Сергей Разуваев, Анна Шишкина

За 11 лет работы у авторов накопился значительный опыт - и они знают, какие системные ошибки совершают сотрудники и руководители отделов продаж в деволопменте. Сергей и Анна уверены, что их можно избежать, зная, как правильно должен функционировать отдел продаж. Проведение аудита даже собственными силами повысит культуру продаж и придаст необходимую динамику в сложный период.


🙏🏻 СПАСЕМ ПРОЕКТ "БИЗНЕС-КНИГИ"

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПОЛЬЗОВАНИЮ ИНСТРУКЦИЕЙ

Мы стремились сделать эту практическую инструкцию максимально простой и понятной, но решили, что предварительные комментарии все же не помешают.

Книга структурирована в соответствии с логикой проведения аудита: от внешних образов к внутренним процессам. И начали мы с проверки внешних параметров, таких как аудит экстерьера и интерьера офиса продаж, внешнего вида сотрудников и анализа POS-материалов1. Как театр начинается с вешалки, так и отдел продаж начинается с вывески. В продажах нет мелочей не только в том, что и как мы делаем: большое значение имеет и место общения с клиентом.

Затем мы рассказываем, как именно проводить аудит структуры отдела продаж, какие задачи должен выполнять каждый из сотрудников, потому что грамотно построенная система может решить ряд серьезных проблем, возникающих у клиента на этапе покупки квартиры.

Далее — анализ эффективности отдела продаж, бизнес-процессов и техники работы менеджеров по продажам. Профессиональные навыки наших продавцов значительно влияют на итоги переговоров, и здесь важны мотивация, системное обучение, тренировки и контроль.

Аудит отдела продаж завершается рассмотрением взаимодействия с партнерскими каналами, которое, наряду с маркетинговыми актив­ностями, должно дать дополнительный поток клиентов.

Поскольку мы писали эту книгу как инструкцию, ставилось две задачи. С одной стороны, необходимо обозначить вопросы, которые нужно задавать, проводя аудит. А с другой — дать некие тезисы и рекомендации по решению поставленных задач. Именно поэтому вы найдете в книге и то и другое. Вопросы помогут понять, на что обратить особое внимание при проведении аудита, а рекомендации дадут направления для необходимых изменений.

Удачного аудита отдела продаж!

СА­МО­ДИ­А­ГНО­СТИ­КА

Как определить, когда необходимо проводить аудит отдела продаж? По каким признакам понять, что нужна помощь?

Отдел продаж — это отдельная составная часть большого механизма компании-девелопера, поэтому, как за любым механизмом, за ним нужно наблюдать, чтобы своевременно заметить сбой в работе. Это как с автомобилем: если все в нем функционирует исправно, делаем диагностику согласно предписаниям производителя и ездим дальше. А если проверка показала, что машина нуждается в ремонте, обращаемся к специалистам, чтобы однажды на дороге не случилась неожиданная авария.

Но как часто необходимо делать самодиагностику? Что именно отслеживать? При оценке работы отдела продаж стоит анализировать лишь его методику или сравнивать внутренние факторы с показателями внешнего рынка? Что первостепенно — оценка рынка или своей деятельности? На каких уровнях нужно проводить диагностику работы отдела продаж?

Самодиагностику работы отдела продаж ежемесячно должен выполнять руководитель отдела. С одной стороны, необходимо отслеживать внешние факторы: как чувствует себя рынок недвижимости; есть активизация покупателей или, наоборот, снижение спроса; как работают агентства недвижимости; сохраняется или нет пропорция продаж первичной и вторичной недвижимости. Компании-девелоперы — наши прямые конкуренты или занимающие другой сегмент — тоже индикаторы понимания происходящего во внешней среде. Так или иначе, девелоперы общаются между собой, агентства недвижимости на организованном рынке риелторских услуг делятся информацией о спросе на тот или иной продукт. Компании, собирающие и открыто предоставляющие аналитику по рынку, есть практически в любом городе или как минимум в областных центрах, поэтому владеть ситуацией и понимать, что происходит, достаточно просто.

С другой стороны, руководитель отдела продаж должен анализировать внутренние показатели: выполнение плана, конверсию2 по основным этапам сделки, изменения по объемам входящих обращений, среднюю сумму одной сделки и среднюю стоимость продаваемого квадратного метра с учетом существующих акций и предложений, объем реализуемых квартир или квадратных метров на одного менеджера и т. д.

Если проверка по этим параметрам показывает, что ничего не изменилось или перемены произошли в лучшую сторону, значит, бизнес-процессы настроены правильно, отдел продаж работает на должном уровне. Если мы наблюдаем ухудшение в своих показателях, а остальные участники рынка недвижимости и сам рынок находятся на прежней или лучшей точке, значит, работа отдела продаж нуждается в корректировке.

Для самодиагностики необходимо определить показатели верхнего, первого уровня, например объем выручки, конверсию и среднюю стоимость одного квадратного метра. Проведя быстрый срез, проанализировав эти данные в динамике, руководитель отдела продаж может сделать вывод о состоянии подчиненного ему «механизма». При этом также нужно изучить показатели второго уровня, как то: соблюдение бизнес-процессов, выполнение менеджерами требований по стандартам работы с клиентами на разных этапах продажи, качество работы с «теплыми» и «холодными» клиентами и многое другое.

Если анализ показывает, что параметры второго уровня без изменений, а общие показатели работы отдела продаж первого уровня ухудшаются, даже с учетом сезонных колебаний продаж, и нет понимания, в каких точках контакта с клиентом или на каких этапах бизнес-процесса идет потеря, необходимо обращаться за помощью к внешним специалистам.

MYSTERY SHOPPING3 ИЛИ АУДИТ

Чек-лист: что должно соблюдаться

  • Mystery shopping включается в систему анализа работы отдела продаж.
  • Анкету для проверяющих составляет руководитель отдела продаж.
  • Менеджеры знают о требованиях к своей работе.
  • Проверку проводят люди, действительно находящиеся в поиске недвижимости для покупки.
  • График проверок входит в систему анализа работы отдела продаж.
  • Проверка проводится как среди своих продавцов, так и среди продавцов конкурентов.
  • Оценки выставляются в баллах, в сравнении с конкурентами.

Mystery shopping — известный и распространенный инструмент проверки работы менеджеров по продажам. В отдел продаж девелопера приходят заранее подготовленные люди, которые имеют в арсенале чек-лист с четко прописанными параметрами оценки. Их задача — получить консультацию менеджера сначала по телефону, а затем в офисе. После совершения «контрольной закупки» проверяющие заполняют чек-листы, выставляя баллы по каждому параметру оценки, а также излагают свое субъективное мнение о работе продавца.

Как часто нужно проводить подобные проверки? Должны ли они быть встроены в какую-то систему или могут существовать сами по себе?

Проверки с помощью та��ных п����купателей — достаточно простой в использовании инструмент, его стоимость относительно невысока, и значительное количество компаний на рынке оказывают эту услугу. Казалось бы, регулярные проверки призваны помочь руководителям держать руку на пульсе и контролировать ситуацию по качеству работы отдела продаж. Но что можно проверить таким образом? Только то, как менеджеры работают по этапам продаж и, возможно, насколько соблюдают регламент по длительности контакта с покупателем, который пока не готов заключать сделку. Абсолютно не затрагиваются и не проверяются ни бизнес-процессы, ни работа руководителя отдела продаж, ни взаимодействие с партнерскими каналами, ни система обучения и мотивации продавцов и т. п. Мы видим только внешнюю часть работы отдела продаж и совсем не понимаем, что творится внутри. Поэтому инструментом «Тайный покупатель» при проверке эффективности работы продавцов можно и нужно пользоваться, только если он включен в многокомпонентную систему анализа работы отдела продаж.

Заказывая услугу Mystery shopping, нужно учитывать ряд нюансов, чтобы получить максимально объективную картину оценки продавцов.


Проверяющие

Первое, на что нужно обратить внимание, — кто будет проводить проверку? Что это за люди? Действительно ли они заинтересованы в покупке недвижимости?

Это важно, потому что трудно общаться с менеджером, изображая реального покупателя и не владея при этом хотя бы поверхностными знаниями о рынке недвижимости, конкурентах и актуальных предложениях. Даже для проверки продуктового магазина необходимы определенные знания и техники, а ведь продукты мы покупаем каждый день. Недвижимость же настолько специфический продукт, что прийти «на консультацию» — проверку, не имея в арсенале определенного объема знаний — значит провести ее для галочки, формально.

