November 5, 2017

Руководство по проведению встреч

by George Machnovetsky
by Котобюро
Руководство по проведению встреч

Котобюрошники, как и все нормальные люди, предпочитают свои грабли, а не советы умных людей.

А чё это вы здесь делаете?

Первые конференции напоминали цыганский табор. Мы перескакивали с темы на тему, решения фиксировали стихийно и куда попало. Кто-то не мог разговаривать, опаздывал и врывался в середину двухчасовой конференции с вопросом: «А че это вы здесь делаете, а?». Обсуждения шли по второму кругу.

С этим хайломесом решено было покончить.

Повестка

Котаны поднатужились, вспомнили лекции по переговорам, старину Кемпа и незаменимую в этом деле теорию Шварцшильда. Андрей предложил писать повестку встречи. Назначил встречу — будь добр чиркани в повестку вопросы для обсуждения.

Котан сказал, котан сделал. Это помогло явно определять цели переговоров и не распыляться на другие вопросы, пока не решены основные. Произошло чудо — встречи стали короче и эффективнее. Супруги и домочадцы котобюрошников высказали громкое «О, да» встречам, которые заканчивались к полуночи, а не к часу ночи.

И все же расслабляться было рано.

Во время бесед стали появляться другие проблемы: котаны забывали результаты обсуждения прошлой встречи, цели других котанов и вообще, что происходит и кто эти люди!?

Ретроспектива

Операция по внедрению ретроспективы прошла на ура.

Ретроспектива — краткий обзор целей и результатов прошлой недели. Это помогло всем участникам понять, в какой точке проекта мы находимся, какие результаты уже достигнуты, а где нужно стукнуть волшебным посохом.

Формула встречи

После набитых шишек мы вывели рабочую формулу.

Итак, эффективная недельная встреча:

  • проводится одним «мастером церемонии»
  • имеет повестку с записанными вопросами, которые надо обсудить
  • включает ретроспективу прошедшего этапа - выделяет время на обсуждение целей на следующую неделю
  • обязательно документирует все договорённости, задачи и цели на следующую неделю

Стихийность безжалостна даже к самым организованным и ответственным людям. И только проведение встреч по-котобюрошному упорядочивает хаос коммуникации, как атомы в кристаллической решетке.