СЭД – 20 лет! Вспоминаем вехи славного пути
В этом году корпоративная Система электронного документооборота (СЭД) отмечает свое двадцатилетие. В 2004-м все начиналось с десятка пользователей, а сегодня это рабочий инструмент для 9,5 тыс. сотрудников. По случаю юбилея решили представить вам автора, рассказать о команде, которая сегодня поддерживает и развивает систему.
Автора!
Константин Лихачёв, архитектор СЭД Группы внутреннего документооборота ОРЭД ЦКОУР УРИС ДБТ:
«Пилот СЭД мы запустили 24 февраля 2004 года и начали тестировать на десятке пользователей. Тогда это была просто библиотека организационно-распорядительных документов (ОРД) с возможностью поиска. Но и в таком виде СЭД стал большим подспорьем для бизнеса. Потому что Компания стремительно росла, внутренний документооборот усложнялся. Управляться с ним вручную становилось решительно невозможно! До появления СЭД все согласования распоряжений и приказов проходили по электронной почте. Представьте себе: вы готовите документ, рассылаете его письмом всем согласующим, тщательно сохраняете у себя все ответы, а потом отправляете итоговый документ по списку рассылки. После этого пользователи сохраняют документ в свой архив на компьютере, если хотят, чтобы он всегда был под рукой. Это была очень неудобная система делопроизводства. К запуску СЭД нам пришлось по фрагментам, из разных источников собирать единый архив документов с 2001 года.
СЭД – это полностью наше, «самописное» программное обеспечение на языке программирования PHP. Все эти годы мы развивали систему под потребности бизнеса. И постепенно СЭД превратился в нечто гораздо большее, чем просто библиотека внутренних документов. Мы почти сразу же пошли по пути тесной интеграции с другими системами, используемыми в «Комусе», – в первую очередь, с «Элитой». По моим воспоминаниям, первым в интеграции с «Элитой» мы реализовали процесс по работе с просроченной задолженностью (ПДЗ). Научились получать из «Элиты» данные по партнеру, придумали, как формализовать процедуру: какую заявку нужно оформить, чтобы запустить процесс истребования ПДЗ, какие еще документы в этом участвуют. Аналогичный, но уже более современный механизм существует и сейчас в заявке на взыскание ПДЗ. Затем добавили в СЭД функцию согласования договора о предоставлении товарного кредита партнеру. Эта формализованная заявка была примечательна тем, что данные уже не только получались СЭД из «Элиты», но и записывались в нее. То есть был налажен двусторонний обмен между системами.
На сегодняшний день интеграция с «Элитой» у нас такая, что непонятно, где кончается одно и начинается другое. СЭД работает со справочниками «Элиты» как со своими собственными. Выпадающий список на экранной форме документа «смотрит» прямо в «Элиту». То есть нарисовалась форма, система взяла из «Элиты» данные и показала. Например, пользователь оформляет заявку на товарный кредит в СЭД и вводит код партнера. В документ сразу же подтягивается информация по партнеру из «Элиты»: название, ИНН, кто у компании торговый представитель, вся атрибутивная информация. Сегодня разного вида интеграции налажены с 18 корпоративными системами – от бухгалтерских до кадровых. Так, заявка на новую учетную запись автоматически создает карточку пользователя в СЭД, запись в едином каталоге авторизации, почту на сервере Exchange, подключает к интернету, и все это без участия человека».
Интересные факты о СЭД «Комуса»:
● СЭД за год регистрирует более 15 тыс. ОРД (приказы, распоряжения, информационные сообщения и т. п.) и более 1,8 млн документов, связанных с бизнес-процессами;
● СЭД поддерживает более 140 рабочих бизнес-процессов;
● СЭД интегрирован (то есть осуществляет обмен данными) с 18 системами, которые используются в Компании;
● Файловое хранилище СЭД имеет объем 8 терабайт;
● Сопровождением и развитием СЭД занимаются 9 сотрудников.
Больше, чем библиотека
Юрий Пантюхин, руководитель Группы внутреннего документооборота ОРЭД ЦКОУР УРИС ДБТ:
«Организационно-распорядительный документооборот в СЭД сегодня составляет лишь малую долю от количества документов, которые создают пользователи в системе, – менее 1%. Несмотря на незначительную цифру, это важная часть работы по управлению деятельностью Компании. Но все остальное – поддержка бизнес-процессов. А это почти 1,8 млн формализованных документов в год! За 20 лет СЭД развился в полноценную систему класса BPM (business-process management – англ. «управление бизнес-процессами»). В ней реализовано и активно используется сотрудниками более 140 бизнес-процессов.
Может возникнуть вопрос: почему пользователю нельзя работать и оформлять служебные документы непосредственно в основной учетной системе – «Элите» (а теперь – в SAP), зачем понадобилась «пристройка» в виде СЭД? В большие учетные системы действительно можно завести процессы документооборота, но это нецелесообразно. Доработки таких систем несвойственными им функциями очень трудоемки и затратны, а у бизнес-пользователей всегда найдутся более приоритетные задачи, чем выстраивать служебный документооборот по какому-либо бизнес-процессу в учетной системе. В такой ситуации реализации приходилось бы долго дожидаться или она дорого бы обходилась Компании.
В СЭД, так как это специализированная система, сделать можно быстрее и с меньшими затратами. За годы внедрения новой функциональности для бизнеса у нас сформировался своеобразный «конструктор»: в большинстве случаев мы собираем новый процесс для пользователей из готовых «кубиков» – нужно только сделать настройки. Этим у нас в Группе внутреннего документооборота занимаются шесть системных аналитиков. Иногда какого-то элемента не хватает, и тут уже требуется разработчик, который запрограммирует его. Такой разработчик у нас сейчас в команде один.
● 2004, февраль | Пилотный запуск СЭД в «Комусе». В приказах и распоряжениях систему называют «Библиотекой общефирменных документов»
● 2004, июнь | Начало тестовой эксплуатации СЭД (Приказ № 099-04)
● 2004, декабрь | В СЭД появился модуль управления бизнес-процессами (BPM), позволяющий заполнять формализованные документы. Первыми в систему были внесены процессы ДБТ – например, оформление заявки на новое оборудование
● 2005 | СЭД интегрирован с «Элитой». Система научилась поддерживать процесс согласования организационно-распорядительных документов
● 2005-2008 | Активное внедрение новой функциональности на базе BPM-модуля и интеграции с «Элитой»
● 2009 | В СЭД запущен модуль «Проектная деятельность»
● 2010 | Запущен СЭД2 (улучшенная версия с новой архитектурой) с процессом «Паспорт маркетингового исследования»
● С 2011 | Интеграция СЭД с другими системами, используемыми в «Комусе» (в общей сложности 18 интеграций)
● С 2018 | Начало работы по интеграции с SAP системами (CRM и S/4)
SAP: интеграции и реинкарнации
Какая судьба ждет СЭД в эпоху SAP? Такая же, как в эпоху «Элиты» – судьба полезной «пристройки», которая умеет быстро давать бизнесу нужную функциональность для поддержки бизнес-процессов. Подготовительная работа по прямой интеграции с SAP (не через «Элиту») уже давно ведется. Пока полностью интегрирован с SAP S/4 процесс «Договор с поставщиками». Перевод остальных процессов на работу с транзакционными и справочными данными SAP – это колоссальная задача. Пока они работают на данных «Элиты», но после полного внедрения SAP мы полностью перейдем на данные из новой системы. Так что СЭД есть куда расти и развиваться!»