С другой стороны, если роль покупателя выполняют бывшие или действующие продавцы недвижимости, также мала вероятность получить результаты, которые дадут представление о реальном уровне профессионализма наших менеджеров. Причина в том, что, обладая профессиональными знаниями в девелопменте, крайне трудно быть «обычным» клиентом. Покупатель ненароком озвучит пару профессиональных терминов — и менеджер отдела продаж рассекретит проверяющего и начнет работать строго по скриптам, соблюдать все этапы, использовать прописанные речевые обороты или, наоборот, примется саботировать и отработает консультацию на низший балл.

Менеджер тюменского девелопера Игорь обычно получал хорошие отзывы как от покупателей, так и от риелторов. Все отмечали его клиентоориентированность, внимательность к деталям сделки, понимание желаний клиента. Даже не осознавая этого, посетитель вместе с консультантом формировал образ будущей квартиры. Но как только Игорь попадал на проверку «тайного покупателя», получал критично низкую оценку по всем статьям. Если не знать, как он умеет работать с клиентом, вывод можно было сделать только один — немедленно уволить. А Игорь просто вычислял каждого «тайника» и начинал сопротивляться. Потом шел с повинной к руководителю. Он объяснял: как только ему становится ясно, что это проверка, пропадает всякий интерес к «потенциальному покупателю», несмотря на перспективу негативного отзыва.

Чек-лист для проверяющих

Кто должен составлять чек-лист для проверяющих: представитель компании или организаторы этой услуги? Участвует ли руководитель отдела продаж в составлении анкеты или только дает рекомендации? Проверяет ли он анкету перед каждым этапом проверки или видит ее раз в год?

Составлением чек-листа для проверяющих однозначно должен заниматься руководитель отдела продаж. Он точно знает все этапы продаж, стандарты и скрипты, которые должны соблюдаться менеджерами. Руководитель понимает, какие этапы или процессы критично важные и должны исполняться жестко, как буква закона, а какие могут варьиро­ваться в зависимости от хода консультации. Он должен проверять и корректировать анкету сообразно изменениям в работе отдела, поэтому опросный лист перед каждой проверкой должен попадать к руководителю отдела продаж.

Не нужно опасаться, что руководитель, составивший анкету, покажет ее менеджерам и они, подготовленные, в результате проверки получат завышенные баллы вместо объективной оценки. Менеджеры должны знать и то, что их проверяют, и те критерии, по которым идет проверка. Они не должны иметь представления о датах начала и конца процедуры, но с этим обычно проблем не бывает.

Периодичность проверки

Ваши проверки проходят по четкому графику или по плавающему? Уточняете ли вы эти проверки ежемесячными или ежеквартальными? Анализируете ли отчеты вместе с продавцами? Ставите ли задачи о необходимых изменениях на основе отчетов?

Безусловно, проверки должны быть системными — и при этом плава­ющими. Не стоит проводить их ежеквартально, в первый месяц и в 5–10-х числах. Это проверка ради проверки. Составьте график закупок, он должен быть динамическим, но при этом встроенным в систему. Это позволит держать в тонусе менеджеров и отслеживать динамику изменений в их работе.

В ежемесячных проверках нет смысла, так как анализ работы менеджеров с помощью «тайного покупателя» проводится не только ради выводов об уровне оказываемого сервиса, но и для исправления недочетов, внесения корректировок и улучшения качества работы с клиентами. Цикл одной проверки отдела продаж, состоящего из пяти менеджеров, с учетом того, что необходимо провести закупку по телефону, проверить работу в офисе, обработать анкеты и составить отчет, занимает 3–4 недели. Затем руководитель отдела продаж должен изучить отчет, разобрать результаты с каждым менеджером, проанализировать предоставленные аудиозаписи, поставить перед сотрудником задачу по поводу необходимых изменений, отработать их с ним. На это также уходит определенное время.

При поточных, ежемесячных проверках результаты первой можно получить, когда в самом разгаре вторая. В таком формате мы в лучшем случае можем натренировать менеджеров говорить заученными фразами, но так как они не вырастут в компетенциях, то и не увеличатся результаты продаж.

Проверяя себя, изучайте по аналогичным критериям и своих конкурентов, выработайте балльную шкалу оценок и затем сравнивайте показатели. Такой подход позволяет быть более объективными в анализе работы сотрудников вашего отдела. Вот как может выглядеть итоговая таблица по оценке работы менеджеров — и своих, и конкурентов.

АУДИТ ЭКСТЕРЬЕРА И ИНТЕРЬЕРА ОФИСА ПРОДАЖ

Порядок в офисе продаж

Еще один важный момент при оценке организации пространства — это порядок. У вас может быть отлично оформленный и оборудованный офис, но неряшливость разом перечеркнет положительное впечатление. Порядок должен быть во всем: начиная от чистоты полов и заканчивая количеством и форматом ручек в карандашнице на столах переговоров. Каждая деталь должна быть на своем месте, ничего лишнего не допускается в офисе продаж, мусорные корзины — обязательно пустые, а на столах менеджеров — только материалы для работы с клиентами. Многие люди экстраполируют организацию офиса продаж на всю компанию, поэтому необходимо, чтобы умение правильно использовать пространство работало на нас.

Проводя аудит экстерьера и интерьера офиса продаж, нужно обратить внимание на оформление офиса продаж и его наполнение. Актуальный стиль, удобная и функциональная мебель, светлые тона, новейшая оргтехника создадут у клиента образ динамичной и современной компании. И современный не значит дорогой. Мы видели много отделов продаж, оформленных с помощью мебели из Ikea. Не стоит стремиться сформировать имидж преуспевающей компании, украсив помещение вычурными элементами декора. Простота, лаконичность и чувство меры в сочетании с продуманным зонированием помогут сделать офис комфортным для клиента, а значит, подготовленным к общению с менеджером.

Комфортный офис для сотрудников

Говоря о комфорте офиса продаж, мы должны оценивать его не только для клиента, но и для менеджеров. Это тоже влияет на включенность людей в работу и на их результативность.

Проверьте, есть ли в офисе продаж служебный гардероб, где сотрудники могут сменить одежду и обувь, оставить личные вещи? Оборудована ли зона приема пищи и отдыха или люди вынуждены идти на обед в кафе либо перекусывать на бегу?

Все это тоже важно и помогает выстроить рабочие процессы так, чтобы менеджеры находились в комфортных условиях и могли переключиться, подготавливаясь качественно работать с клиентами.

АУДИТ POS-МАТЕРИАЛОВ

Чек-лист: что должно соблюдаться

  • Материалы для оформления офиса продаж присутствуют.
  • Все POS-материалы с актуальной информацией.
  • РOS-материалы в наличии в достаточном количестве.
  • В работе менеджеры используют макет, карту проекта, буклеты.
  • Макет наглядный, по нему удобно вести презентацию.
  • Карта проекта читабельная, с наглядными иконками и известными ориентирами на местности.
  • Буклет красочный, с читабельными планировками.
  • Буклет построен по принципу от общего к частному.
  • Для записей информации клиентам предлагают брендированные листы.
  • Сувенирная продукция хорошего качества.

В любом отделе продаж есть POS-материалы, но одним компаниям они помогают продавать продукт, другим нет. Мы условно делим все POS-материалы на три группы: материалы для оформления офиса, для работы с клиентом и сувенирную продукцию. Для каждой группы есть критерии оценки.

Материалы для оформления офиса продаж

К материалам для оформления офиса мы относим световые короба, плакаты, рендеры4 и фотографии проектов, размещаемые на стенах офиса продаж.


Проводя аудит этой группы материалов, необходимо определить, достаточное ли количество их представлено в офисе продаж? Актуальна ли размещенная информация?

Стены офиса продаж можно и нужно использовать для продвижения продукта. Плакаты с видом будущего района, дома и отдельных элементов сразу погружают клиента в ваш продукт, и он, ожидая очереди на консультацию, может изучить стенды, рассмотреть интересные детали в оформлении проекта и многое другое. Информация, рендеры, фотографии обязательно должны быть актуальными, а значит, своевременно обновляться.

Мы уже писали о размещении ТВ-панели в зоне ожидания офиса продаж. Если у компании есть видеоролики о технологии строительства, панорамная съемка жилого комплекса или таймлапс5 постройки дома, их обязательно нужно показывать, потому что это поможет вовлечь клиента в покупку будущей квартиры еще до того, как менеджер начнет его консультировать.

