Принцип 80/20. Главный принцип высокоэффективных людей
Зачем читать
Применить принцип 80/20 к своей профессиональной карьере и личной жизни.
Научиться добиваться большего, затрачивая меньше усилий.
Выстроить мировоззрение так, чтобы прожить свою жизнь максимально насыщенно.
Автор: Ричард Кох
Самые важные 20%
В любом деле, которым мы занимаемся, в любой сфере жизни действует правило 80/20. 20% усилий дают 80% результата. 20% людей обладают 80% мирового богатства. 20% одежды мы носим 80% времени. 20% фильмов обеспечивают 80% проката. На 20% товаров приходится 80% продаж. 20% клиентов приносят компании 80% прибыли. Только 20% чего бы то ни было имеет наибольшее значение и оборачивается самыми важными последствиями. Знание этого правила меняет все. Отделяя важные 20% от 80% неважных и исключая несущественные вещи из нашего распорядка, мы оставляем себе только приятное и нужное. Мы делаем жизнь осмысленной на все 100%!
В XIX веке итальянский экономист Вильфредо Парето, изучая логику в распределении богатства и доходов в Англии, обнаружил любопытную закономерность: большая часть доходов принадлежала меньшинству людей, причем соотношение было неизменным. Впоследствии это наблюдение было названо принципом Парето: оказалось, что оно распространяется не только на английских богачей и на экономику в целом, а на все сферы жизни. Принцип Парето оказался воистину универсальным.
Иногда соотношение ближе к 70/30, чем к 80/20, однако очень редко оно сводится к 50/50. Вообще говоря, это противоречит бытовой логике: мы привыкли к тому, что каждый заработанный рубль одинаково значим, все клиенты важны для фирмы, все работники компании полезны, все наши друзья равноценны, все письма в электронной почте достойны прочтения. Отнюдь: миром правит несбалансированность. Неслучайно принцип Парето обрел популярность именно в XX веке, когда ученые поняли, что Вселенная неоднородна, равновесие в ней иллюзорно, а многие процессы могут быть объяснены только теорией хаоса. Принцип Парето значит, что только некоторые ресурсы, усилия, отношения, поступки по-настоящему продуктивны — им и нужно уделять главное внимание.
Принцип Парето можно применять двояко:
• задействуя анализ 80/20 — количественный метод, который опирается на цифры с целью определить точное соотношение между вложенными средствами и полученным результатом. Это путь бизнесменов, менеджеров, специалистов по статистике;
• задействуя мышление 80/20 — оно опирается на ваши собственные представления об обдумываемом вопросе и затрагивает скорее интуицию, чем точные данные; вы не анализируете ситуацию, а оцениваете ее. Это путь для всех. Ричард Бах уделяет мышлению 80/20 ключевое внимание.
Принцип 80/20 в повседневной жизни
Принцип 80/20 возник в академической экономике, однако работает не только в бизнесе, но и во всех сферах жизни, поскольку отражает ее фундаментальную основу — изменчивость, несбалансированность. Закономерно поэтому начать разговор с наиболее универсальных явлений, которые касаются каждого.
Управление временем
Большей части самых важных успехов во всех сферах жизни вы достигли за очень небольшое количество времени. 80% потраченного времени приносит лишь 20% пользы. Значит, большая часть того, что мы делаем, не представляет особой ценности. А жалобы на отсутствие времени — лукавство. Времени у нас полно, но с пользой мы задействуем только 20%. Если мы удвоим это полезное время, то сможем работать куда меньше, а делать куда больше.
Изменить отношения со временем помогут такие принципы:
1. Усилия не обязательно равны награде. Высокую отдачу обещает только желанное дело.
2. Избавьтесь от чувства вины за то, что занимаетесь чем-то не тем. Любимое дело не может вызывать чувства вины.
3. Не связывайте себя обязательствами, которые определены кем-то другим. 80% времени вы занимаетесь делами других людей.
4. Не выстраивайте распорядок дня по общепринятым шаблонам, ищите нестандартные схемы организации дел, удобные именно для вас.
5. Твердо определите те 20%, которые приносят вам радость и удовлетворение. Какие дни, месяцы, годы принесли вам наибольшее счастье? Перечислите столько, сколько можете вспомнить. Что общего между ними? Такое же упражнение выполните в отношении ваших достижений: в какие периоды времени вы достигли непропорционально больших успехов?
6. Когда вы определите эти «острова счастья» и «острова достижений», вам захочется потратить на такие дела куда больше времени. Это и есть ценнейшие 20% вашего времени — так увеличьте их до 100%! Не исключено, что для этого нужно изменить стиль жизни или сменить профессию. Но это будут тот стиль жизни и та профессия, которые нужны именно вам. Определите себе план и сроки, в которые будут совершаться такие изменения.
