделить основные мысли вашего послания, сразу определиться с их последовательностью и решить, какой из пунктов нужно будет конкретизировать.

Свой работу начинайте с выстраивания иерархии высказываний. Для этого можно использовать метод, предложенный Барбарой Минто в книге “Принцип пирамиды Минто”. Он основан на трех универсальных принципах составления любых документов.

Первый принцип гласит, что первостепенная идея должна обобщать все второстепенные. Второй принцип говорит нам о том, что разные идеи внутри одной смысловой группы должны быть связанны логически. Третий принцип утверждает то, что идеи в одной смысловой группе должны быть также взаимосвязаны на основе логики.

Также помните, что, поскольку вы обращаетесь к первым лицам, для этого должна быть причина. Её можно обосновать в двух-трех предложениях перед началом основного текста, но не нужно сильно увлекаться этим.

В основном тексте не должно быть много главных мыслей. Если мысль нацелена на достижение конкретной цели, на которой основан вообще весь документ, то именно ей и нужно оперировать в тексте, ничего другого быть не должно. Если же главных мыслей несколько, они должны учитывать все самые важные аспекты документа, но при этом ни в коем случае не должны пересекаться между собой.

В вашем обращении самые главные мысли должны быть понятны уже с самого начала текста. Они должны, как заголовок статьи в деловом издании, сразу давать четкое представление о цели и содержании документа. Например: “На одобрение: план мероприятий по предотвращению снижения добычи нефти на Кривцовском месторождении”.

Если вы совершенно не знаете, какую информацию нужно включить в обращении по какому-то очень важному вопросу или не знаете, какую именно информацию нужно указывать в вашем обращении, автор книги предлагает использовать методологию обратного контакта.

Представьте, что первое лицо уже сидит перед вами и вы высказываете ему своё предложение. Как вы думаете, какие именно вопросы он задаст вам по теме вашего проекта?

Выпишите эти вопросы на листок бумаги и дайте подробный ответ на каждый из них, а затем укоротите данные ответы и составьте из них логический текст. Будьте уверены, с помощью этого метода вы гарантированно попадёте в цель и дадите всю нужную информацию, главное здесь – не спешить и продумывать, о чём на самом деле может спросить вам человек такого полёта при вашем обращении.

Часть третья: «Меньше оценок и больше конкретики»

Ваша основная задача – это донести до начальника всю правду, какую только можно и нужно, без утаиваний и преувеличений. Помните о том, о чём мы говорили вначале текста, первые лица – это прагматики, об этом нужно помнить. Поэтому просто холодно и спокойно предоставьте вашему начальнику информацию по важному вопросу и дайте ему самому выбрать свою реакцию.

Обязательно помните, что все ваши соображения предстанут более убедительными, если вы подкрепите их конкретными цифрами и фактами.

Постарайтесь избегать размытых формулировок: не “мы несем большие убытки”, а “наши убытки составили 1,5 миллиона рублей”. Сторонитесь и оценочных суждений, таких как плохо или хорошо, эффективно или неэффективно. Такие суждения всегда субъективны, и первые лица им не доверяют, предпочитая делать выводы самостоятельно. Не приветствуются и широкие обобщения. Высказывания типа “во всех организациях принято то-то” ничего не объясняют, а лишь вызывают вопросы. В каких это всех? Откуда вы это взяли?

Очень распространенная проблема – это случайное или намеренное «упущение информации». Например, куда-то пропадет обозначение единицы товара или дата предоставления счёта, а между тем, вся эта информация, во-первых, отражает ваш профессионализм, а во-вторых моментально выстраивает ваш образ в голове первого лица, обозначает степень доверия к вам не только как к сотруднику, но и как к человеку.

Часть четвертая: «Понятный и короткий текст – это сильный текст»

Помните, что вы пишете своё обращение к первому лицу.

Информация должна быть подана в сухом и простом виде, который бы был максимально прост и понятен. Поэтому, при создании текста, не пользуйтесь витиеватыми формулировками и заумными выражениями. Просто будьте проще.

Все, что от вас требуется, – это обозначить для получателя документа проблему. Иногда для этого необходимо хорошо исследовать ситуацию, “выйти в поле” – туда, где проблема проявляется наиболее остро. Формулируя проблему, будьте как можно более честными в своих словах, а также трезвыми в своих суждениях.

Степень понимания текста растёт от неправильного расположения частей предложения.

Короткий пример: “Наблюдается постоянный дефицит товара на складе, приводящий к многочисленным задержкам в поставках клиентам, который является следствием принятого решения об изменении порядка оплаты заказов”. Излагайте мысли прямо и последовательно: “Правление компании приняло решение об изменении порядка оплаты заказов. Это решение привело к постоянному дефициту товара на складе. Дефицит товара влечет за собой многочисленные задержки в поставках клиентам”. Используйте схему “субъект – действие – объект”, лучший пример из школьного учебника - “Мама мыла раму».

Запомните, что если ваша профессиональная терминология не знакома адресату, то лучше всего от неё и вовсе отказаться, заменив её на более простые выражения и слова-синонимы, понятные всем и каждому. Если не использовать термины нельзя совсем, вы можете приложить к письму краткий словарь, это не будет оскорблением.

Когда сам текст уже написан, его необходимо сократить.

Для того, чтобы сокращать максимально эффективно, нужно разбираться в вопросе полностью, насколько это возможно. В таком случае вы сразу поймёте, какая информация самая главная, а без какой точно можно обойтись.

Если вы имеете шанс ещё сильнее ужать текст, не потеряв при этом посыл и суть, то смело делайте это. Вы можете пользоваться таблицами и диаграммами, схемами и графиками, если это поможет вам сделать информацию более доступной.

Если ужать текст уже не получается или это невозможно изначально (такое бывает в случае с особенно-крупными предложениями, где документ содержит действительно много данных), то добавьте к основному тексту лёгкую выжимку, форматом не более листа А4. Содержание этого листа должно быть самостоятельным и легким текстом, который является дополнением к основному предложению, такой лист обычно помещается перед основным документом и оглавлением, сразу после обложки.

Писать письма первым людям из любых сфер – это очень простое действие, доступное каждому.

Прямо сейчас у вас в руках появились все нужные инструменты для того, чтобы достучаться до тех, кто стоит во главе этого мира.