Анализируя размещение POS-материалов в офисе продаж, необходимо проверить критерий их достаточности. Количество в зависимости от размеров помещения может быть разным, и материалов должно быть достаточно, но не в избытке.


Материалы для работы с клиентами

Если материалы для оформления офиса продаж помогают подготовить клиента к покупке и помочь ощутить эмоциональную связь с будущим домом, то материалы для работы с клиентами призваны помочь менеджеру максимально понятно, просто и красочно представить варианты покупателю.

К материалам для работы с клиентами мы относим макеты, карты проектов, буклеты, папки-фолдеры6 и блоки для записей. Минимально необходимые материалы — макет и буклеты или карта проекта и буклеты, остальные элементы не обязательны, но желательны, так как помогают менеджеру в работе и клиенту для аккумулирования необходимой информации. Вот вопросы, которые мы задаем при аудите материалов для работы с клиентами.

Позволяют ли материалы представить будущий проект, дом и квартиру? Актуальна ли информация в ваших материалах? Своевременно ли они появляются? Всегда ли в офисе продаж материалы представлены в достаточном количестве?

Макет проекта

Сколько проектов и макетов вы используете в работе? Где они размещаются? Какого они размера?

Макет проекта помогает клиенту представить, как будут выглядеть его дом и микрорайон. Этот инструмент особенно актуален, если проект на начальной стадии строительства и вы не можете ничего показать клиенту. Когда потенциальному покупателю уже легко продемонстрировать проект «вживую», макет не нужен. Ведите человека во дворы и дома, показывайте, как все выглядит в реальности.

Требования, которые нужно предъявлять к макету, следующие: расположение основы макета (земли, на которой стоят дома) — на уровне пояса человека; высота должна позволять рассмотреть его сверху; обязательная детализация архитектурных элементов зданий; наличие детских и спортивных площадок, ограждения территории и парковочных мест. Макет всегда призван отражать актуальную версию микрорайона.

В г. Ставрополе мы видели макет проекта, который был размещен под стеклянным полом. Безусловно, это потрясающе эффектно, но пользоваться таким макетом как минимум неудобно. Чтобы увидеть детали, приходится приседать, а это некомфортно и неэстетично.

Если компания застраивает одну большую территорию, не стоит делать макет всей площади. Да, вы покажете размах, но не дадите представления об особенностях проекта. Лучше обновлять макеты в зависимости от того, какая очередь строительства возводится в конкретный момент. Если одновременно застраивается несколько площадок, разумнее делать макет флагманского проекта: даже разбирающийся в девелоперстве человек может запутаться в пяти макетах, что уж говорить о простом покупателе.

Существуют разные форматы макетов как в традиционном пластиковом исполнении, так и голографические. Не важно, какой вы выберете; главное, чтобы менеджер мог вести рассказ у макета, обращая внимание клиента на основные детали: покупате��ь должен легко понять и представить себе будущий вид дома и микрорайона.

Карта проектов

Актуальная ли информация представлена на вашей карте проектов? Насколько они читабельны? Достаточно ли в них «воздуха»? Понятны ли иконки и присутствуют ли знакомые ориентиры?

Карты должны быть размером как минимум А3, выполнены на плотной бумаге и запаяны в матовую пленку, чтобы всегда иметь опрятный вид. Наличие макета не должно исключать карту проекта, и наоборот. Если макет дает возможность представить вид проекта, то карта — инструмент, позволяющий разобраться с масштабом, определить расположение на местности, помочь сориентироваться в пространстве и дать менеджеру возможность рассказать о проекте, подкрепляя рассказ визуальными образами.

Буклеты

Следующий инструмент — буклет. Мы должны оценить его формат, полноту и актуальность представленной информации, логику его построения, масштаб планировок и читабельность материалов. Оптимально, когда буклеты выполнены в виде небольших книжек, где в логике от общего к частному дана информация о проекте, архитектуре, дворе, доме, технических решениях и только затем о планировке. Некоторые компании выпускают листовки или лифлеты7, где показывают планировку типового этажа и минимум сведений о проекте. Информация в таком формате не помогает продавать и особенно плохо воспринимается, если на каждый строящийся дом издан свой лифлет. Если у компании в продаже 10 домов, клиент уносит с собой пачку листовок. Букл��т должен помочь «допродать» продукт уже после того, как покупатель отправился советоваться с семьей или взял паузу в принятии решения. Такие материалы сработают на продажу, только если смогут заменить рассказ менеджера и будут дополнены рендерами или фотографиями проекта. Именно поэтому на каждый проект должен быть отдельный буклет, который емко и красочно его описывает. Не нужно делать из буклета справочник с перечислением планировок по каждому этажу: такая информация продаже не поможет, а основная задача материала именно в этом.

Однажды мы наблюдали разговор о наполнении буклетов между менеджером по продажам и руководителем проекта (сотрудник, ведущий проект от концепции до реализации с точки зрения строительного процесса). Первый просил дать информацию о планируемых особенностях проекта, фишках в благоустройстве. «Рано, — говорил руководитель проекта, — мы только подбираем варианты». «Но мы-то уже продаем!» — отвечал менеджер по продажам.

К сожалению, такая ситуация случается довольно часто: когда отделу продаж уже нужно реализовывать объект, сотрудники технической дирекции еще в поиске вариантов отделки фасадов, подборе малых архитектурных форм и материалов для оформления мест общего пользования. Проводя аудит POS-материалов, оценивайте, насколько своевременно они появляются в отделе продаж, как часто пополняются и актуальная ли в них информация. Чтобы инструменты продвижения действительно работали, они должны находиться в офисе, пока длится период реализации проекта, еще до старта продаж. Если в процессе строительства и реализации потребовалось выпустить, например, буклет с обновленной информацией, вы должны быть уверены: пока новые варианты не поступили в отдел продаж, предыдущая версия присутствует в достаточном количестве.

Листы для записи информации

Во время консультации клиенту необходимо записывать информацию.


Есть ли такая возможность у ваших клиентов? Где они записывают информацию? Не потеряются ли эти записи?

Записи можно делать как на полях буклета, так и на специальных листах. В большинстве компаний брендированные квадратные блоки для записей есть на столе у каждого менеджера. Но они предназначены для коротких заметок и неудобны, если информации много. Хорошее решение — прямоугольные листы для записей (размер, как у лифлета), которые могут стать закладками в буклете. На них лучше сохранятся необходимые сведения, записанные клиентом во время встречи.

Желательно, чтобы все материалы и информация хранились у покупателя в одном месте, а для этого нужно каждому клиенту после консультации вручать папку-фолдер, оформленную в цветах компании или проекта. Требования к папке: плотный картон, формат А4, буклеты свободно помещаются в нем, но не выпадают, есть место для визитки менеджера.

Сувенирная продукция

Сувенирная продукция — это брелоки, ручки, шоколад, чайная посуда и прочее. Она не помогает продавать, но, выступая носителем бренда компании или проекта, позволяет создавать в офисе продаж атмосферу продуманности даже в мелочах.

Безусловно, любой POS-материал должен способствовать продвижению продукта, поэтому он должен быть оформлен согласно бренду проекта, быть удобным в использовании и запоминающимся. Один из самых распространенных материалов — брендированные шариковые ручки. Проверяя на соответствие требований, смотрите не только на оригинальный дизайн ручки, но и на удобство при письме. Если да — все в порядке, а если ручку держать некомфортно и после десяти минут использования уже хочется ее убрать и никогда не доставать, то вы зря потратили деньги. То же самое относится к критериям оценки любой сувенирной продукции: она должна быть удобной и практичной.

Пользуется клиент вашей сувенирной продукцией или выбрасывает ее сразу же при выходе из офиса продаж?

АУДИТ ВНЕШНЕГО ВИДА СОТРУДНИКОВ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

Чек-лист: что должно соблюдаться

  • В компании четко регламентированы правила делового внешнего вида.
  • Правила внешнего вида описаны максимально подробно.
  • Руководитель отдела продаж контролирует соблюдение этих правил.
  • Сотрудники выполняют установленные правила.
  • Сотрудники выглядят опрятно.
  • В отделе продаж принято ношение бейджей.

Стандарты делового внешнего вида давно вошли в практику продаж. Единообразие в одежде, умеренные украшения и макияж, опрятный внешний вид, ухоженная внешность — обязательные атрибуты внешнего вида сотрудников офиса продаж. Когда мы проводим аудит внешнего вида, первым под проверку попадает руководитель.