7. Избавьтесь от малополезных дел — того самого балласта в 80%. Это тем легче, чем больше времени вы посвящаете высокоценным занятиям. Кроме того, поможет совет № 4: чем менее шаблонно вы действуете, тем проще идти своим путем.
Мгновенно оценить пользу расходуемого времени помогут два вопроса: 1. Правда ли этот способ потратить время нетрадиционен? 2. Увеличит ли он мою эффективность? Если даже на один из этих вопросов вы ответили «нет», не связывайтесь с таким делом.
Предложенные меры по управлению временем кажутся радикальными? Так и есть! Они наверняка изменят привычный распорядок действий и обернутся риском. Но кто не рискует, тот не пьет шампанского; в нашем же случае за вопросом об использовании времени стоит куда более важный вопрос: чего вы хотите от собственной жизни? Этот вопрос стоит того, чтобы рискнуть — тем более рискнуть тем, что вовсе не приносит удовольствия.
Отношения
Лишь 20% всех наших взаимоотношений имеют наибольшую ценность. Определить их очень важно. Запишите имена 20 лучших друзей и близких, самых важных для вас людей. Затем расставьте их в порядке убывания важности. Распределите 100 очков между всеми 20 людьми — в зависимости от важности отношений с ними. Вы увидите, что четыре-пять самых важных связей наберут большую часть очков. Закончите упражнение, отметив напротив каждого имени количество времени, которое проводите с этим человеком. Скорее всего, самым ценным людям вы уделяете куда меньше 80% времени…
Дело еще и в том, что число важных связей, которые мы устанавливаем друг с другом, ограниченно и не так велико: пара важных для вас друзей детства, пара важных друзей, которых приобрели в течение жизни… К тому же, как утверждают антропологи, чем раньше вы накапливаете значительный жизненный опыт, тем менее прочными будут близкие связи в дальнейшем. Этим объясняется поверхностность в отношениях у тех людей, чья профессия и образ жизни побуждают к формированию огромного количества связей: у продавцов, адвокатов, тех, кто часто меняет место жительства. Отсюда вывод: качество наших связей куда важнее количества. Заполняйте эти «вакансии» очень осторожно и не торопитесь!
Это касается и деловых отношений. Составьте список из 20 важнейших партнеров по бизнесу. Сравните список с примерным числом всех ваших близких контактов. Вероятнее всего, 80% пользы от ваших знакомств исходит от 20% ваших знакомых.
Вспомните людей, которые оказывали вам наибольшую помощь в карьере. Расположите их в порядке убывания важности, распределив 100 очков между первыми десятью. Как правило, люди, помогавшие вам в прошлом, помогут и в будущем. Бывает и так, что кто-то из партнеров, не вошедший в топ-10, вдруг занял более высокий пост или обнаружил значимые деловые связи. Поэтому проделайте упражнение еще раз, но уже исходя из вероятной способности ваших партнеров помочь вам в будущем.
Если баланс 80/20 оказался не соблюден, вероятно, ваши связи очень ненадежны. Как проверить надежность отношений? Самые крепкие отношения складываются из пяти условий:
• взаимная радость общения;
• уважение;
• общий опыт;
• взаимная полезность;
• доверие.
Если отсутствует хотя бы один элемент, на отношения уже нельзя полагаться в полной мере. Подбирайте союзников очень тщательно. Уже в начале карьеры продуктивно выстроить абсолютно надежные отношения по трем моделям.
1. Один-два союза с наставниками — людьми, занимающими более высокое положение, чем вы.
2. Два-три союза с теми, кто равен вам по статусу.
3. Один-два союза с теми, по отношению к кому вы сами выступаете наставником.
Карьера и достижения
Работа, карьера, достижения — эти явления определяют друг друга. А главное правило здесь такое: работа — это продолжение жизни, неправильно воспринимать ее как тягостную повинность «с девяти до пяти», которую нужно отбыть, чтобы насладиться заслуженным отдыхом на заработанные деньги. Никакого конфликта между работой и остальной жизнью! И не верьте формуле «99% пота и 1% вдохновения»: в любом роде деятельности ваш успех должен быть легким. Определите те 20% усилий, которые позволяли вам добиться максимальных успехов. Можете ли вы повторять такой успех почаще? То, что приносило лишь средний доход и небольшое удовольствие, брать во внимание не нужно вовсе — не ориентируйтесь на средние показатели. Если не достигли высот на службе, вспомните школьный, студенческий и любой другой опыт. Очень важно сосредоточиться на том, что давалось легко и нравилось больше всего. Логика проста: то, что вы делаете с удовольствием, вы делаете хорошо (и заинтересованы в том, чтобы совершенствоваться в этом и дальше). То, что вы делаете хорошо, получается качественным и ценится другими людьми. Это обеспечивает ваш заработок.
