November 23, 2017

Упрощаем рабочий процесс. Эволюция Трелло

by Екатерина Гаврилова
by Котобюро
Упрощаем рабочий процесс. Эволюция Трелло

У нас небольшое затишье. Артем не отвечает, котаны занялись личными делами и кажется, что проект застыл.

В такие моменты важно делать хоть что-то, потому что иначе легко потерять ускорение, а заново разгоняться будет очень тяжело.

Котаны не сдаются! Продолжаем работать над проектом, пока он ещё дышит. Гоша и Катя придумали новый формат подачи материала, рассказали об этом Роме и Андрею, и все сконцентрировались на работе над черновиком.

Пока поделимся своим опытом и расскажем о контроле процессов проекта.

Заблудились в дебрях гугл-дока

Сначала для планирования работы мы использовали гугл-док. С каждым днем документы все накапливались. Записи о делах были в совершенно разных документах или в разных местах одного документа. Не было ясно, кто за что ответственен, какие задачи актуальны, какие нет. Росло количество комментариев и комментариев к комментариям.

Котаны по жизни руководствуются принципом: не можешь предотвратить, возглавь! Поэтому Андрей предложил использовать Трелло для систематизации и контроля процесса. Все согласились попробовать что-то новое, потому что старое явно не работало.

Вовремя закопать неработающее в песочек — важное умение котанов.

Мы перешли к записи задач в Трелло.

Кан-кан с канбаном

С подачи Андрея мы попробовали практически классическую канбан-доску. В Трелло создали несколько колонок:

  • Информация. карточки с информацией о проекте, полезные ссылки, заметки
  • Задачи на рассмотрение. Сюда складировались все задачи, которые приходили в голову.
  • К выполнению. Сюда перетягивались из предыдущей колонки те задачи, которые выбирались на текущую неделю на еженедельном созвоне.
  • В работе. Планировалось, что котаны будут самостоятельно перетаскивать сюда свои задачи, когда начинают над ними работать.
  • Сдача. Задачи, которые надо проверить котану-приёмщику, например, редактору Роме.
  • Завершено. Приёмщик помечает задачу, как выполненную.


Новая система — новые проблемы

Все задачи уместились на одном экране. Мы оценили объем работы и смогли отслеживать, кто чем занимается.

Если логичная структура великолепно существует в среде программистов и голове Андрея, то в реальной жизни всё пошло наперекосяк.

Котаны не понимали, где искать задачи, забывали перемещать карточки, гадили мимо лотка и саботировали идеальный мир Андрея.

На созвонах было неудобно отслеживать, какие задачи были поставлены, какие выполнены, а какие подвисли.

Трелло было удобнее гугл-дока, но работало не на 100%. Пришло время эволюционировать.

Контроль времени, а не статусов

Котаны живут недельными итерациями. Задания ставятся на неделю, результаты подводятся в конце каждой недели.

Гоша с Андреем понаблюдали за схемой работы и решили поделить задачи не по статусам, а по неделям.

В начале недели создаётся колонка текущей недели, например «20 — 26 ноя».

Первой карточкой создаётся повестка встречи.

Во время ретроспективы задачи предыдущей недели просматриваются и обсуждаются результаты. Если задача не выполнена, она закрывается или переносится на текущую неделю.

В процессе обсуждения, в карточке повестки один из котанов (обычно это Андрей) записывает принятые решения.

После созвона поставленные задачи выносятся из комментариев в отдельные карточки и указывается ответственный за задачу.

Можно приступать к работе.

Работать с системой, а не над ее управлением

Канбан-доска не панацея от всех проблем. Скрам — не золотая пуля. Бейскамп — не залог успеха проекта.

Дизайнер и разработчик решают поставленные задачи с минимальными для себя усилиями.

Для управляющего, как и для проекта в целом, важно ввести систему учета и оценки задач для грамотного планирования.

Если перед началом работы дизайнеру надо заполнить три формуляра и отчитаться в трёх формах — на саму задачу не останется уже сил. Если же не вести никакого учёта — невозможно будет планировать работу и завершить проект.

Важно сохранять баланс между дизайнером и управляющим, чтобы работать было комфортно всем. При организации процесса стоит думать о возникающих проблемах и искать пути решения. Только так можно создать систему, удобную для работы, а не для управления системой.

Share to Facebook