Как выглядит ваш руководитель отдела продаж? Носит костюм или позволяет себе джинсы и рубашку-поло?

Нет ни одной причины, почему руководитель отдела продаж не должен соблюдать дресс-код, принятый в деловой сфере. Конечно, к одежде руководителя нет таких строгих требований, как к наряду рядовых сотрудников. И тем не менее это должны быть деловые костюмы, закрытая обувь, неброские украшения, дневной макияж и ненавязчивый парфюм.

В г. Омске мы наблюдали интересный и показательный случай. Как только руководитель отдела продаж стал носить костюм, все сотрудники отдела продаж постепенно перешли на деловые платья и костюмы. Таким образом, пример руководителя стал, по сути, руководством к действию.

Установка требований к внешнего виду

Прежде чем проверять, как соблюдаются требовани�� к внешнему виду, необходимо разобраться в самих правилах и оценить их.


Есть ли в компании установленные требования? Какими принципами руководствовался составитель правил? Регламентированы ли они и насколько подробно? Возможно ли разночтение требований?

В крупных компаниях требования к внешнему виду утверждены приказом руководителя компании, максимально подробно изложены и исключают двойное толкование. При их составлении должны использоваться общепринятые стандарты, а не личное мнение составителя. Должны быть разделены требования к летней и к зимне-осенней одежде.

Такие требования распространяются не только на менеджеров отдела продаж, но и на всех остальных сотрудников. Бывает, что специалисты головного офиса по роду деятельности никогда не сталкиваются с посетителями и в связи с этим абсолютно не придерживаются правил делового стиля в одежде. Мы считаем, что такая ситуация в корне неверна, потому что разделяет компанию на два лагеря и работает против ее имиджа. Соблюдение делового стиля должно касаться всех сотрудников, независимо от дня недели и вида их работы (исключение могут составлять руководители проекта, которые много времени проводят на строительной площадке).

Дресс-код

Анализируя внешний вид сотрудников, нужно учитывать ряд критериев. Первый: какие требования установлены в отделе продаж к внешнему виду и как они исполняются. Если в компании определены для одежды белый верх и темный низ, все сотрудники должны подчиняться этому условию. Бело-черный формат костюма наиболее прост в исполнении, и у несогласных просто нет возможност�� доказывать, что розовая или светло-голубая рубашка подходит под формат «светлого верха». Если в компании принято, что сотрудники должны соблюдать деловой стиль, необходимо задать конкретные, четкие параметры разрешенной и запрещенной одежды.

После того как мы проверили правила и их выполнение, обратим внимание на детали. Прежде всего речь идет об обуви, украшениях, макияже, маникюре и парфюмерии. В принципе, все эти детали тоже достаточно просто регламентируются и контролируются. Даже указание, что одежда должна не быть изношенной или застиранной, должно быть прописано и исполняться неукоснительно. Кстати, уже принимая на работу сотрудников, можно оценить, насколько они будут соблюдать правила внешнего вида.

У одного клиента в Подмосковье мы столкнулись со странным четким убеждением, что деловой вид отпугивает клиента, а одежда в стиле casual располагает покупателя к сотруднику и создает доверительную обстановку. Аргументы за повседневную одежду были такими: низкий уровень дохода, небольшой город и опасение клиентов общаться с «дорого одетым менеджером». Причем такое мнение высказывала исключительно мужская половина офиса продаж, в то время как девушки носили строгие платья, создавая максимально деловой образ.

Символика компании

Помимо соблюдения стандартов внешнего вида, при аудите этой составляющей нужно оценить использование символики компании в образе сотрудника. Мы говорим о брендированных галстуках, платках, значках и бейджах. Эти атрибуты, во-первых, позволяют дополнительно продвигать бренд компании, а во-вторых, добавляют унификации деловому стилю.

Если в вашей компании не принято ношение бейджей — необходимо ввести этот пункт. Никакие таблички с ФИО менеджера на столах не заменят бейдж. Рекомендуем подойти серьезно к этой детали и сделать его на металлопластиковой основе: стильно смотрится и не портит ткань. Не используйте пластиковые бейджи стандартного формата на английской булавке или на шнурке, чтобы носить на шее, — они неудобные и старомодные.

Введение единых галстуков для мужчин — хорошее решение, купите каждому по 2–3 одинаковых, в тонах компании, и у вас никогда не будет разнобоя в образах сотрудников мужского пола. Шейные платки для женщин также станут интересным дополнением имиджа.

АУДИТ СТРУКТУРЫ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

Чек-лист: что должно соблюдаться

  • Сектор продаж разделен на фронт-офис8 и бэк-офис9.
  • Функции фронт-офиса и бэк-офиса не смешаны.
  • Для клиента отдел продаж функционирует в режиме «одно окно».
  • Задачи специалистов фронт-офиса связаны с заключением новых сделок.
  • Менеджер по продажам отвечает за работу с клиентом от выбора объекта до формирования заявки на составление договора.
  • Специалист по работе с агентствами недвижимости отвечает за формирование дополнительного потока клиентов через упомянутые агентства.
  • Ипотечный брокер отвечает за аккредитацию объектов и помощь клиентам в получении ипотечного решения.
  • Задачи специалистов бэк-офиса связаны с оказанием услуг клиенту и помощью специалистам фронт-офиса в заключении сделок.
  • Администратор отвечает за бесперебойное функционирование офиса продаж.
  • Специалист по сбору дебиторской задолженности отвечает за свое­временное поступление в компанию денежных средств от клиентов.
  • Специалист по сопровождению сделок отвечает за составление и подписание договоров, формирование пакета документов для регистрации сделки.
  • В офисе продаж есть юрист, который взаимодействует с клиентами.
  • Регистрацией сделок занимается выделенный специалист.
  • В отделе продаж есть бухгалтер-кассир и водитель-курьер.

Чтобы провести аудит структуры отдела продаж, прежде всего необходимо разобраться — какой она должна быть? Какие составляющие и направления работы с клиентом должны быть включены в структуру продаж? Как понять, насколько существующая структура эффективна и в какой мере помогает компании добиваться целей?

Режим одного окна

Относительно недавно девелоперские компании перешли на работу в режиме одного окна. При обращении клиента на всех этапах сделки с ним взаимодействует один человек: помогает в выборе квартиры, оформляет заявки в банки при необходимости использовать ипотечные средства, показывает демонстрационный вариант, готовит договор, сопровождает сделку до момента сдачи дома в эксплуатацию, в том числе общается с покупателем, если тот просрочил плановый платеж. В теории такой формат обслуживания предполагает повышение сервиса, потому что с клиентом на всех этапах работает один менеджер, который выстраивает персонифицированные отношения, досконально знает ситуацию и личностные особенности человека.

На практике же получается, что один менеджер должен сочетать совершенно разные знания, навыки и личностные качества. Он должен уметь выявлять потребности клиента и «зажигать его» своей презентацией, чтобы тот принял решение в пользу покупки квартиры именно этой компании. Он должен быть педантично внимательным, иначе рискует допустить ошибку, а еще требовательным в отношении своевременности оплаты квартиры по графику, прописанному в договоре. То есть как минимум сочетать в себе трех абсолютно разных по психологическому профилю люде��.

Попробовав такой формат работы, компании внесли корректировки и стали позиционировать работу офиса в режиме одного окна, разделив необходимые функции между сотрудниками фронт- и бэк-офиса. Причем многие девелоперы лишь формально разделили функционал, на практике же менеджеры по продажам продолжают заниматься не только работой с клиентом в части продажи квартиры, но и сопутствующими функциями.

Среди специалистов офиса продаж девелоперской компании в г. Вологде был выделен менеджер по работе с агентствами недвижимости. В его функционал входило заключение сделок с клиентами, обратившимися через агентство, и совсем не стояла задача развития партнерских отношений. По сути, специалист по работе с агентствами недвижимости был, но испол­нял обязанности менеджера по продажам и работал с иной категорией клиентов.

Проверьте, кто ваши сотрудники — узкие специалисты или универсалы? Сколько функциональных задач перед ними стоит? Они направлены на одну цель или на разные?

При отсутствии специализации сложнее тренировать специалистов, оттачивать их профессиональные навыки и постоянно повышать квалификацию в их зоне деятельности и зоне влияния.


Фронт-офис

Что мы понимаем под сотрудниками фронт-офиса продаж? Это специалисты, которые сосредоточены на формировании клиентского потока и его обработке с целью заключения новых сделок. Исходя из этой логики, к специалистам фронт-офиса мы относим: менеджеров по продажам, специалистов по работе с агентствами недвижимости и ипотечных брокеров. Чтобы понять, работают ли эти сотрудники на заключение новых сделок, достаточно задать простой вопрос по каждой из функциональных задач: ваше действие может напрямую привести к подписанию договора?

Менеджер по продажам

Если ваш менеджер по продажам обрабатывает входящие звонки клиентов, которые хотят купить квартиру, проводит консультации в офисе с потенциальными клиентами, показывает демонстрационные объекты на строительной площадке, обзванивает базы клиентов, которые уже что-то купили (или обращались и не купили), составляет заявку на договор для специалистов по сопровождению, потому что только он знает условия сделки и именно он договаривался с клиентом, — все это ведет к новой сделке.

Если он вносит данные клиента и объекта в договор, заказывает полис страхования, подает заявку в банк, сканирует документы для регистрирующего органа — это тоже приближает к сделке, потому что подобные действия — составная часть заключения любого договора (хотя это и сервисная функция, самостоятельно не ведущая к сделке). Стоит ли тратить время высококвалифицированного и высокооплачиваемого менеджера на деятельность, которая не приносит компании прибыль?

Переключение с одной деятельности на другую не способствует высоким результатам и не позволяет оттачивать навыки. Сможет ли менеджер качественно работать с новым клиентом, если будет думать о том, что ему срочно нужно составить договор, завизировать у проверяющих и подписать у руководителя, иначе запланированная на завтра сделка может сорваться? Наша практика показывает, что не сможет. Поэтому специализированные сотрудники более эффективны, чем универсальные.

Специалист по работе с агентствами недвижимости

Чем должен заниматься специалист по работе с агентствами недвижимости? Основная его задача — сделать так, чтобы риелторы, встречающиеся с клиентом, который планирует купить квартиру, «доводили» его до отдела продаж девелопера. Соответственно, их задача — привести в компанию новых клиентов для заключения сделки.

Если специалист по агентствам недвижимости 80% своего времени проводит в «полях», потому что системно обучает агентов продукту компании, приезжает к ним в офис, вывозит на строительные площадки, регулярно информирует об изменениях и актуальных предложениях, поддерживает доброжелательные ��тношения, оперативно и справедливо решает конфликтные ситуации — все это работает на повышение лояльности и уровня знаний продукта, а в результате ведет к сделкам.

Есть в работе с агентствами недвижимости и рутинная работа — например, обновление прайс-листов, заключение договоров возмездного оказания услуг, сверка актов выполненных работ. Она занимает до 20% времени специалиста, отвлекает от главной цели — лидогенерации10, которая способствует заключению новых сделок. Значит, ее нужно передать сотрудникам бэк-офиса, чтобы специалист по работе с агентствами недвижимости все время был сосредоточен на формировании дополнительного потока. Иначе мы вновь получаем универсального сотрудника, а это однозначно неэффективно.

Ипотечный брокер

Поскольку ипотечный брокер также относится к сотрудникам фронт-офиса, его работа должна приводить к подписанию новых договоров. Функцио­нальных задач у этого специалиста всего две: аккредитация очередных объектов в банках, чтобы клиенты смогли воспользоваться ипотечным кредитом при покупке квартиры, и помощь в получении решений по ипотеч­ной заявке. Основной фокус внимания ипотечного брокера при аккредитации объектов должен быть направлен на взаимодействие с сотрудниками банков. Сбор же пакета документов, необходимых для получения разрешения на ипотечное кредитование покупателей этого объекта, можно передать в бэк-офис, например администратору офиса продаж.

Когда менеджер по продажам передает клиента ипотечному брокеру для консультирования, он уверен, что тот за максимально короткий срок разберется в ситуации клиента, определит несколько банков с подходящими программами, поможет заполнить заявку, собрать пакет документов и отправит запрос на ипотечное решение одновременно в несколько банков. Тем самым клиент сэкономит время и силы, а менеджер оперативно получит одобрения от банков и сможет заключать сделку.

Сейчас крупные девелоперы размещают в своем офисе нескольких специалистов банков, которые консультируют клиентов, принимают заявки и выдают решение. Наличие банковских представителей не заменит функционала ипотечного брокера, поэтому они могут быть только дополнительными сотрудниками, но не основными.

В самарском офисе продаж девелоперской компании целый зал отведен для специалистов пяти крупных банков. Менеджеры по продажам, получив запрос на использование ипотечных средств при покупке квартиры, отводили клиента в ипотечный зал, и в каждом банке по очереди клиент получал консультацию, и в каждый подавал заявку. Нередко, проконсультировавшись с менеджером за 20 минут, потенциальный покупатель больше часа проводил с представителями банков. Затем менеджер был вынужден от каждого получать обратную связь, контролировать решение, на что тратил значительное количество времени.

Бэк-офис

Поскольку сотрудники бэк-офиса выполняют сервисную функцию, их задачи связаны со всеми нецелевыми действиями, которые необходимо совершить, но которые не ведут к продаже напрямую.

Проверяя работу бэк-офиса, мы должны отсле��ить: упрощает ли работа его сотрудников бизнес-процессы? Снимает ли с менеджеров по продажам задачи, которые не влияют на заключение сделки, но важны с точки зрения клиентоориентированности?

Сотрудники бэк-офиса — это администратор офиса продаж, специалист по сбору дебиторской задолженности, специалист по сопровождению сделок, юрист, специалист по регистрации сделок, водитель-курьер и бухгалтер-кассир.


Администратор офиса продаж

Наличие в офисе продаж администратора позволяет решить значительное количество мелких, но тем не менее важных задач. Поддержание порядка в офисе, наличие необходимых канцтоваров и работающей оргтехники, оперативное устранение неполадок, ответы на вторичные звонки — все это позво��яет всем сотрудникам выполнять свои задачи, не отвлекаясь на бытовые вопросы.

Для клиента же администратор — тот человек, который заботливо принесет чашечку кофе, поможет занять детей в детском уголке, позаботится о верхней одежде, чтобы в офисе было комфортно находиться; одним словом, создаст доброжелательную атмосферу.


Специалист по сбору дебиторской задолженности

Почему контролировать графики платежей клиентов и заниматься сбором дебиторской задолженности должен отдельный человек, а не менеджер по продажам? Прежде всего, потому что менеджер умеет рассказать покупателю, как тот будет жить в этой квартире, и вместе с ним мысленно расставит мебель, чтобы клиент захотел купить еще не построенный объект. А второй сможет вежливо, но неумолимо, ссылаясь на заключенный договор и взятые обязательства, требовать оплату, начислять пени и взыскивать долги. И это совершенно разные люди по своим психологическим особенностям.

Менеджер по продажам должен стать для клиента не только экспертом в области продажи недвижимости, но и другом-советчиком. Сделка по покупке квартиры в современных условиях экономического спада может длиться до полугода, и все это время менеджер поддерживает отношения с клиентом, владеет его ситуацией. Если у клиента при рассрочке платежа возникают сложности, он даже может рассказать о них менеджеру по собственной инициативе. Но покупателю будет сложно воспринимать жесткие требования менеджера о закрытии просроченного пла��ежа, потому что он привык к другому формату общения. А тому будет трудно перейти к иной форме взаимодействия, и он будет демотивирован, а значит, не сможет работать со следующим клиентом с полной отдачей.

Специалист по сопровождению сделок

Специалист по сопровождению сделок — первый помощник менеджера по продажам. Обладая усидчивостью, внимательностью и педантичностью, он быстро и без ошибок может составить договор, связаться со страховой компанией для получения полиса, подготовить пакет документов для регистрации в государственных органах. Когда подготовкой пакета документов и подписанием договоров занимается отдельный специалист, который в определенное время ждет клиента, готов уделить ему максимум внимания и в спокойной обстановке за чашкой чая или кофе ответить на все вопросы по договору, это говорит не только о высоком клиентском сервисе, но и правильно отлаженном бизнес-процессе.

Юрист

Наличие юриста в офисе продаж необходимо, потому что при продаже недвижимости возникают различные нюансы, требующие оперативного реагирования, и без квалифицированного специалиста не обойтись. Также у клиентов нередко возникают узкие вопросы, на которые в принципе может ответить только юрист, незамедлительно снимая страхи и сомнения клиента тем, что подкрепляет объяснения ссылками на действующее законодательство.

Специалист по регистрации сделок

Задача этого специалиста — сопровождение клиентов в государственные органы, чтобы они могли оперативно сдать пакет документов н�� регистрацию. Или же убедить доверить эту задачу сотруд��икам компании, чтобы получить уже готовый и зарегистрированный пакет документов.

Бухгалтер-кассир

Когда в офисе продаж есть касса, клиенту удобно оплатить покупку без дополнительных затрат, а менеджеру — оперативно засчитать себе сделку, не дожидаясь поступления денег через банковское отделение. Наличие кассы не влияет на заключение сделок, но добавляет сервиса, свидетельствует о клиентоориентированном подходе и поддерживает работу в режиме одного окна.

Водитель-курьер

Наличие автомобиля с водителем позволяет оперативно отвезти необходимые документы в точку назначения: забрать страховые полисы, передать договоры юристам на регистрацию, отправить документы в банк для ускорения процесса и многое другое. Даже если административный офис и офис продаж находятся в одном здании и документооборот переведен в электронный формат, так или иначе, бумажное сообщение вне компании обязательно существует, и ни один из сотрудников, кроме водителя, не может заниматься такой работой, чтобы не потерять эффективности в основной деятельности.

АУДИТ РАБОТЫ ДИРЕКТОРА ПО МАРКЕТИНГУ И ПРОДАЖАМ

Чек-лист: что должно соблюдаться

  • В компании директор по маркетингу и продажам — это один человек.
  • Директор отвечает за стратегический уровень продвижения продукта.
  • Директор понимает все процессы и отслеживает результаты по укрупненным показателям.
  • Коммуникация между директором и руководителем отдела продаж отлажена на высоком уровне и позволяет оперативно получать информацию и обратную связь.
  • Директор осведомлен о работе сотрудников отдела продаж и имеет инструменты воздействия на них.
  • Работа директора направлена на создание условий для правильного процесса продажи.

Когда и почему возникает вопрос о проведении аудита работы директора по маркетингу и продажам (коммерческого директора)? Мы считаем, что инициатором проведения подобной проверки должен быть сам директор по маркетингу и продажам. Именно он отвечает за результаты работы этого отдела, именно с него собственник компании или генеральный директор спрашивает выполнение плана и получение прибыли. Коммерческий директор должен быть самым заинтересованным лицом, иметь точное представление о выстроенных бизнес-процессах и объективную картину их эффективности, о работе сотрудников, которые участвуют в этих процессах, о точках роста и инструментах увеличения результативности в работе отдела продаж.

Исходя из этой логики, директор по маркетингу и продажам, во-первых, сам или через руководителя отдела продаж должен регулярно проводить самостоятельную проверку, а во-вторых, инициировать аудит с помощью профессионалов. По факту этого не происходит. В основном из-за страхов, что сторонний аудит выявит пробелы в работе отдела продаж и это изменит мнение собственника или генерального директора о директоре по маркетингу и продажам в худшую сторону. В результате проверку отдела продаж профессионалами заказывает собственник, и тогда уже сам директор по маркетингу и продажам попада��т под аудит наряду с отделом продаж. Гораздо лучше коммерческому директору первому проявлять инициативу.

Разделение функционала

Прежде чем говорить о том, как происходит аудит работы директора по маркетингу и продажам, нужно разобраться, почему и когда его должность должна закрывать два направления.

В каких случаях приемлемо разделение функционала на директора по продажам и директора по маркетингу и рекламе, а в каких нет?

Структура управления должна подчиняться масштабу бизнеса и име­ющимся оборотам компании. Если последние не превышают 5 млрд рублей в год, то продажи, маркетинг и реклама могут быть сосредоточены в руках одного топ-менеджера. При этом допустимы два линейных управляющих: руководитель отдела продаж и руководитель отдела маркетинга и рекламы. В подобном случае такая структура позволит оперативно обмениваться информацией и решать задачи максимально эффективно.

Как только компания вырастает, начинает работу в нескольких регионах, обороты увеличиваются до 7–10 млрд рублей в год, функционал необходимо разделять. В этом случае логично изменение структуры и введение отдельных единиц — директора по продажам и директора по маркетингу. Также остаются линейные управляющие — руководитель отдела продаж и руководитель отдела маркетинга и рекламы, занима­ющиеся операционной деятельностью.

При аудите работы директора по маркетингу и продажам, даже если указанный сотрудник выполняет две функции, мы не анализируем его деятель­ность в сфере маркетинга, а проверяем только блок продаж. Во многих системах коммерческий директор отвечает также за развитие территории, подбор земельных участков и взаимодействие со строителями. Но и эту деятельность мы оставляем за рамками проверки.

Степень вовлеченности в процессы

Возвращаясь к проведению аудита работы директора по маркетингу и продажам: проверять нужно, прежде всего, степень вовлеченности в процессы внутри отдела продаж.


Какой должна быть эта степень вовлеченности? Должен ли директор все контролировать и знать каждый шаг сотрудников на пути к цели? Или он занимается стратегическими за­дача­ми, а текущая работа и управление отделом продаж полностью возложены на руководителя отдела, и директор в нее не вмешивается?

Оптимальный вариант — когда директор по маркетингу и продажам понимает все процессы и отслеживает результат по укрупненным показателям, таким как количество заключенных сделок, объем проданных квадратных метров, сумма выручки по подписанным договорам, объем поступивших в компанию денежных средств и средняя стоимость квадратного метра. Для операционной работы у него есть руководитель отдела продаж, который может предоставить любую информацию по запросу.

Вот мы и проверяем: владеет ли директор по маркетингу и продажам информацией об объемах продаж на ежедневной основе? Разбирается ли, как работает тот или иной бизнес-процесс? Понимает ли эффективность запущенных акций и рекламных кампаний? Насколько быстро и с помощью каких инструментов может получить от руководителя отдела продаж информацию, необходимую для принятия решения? Как выстроена коммуникация между директором по маркетингу и продажам и руководителем отдела продаж? Понимают ли они друг друга? Имеет ли директор обратную связь от руководителя отдела продаж, использует ли ее для корректировки принятых решений? Насколько директор осведомлен о мотивированности сотрудников отдела? Знает ли он их сильные и слабые стороны? Может ли влиять на персонал?

Безусловно, прежде всего за операционную деятельность в отделе продаж отвечает руководитель, он же и замеряет «температуру» в коллективе, и следит за уровнем мотивированности и работоспособности менеджеров. Тем не менее директор по продажам не должен полн��стью отстраняться от этой деятельности, как не должен и полностью забирать управление отделом на себя, имея в штате руководителя отдела продаж.

У крупного екатеринбургского девелопера коммерческий директор почти за год работы ни разу не общался с продавцами напрямую. Всю обратную связь он получал от руководителя отдела продаж. В итоге при изменении конъюнктуры рынка и значительном снижении результатов по ключевым показателям на исправление ситуации потребовалось довольно много времени. Все выровнялось бы значительно быстрее, если бы директор по маркетингу и продажам понимал, как выстроена работа в отделе продаж.

Стратегический уровень управления

Понимая и контролируя работу на тактическом уровне, директор по маркетингу и продажам решает основные задачи на уровне стратегии.


Проводя аудит работы директора, мы смотрим: развивает ли он на стратегическом уровне партнерские отношения с агентствами недвижимости, банками? Разрабатывает ли маркетинговую стратегию на основе анализа результатов продаж и портрета покупателя? Работает ли над улучшением продукта совместно с техническим директором? Занимается ли разработкой предложений по повышению конкурентоспособности продукта? И что очень важно, создает ли условия, чтобы продажи шли максимально быстро и эффективно?

Как мы видим, все задачи директора по маркетингу и продажам находятся на стратегическом уровне и направлены на создание условий для увеличения объемов продаж. Но в этом направлении деятельности есть еще тактический уровень работы, и именно для его контроля нужны руководители отдела продаж и отдела маркетинга и рекламы. Они должны взять на себя оперативное управление процессами и взаимодействие с рядовыми сотрудниками.

У девелопера в г. Тюмени был достаточно сложный бизнес-процесс заключения сделки. От составления заявки на договор до его подписания и заверения со стороны компании уходило 2–3 дня. В процессе участвовали семь человек, начиная от менеджера по продажам и заканчивая курь­ером, который перевозил договоры между офисами. С приходом нового директора по маркетингу и продажам процесс сократился до двух часов, а если требовалось экстренно заключить сделку, можно было уложиться и в 30 минут. Этот руководитель создал условия для подписания договора «здесь и сейчас», с минимумом задействованных сотрудников. Не вовлекаясь в сам процесс сделки, он смог увидеть «сверху» лишние опции, а затем упростил их, чтобы сократить время процедуры. Это хороший пример, как директор по маркетингу и продажам изменяет процессы и выстраивает систему, а не отдельные ее элементы.

АУДИТ РА­БО­ТЫ РУ­КО­ВО­ДИ­ТЕ­ЛЯ ОТ­ДЕ­ЛА ПРО­ДАЖ

Чек-лист: что должно соблюдаться

  • В компании есть руководитель отдела продаж.
  • Он отвечает за тактический уровень продвижения продукта.
  • Он управляет продажами, в том числе ценовой и ассортиментной политикой, создает инструменты для эффективной работы сотрудников отдела.
  • Он направляет работу сотрудников отдела продаж, в том числе занимается целеполаганием, анализом результатов, обучением, мотивированием.
  • Он не решает п��облемы за сотрудников, но вместе с ними разрабатывает стратегию решения.
  • Он формальный и неформальный лидер отдела и, с одной стороны, представляет интересы сотрудников, а с другой — проводит идеи топ-менеджмента и руководителя компании.

Руководитель отдела продаж — это представитель управленцев, который, находясь в отделе постоянно, занимается реализацией условий для его эффективной работы. Чтобы провести аудит действий этого руководителя, нужно разобраться с его основными задачами и понять, насколько качественно он их выполняет. По большому счету, руководитель отдела продаж занимается управлением продажами и управлением сотрудниками.

Управление продажами

Чтобы проверить, насколько руководитель справляется с управлением продажами, спросите его: знает ли он актуальный ассортимент, которым располагает менеджер? Отслеживает ли динамику входящих обращений и делает ли выводы, какие меры необходимо предпринять в зависимости от изменений? Участвует ли в формировании ценовой политики? Предлагает ли инструменты стимулирования продаж на рассмотрение совету директоров? Дает ли обратную связь по портфелю продуктов и участвует ли в формировании технических заданий при проектировании новых объектов? Утверждает ли планировки проектировщиков с учетом понимания потребностей клиентов? Какие инструменты предлагает сотрудникам отдела продаж для достижения поставленных целей?

Руководитель должен на ежедневной основе контролировать ритмичность продаж, анализируя причины отклон��ния от выполнения плана и принимая решения об изменении стратегии работы. Формирование и утверждение акционных предложений для покупателей — также задача руководителя, при этом он же должен быть инициатором повышения цен, если проведенный анализ покупательской способности, уровня спроса и цены конкурентов показывает возможность увеличения стоимости продуктов компании. Контроль продуктового портфеля — это отслеживание наличия в ассортименте сбалансированных остатков квартир. Чтобы предоставить покупателю выбор, продавцы должны иметь разнообразные варианты предложений как по срокам сдачи, так и по цене, планировочному решению и метражу. Контроль своевременного поступления в компанию денежных средств также входит в зону ответственности руководителя отдела продаж.

Управление сотрудниками отдела продаж

Чтобы оценить, как руководитель отдела продаж работает в части управления сотрудниками, нужно проанализировать его работу по их развитию.


Ставит ли он вместе с сотрудниками индивидуальные цели на месяц, неделю и каждый день? Анализирует ли с ними результаты дня с точки зрения ритмичности продаж и прогноза выполнения плана? Проводит ли регулярное и разноформатное обучение, используя для этого как планерные встречи, так и обучение на рабочем месте? Учит ли менеджеров работать в формате исходящего поиска потенциальных клиентов? Своевременно ли проводит мозговые штурмы при возникновении сложных ситуаций в продажах?

Руководитель отдела продаж должен заниматься постоянным обучением, мотивированием и контролем работы своих специалистов. Он должен владеть ситуацией по достижению плана в каждом направлении работы, понимать сильные и слабые места менеджеров, совместно с ними составлять и реализовывать программу индивидуального обучения и развития навыков, необходимых для эффективной работы. Серьезный объем работы руководителя — формирование резерва персонала и адаптация новых сотрудников, поскольку штат отдела продаж обновляется достаточно часто и нельзя допустить невыполнения плана по причине нехватки ресурсов.

Чаще всего основной фокус внимания руководителя отдела продаж сосредоточен на управлении продажами, а работа с сотрудниками ведется бессистемно, эпизодически. Причина в том, что управляющий отделом может совмещать такой объемный функционал при выполнении ряда условий — высокий уровень самоорганизации, умение делегировать, прошлый опыт высоких объемов продаж и постоянное саморазвитие. Если он раньше не был успешным продавцом недвижимости, то не сможет обучать своих менеджеров, потому что даже знание техник продаж не срабатывает без четкого знания клиента и продукта. Если по любому сложному случаю сотрудники идут за помощью к руководителю, при этом не предлагая решения, то вместо своих функциональных обязанностей он фактически выполняет работу менеджеров по продажам.

Конечно, руководитель может и должен заниматься крупными, сложными сделками, такими как продажа торговой галереи в микрорайоне, сумма договора которой составит половину плана продаж. Или работа с очень важным для компании клиентом в части сопровождения и контроля за его договорами. Но все стандартные сделки обязаны совершать менеджеры, в случае возникновения сложностей совместно с руководителем устраивать мозговой штурм по поиску решения.

В одной девелоперской компании Подмосковья руководитель отдела продаж подключался практически к каждой сделке. Где-то общался с риелтором, где-то звонил и «дожимал» клиента. Ему нравилось быть супергероем, который решал все проблемы быстро и успешно. При этом его менеджеры были абсолютно несамостоятельны и нерешительны. Надо ли говорить, что, когда руководитель уходил в отпуск, продажи замирали до его возвращения.

Конечно, без поддержки директора по маркетингу и прода��ам и его работы по всем стратегическим направлениям руководителю отдела продаж довольно трудно сосредоточиться на выполнении своих должностных обязанностей. Также нередко из-за сложной бюрократической системы внутри компании и регулярных затяжных встреч руководителю отдела продаж не хватает времени на свою работу. И оценивая его деятельность, необходимо принимать во внимание условия, в которых он работает.

Лидер в отделе продаж

Ни в одной должностной инструкции не прописано, что руководитель отдела продаж должен быть лидером. И тем не менее от того, насколько руководителя воспринимают его сотрудники, зависит его влияние на процессы и коллектив.

Доверяют ли ему подчиненные? Понимает ли он, что с ними происходит за пределами офиса? Умеет ли замотивировать и настроить на работу, даже когда сотрудник не верит в себя? Если его мнение в коллективе весомо, то это потому, что он заработал авторитет или просто получил право последнего слова за счет должности? Считаются ли с его голосом топ-менеджеры компании и, в первую очередь, директор по маркетингу и продажам?

Авторитет и лидерство зависят от действий, поступков, умения брать ответственность за себя, коллектив и собственные решения. Безусловно, этому можно научить, но многое зависит и от личных качеств человека. Анализируя работу руководителя отдела продаж, нужно рассматривать совокупность факторов и учитывать его стремление к изменениям и готовность нести ответственность за эти изменения.

АУДИТ СИСТЕМЫ ОБУЧЕНИЯ СОТРУДНИКОВ

Чек-лист: что должно соблюдаться

  • Система обучения встроена в общую систему работы, с целями, задачами и сроками реализации.
  • Внешнее обучение ритмичное и разнообразное, направлено на развитие как профессиональных, так и личностных навыков.
  • Для проведения внешних тренингов привлекают тренеров, специализирующихся на продажах недвижимости.
  • В отделе продаж проводят еженедельные встречи по разной тематике.
  • Ежедневно руководитель и сотрудники ставят цели и анализируют результаты.
  • Руководитель каждое утро мотивирует продавцов на достижение результата.
  • Руководитель занимается полевым обучением сотрудников.
  • В отделе продаж регулярно читают и обсуждают книги по продажам и маркетингу.
  • В отделе продаж регулярно смотрят и обсуждают фильмы по продажам и маркетингу.

Практически каждый руководитель стремится взять в свою команду профессионалов, которые смогут быстро разобраться в функционале и приносить результат. На собеседования приглашают кандидатов с опытом работы, в идеале — именно в недвижимости, затем стажируют какое-то время и отправляют работать с клиентами.

Система обучения

Если спросить у руководителя отдела продаж или директора по маркетингу, обучают ли они продавцов, все, без исключения, ответят утвердительно.


Но что понимается под системой обучения? Какой она должна быть? Как определить, что обучения достаточно?

Говоря об обучении, бо��ьшинство имеет в виду проведение тренингов с приглашение�� внешних тренеров. И крайне редко мы слышим об обу­чении на рабочем месте, о регулярных и разнообразных планерных встречах, вообще о выстроенной системе повышения квалификации для специалистов отделов продаж. Также все тренинги в основном проводятся по техникам продаж и для продавцов, но редко учат собирать дебиторскую задолженность, вести презентации и экскурсии для больших групп, да и просто заниматься организацией своей работы. Достаточность обучения проверяется уровнем конверсии: если она увеличивается, значит, обучение на пользу; если не меняется или начинает падать — необходимо увеличить количество обучающих мероприятий.

Система обучения сотрудников отдела продаж должна быть прежде всего запланированной и выстроенной, с четкими целями, задачами и графиком реализации.


Есть ли в вашем отделе продаж годовая программа обучения? Составляется ли она в последние месяцы уходящего года на сле­дующий календарный? Учтена ли при составлении сезонность продаж? Обучение проводится регулярно, ежемесячно, в разном формате? Корректируется ли программа при реализации? Обучение направлено на развитие как профессиональных, так и личностных качеств?

Если все ответы положительные — отлично, соблюдены как минимум формальные признаки программы обучения.

По поводу ее наполнения. Условно все мероприятия такого плана можно разделить на две группы. Внешнее обучение — когда для отдела продаж организуется корпоративный тренинг или отдельные сотрудники отправляются на открытые тренинги. Внутреннее обучен��е — когда руководитель отдела продаж непосредственно занимается прикладным обучением на рабочем месте в разных форматах.

Внешнее обучение

Как часто вы проводите внешние тренинги для отдела продаж? Как определяете темы и подбираете тренеров для работы со своими сотрудниками?

Четыре-шесть внешних тренингов в год — оптимальное количество, позволяющее менеджерам усваивать информацию и учиться применять полученные знания на практике, доводя навыки до автоматизма. Важна и роль руководителя отдела продаж. Он должен не только участвовать во всех тренингах, но и вести после них так называемое «посттренинговое сопровождение», то есть устанавливать цели по применению новых навыков и контролировать исполнение. В противном случае будет получен временный подъем, эмоциональный заряд от тренинга; возможно, менеджеры даже будут пробовать применить новые знания, но без контроля скоро вернутся к привычному алгоритму действий.

Что касается тем обучения, то одни должны быть направлены на развитие техник продаж, другие — на личностное развитие, которое находит применение в профессиональной деятельности. Самоменеджмент, типология клиентов, командообразование, ораторское искусство, управленческие поединки, тренинг по работе с большими аудиториями — эти и другие темы помогут как менеджерам по продажам, так и сотрудникам бэк-офиса работать эффективнее и чувствовать себя увереннее в различных рабочих ситуациях.

Определяя, какого тренера пригласить, обратите внимание не только на программу тренинга и стоимость услуг, но и на видео, выложенные в открытых источниках.


В нашей практике был случай, когда отдел продаж с воодушевлением ждал тренинга от именитого тренера. Его книги были интересны, отзывы о нем — великолепны. Но сам тренинг прошел вяло, безжизненно, с многочасовой теорией и минимумом практики — одним словом, скучно и нерезуль­тативно.

И пожалуй, самый важный момент: тренеров, специализирующихся на продажах, — тысячи. Но если вам удастся найти того, кто занимается продажами именно в девелопменте, ваши сотрудники получат не только прикладные инструменты, но и будут говорить с тренером на одном языке, решая практические кейсы.

Внутреннее обучение

Если с внешним обучением все в общем просто и понятно, то чтобы выяснить, насколько правильно построено внутреннее обучение, нужно ответить на следующие вопросы.


В отделе продаж проводятся еженедельные встречи? Подни­мается разнообразная тематика? Эти мероприятия не только включают в себя обмен информацией по текущей ситуации, но и развивают сотрудников? Кроме еженедельных встреч, отдел продаж начинает день постановкой целей и мотивацией на день? По окончании рабочего дня сотрудники отчитываются о результатах? Руководитель делает анализ основных ошибок и успехов менеджеров, чтобы спланировать следующий рабочий день более эффективно? В отделе продаж есть утвержденный список книг для прочтения и обсуждения? Используется ли такой метод обучения, как совместный просмотр фильмов о маркетинге и продажах? Есть ли правило в отделе продаж, что интересная, профессиональная статья читается и обсуждается всеми? И, самое важное, занимается ли руководитель «полевым обучением»?

На все эти вопросы должны быть даны положительные ответы, чтобы система внутреннего обучения была сбалансирована и вела к самообучению.

Во многих отделах продаж проводят встречи-планерки. В основном это час до начала рабочего дня, один раз в неделю, где обсуждают новости компании и анализируют результаты по выполнению плана.

В г. Казани мы видели, как проходили планерки с менеджерами, и пере­строили эту систему. Изначально все выглядело так: сотрудники сидят за своими рабочими столами, руководитель отдела продаж стоя зачитывает результаты каждого, а затем резюмирует информацию о новых условиях и рассказывает о работах на строительной площадке. По сути, это была планерка — отчет руководителя за всех. Вовлеченность остальных членов команды была нулевая, и понимания, зачем нужно собираться в 8 утра, также не наблюдалось.

Этот час в неделю можно проводить более эффективно, в том числе устраивать мозговые штурмы по достижению плана, заготавливать речевые модули на сложные возражения клиентов, отрабатывать этапы продаж в игровых ситуациях, бывать на строительной площадке и общаться со строителями, приглашать интересных спикеров и многое другое.

Помимо еженедельных планерок, каждый рабочий день должен начинаться с постановки плана на день по воронке продаж11 и с мотивации продавцов на достижение успеха. От того, насколько позитивно заряжен продавец, зависит, как пройдет его день и какой в итоге будет результат. В конце рабочего дня каждый сотрудник обязан отчитаться о достижении/недостижении дневной цели и вместе с руководителем проанализировать успехи и неудачи. Успехи транслируются другим менеджерам, чтобы дать им дополнительные успешные инструменты для работы с клиентами. Неудачи анализируются, чтобы найти решения и составить алгоритм, как действовать в аналогичной ситуации в следующий раз. Если неудачи у разных менеджеров повторяются, это должно служить сигналом для руководителя, что на утренней 15-минутке нужно отработать какой-то элемент процесса.

Чтобы те установки, которые дает руководитель на еженедельных и ежедневных встречах, выполн��лись, и те техники, которые менеджеры осваивают на внешних тренингах, помогали увеличивать эффективность их работы, руководителю отдела продаж необходимо регулярно заниматься полевым обучением. Важно находиться рядом с менеджером во время встреч в офисе, показов, приема и звонков. Для чего? Чтобы дать обратную связь и внести коррективы в деятельность сотрудника. А в итоге — получить более высокий результат.

Мы говорили о книгах и фильмах о продажах и маркетинге. Современ­ные сотрудники редко читают, особенно профессиональную литературу. Поэтому руководитель должен определить список книг к прочтению и обсуждению, можно организовать это на одной из планерок или в формате регулярного книжного клуба. Шесть-восемь книг в год вполне по силам прочитать и обсудить даже самому ленивому и занятому. Мы рекомендуем обратить внимание на следующие книги.

То же самое с фильмами, но их мы рекомендуем смотреть всем отделом продаж и затем обсуждать. Перед просмотром обязательно должны быть заданы вопросы к последующему обсуждению, чтобы менеджеры обращали особое внимание на важные моменты. Это могут быть техники продаж, речевые модули, настрой продавца, размышления о целях и т. д. Так мы получим двойную пользу: и обучение, и неформальное мероприятие. Мы предлагаем следующий перечень фильмов.

  • «Дьявол носит Prada», США, 2006.
  • «Здесь курят», США, 2005.
  • «Мирный воин», США, 2006.
  • «Семейка Джонсонов», США, 2009.
  • «В погоне за счастьем», США, 2006.
  • «Доброе утро», США, 2010.
  • «Одержимость», США, 2013 (про барабанщика).
  • «Предел риска», США, 2011.
  • «Бойлерная», США, 2000.
  • «Парень, ты попал», США, 2001.
  • «Мне бы в небо», США, 2009.
  • «Нокдаун», США, 2005.
  • «Американцы», США, 2013.
  • «Волк с Уолл-стрит», США, 2013.
  • «Тренер», США, 2015.

Конец ознакомительного фрагмента