А что, если ваше любимое занятие не подкрепляется широким спросом? Что, если вы выбрали работу, в которой предложение многократно превышает спрос? Не отчаиваться! Ищите профессию, близкую той, которая вам нравится, но пользующуюся более высоким спросом. Подходите к этому поиску творчески. Так, навыки актера (профессия, в которой предложение намного превышает спрос) весьма близки требованиям, которые предъявляются политикам. Почему бы актеру не рассмотреть шанс попробовать себя на политической сцене? Рейган и Шварценеггер попробовали, и у них получилось.
В каком бы занятии вы ни нашли себя, помогут универсальные секреты успеха в профессии:
1. Лучше знать что-то одно очень хорошо, чем знать о многом поверхностно; будьте узким специалистом.
2. Специализируйтесь только на том, что вызывает искренний энтузиазм. Вы не сможете стать лидером в деле, к которому холодны.
3. Определите свой сегмент рынка и своих клиентов и обслуживайте их наилучшим образом.
4. Учитесь у лучших, наблюдайте за их работой, подражайте им. Люди знали об этом секрете всегда, и всегда он давал отличные результаты.
5. Старайтесь работать на себя уже в начале карьеры; собственный бизнес выгоднее работы по найму.
6. Делегируйте полномочия, цените возможности аутсорсинга — вокруг множество людей, которые сделают какую-то работу лучше вас, так пользуйтесь этим! Это касается не только индивидуальных предпринимателей, но и корпораций: если у вашей компании лучше всего получается производство, поручите маркетинг кому-то другому.
7. Когда начнете зарабатывать, заставьте капитал работать на вас, инвестируйте; пусть деньги не лежат без дела (грамотному инвестированию уделено специальное внимание ниже).
Счастье
80% счастья порождены 20% наших действий. Это значит, что стать счастливее можно, если определить, в какие моменты жизни вы:
• испытываете счастье, и сделать так, чтобы они повторялись как можно чаще;
• наиболее несчастливы, и сократить их до минимума, а лучше — вовсе исключить из жизни.
Другими словами, способность испытывать счастье — это просто вопрос осознанного выбора, ментальная привычка. Работая над ней, будьте максимально конкретны и внимательны. В каких обстоятельствах вы наиболее продуктивны и веселы, а в каких наоборот? Кто в этот момент рядом с вами? Где вы находитесь? Следуйте этим условиям счастливой жизни — культивируйте оптимизм.
Базовую привычку испытывать счастье полезно подкрепить мелкими повседневными привычками.
1. Побольше физической активности.
2. Регулярно давайте себе пищу для ума: отгадайте кроссворд, напишите заметку в блог, побеседуйте с умным человеком на сложную тему.
3. Регулярно давайте себе и пищу для души: медитируйте, слушайте качественную музыку, сходите в театр.
4. Делайте добрые дела.
5. Проводите больше времени с друзьями.
6. Доставляйте себе маленькие удовольствия. Чтобы быть последовательным, составьте список того, что можете позволить себе всегда; ежедневно вычеркивайте из списка по меньшей мере одно доставленное удовольствие.
7. Хвалите себя за любые достижения, в том числе за следование перечисленным правилам.
Помимо простых действий, стимулирующих счастье, Ричард Кох называет семь стратегий, делающих жизнь более благополучной:
1. Максимально расширяйте зону контроля, а над тем, что контролировать не можете, не раздумывайте долго.
2. Ставьте достижимые цели. Лучше наметить цель полегче и достичь ее, чем мучительно ползти к труднодостижимой цели и в конце концов не чувствовать никакого удовольствия от достигнутого.
3. Будьте гибкими: жизнь всегда внесет коррективы, и к этому нужно быть готовым.
4. Выстраивайте близкие, доверительные отношения с вашим партнером.
5. Имейте несколько надежных счастливых друзей.
6. Имейте несколько близких и нужных вам профессиональных связей.
7. Выстраивайте идеальный сценарий своей жизни и не отклоняйтесь от него: живите там, где хотите, и с теми, с кем хотите, на те деньги, которых вам достаточно; работайте там, где хотите. Как можно меньше компромиссов!
Опрашивая друзей, Кох заметил, что принцип «80% счастья возникает в 20% случаев» не работает в отношении каждого. В жизни трети опрошенных счастье распределено гораздо равномернее, и эти люди выглядят куда счастливее остальных. Это означает, что они уже постигли принцип 80/20 и наслаждаются счастьем не урывками, а посвящают ему максимум своего времени. Ведь принцип Парето и нужен для того, чтобы определить 20% лучшего и превратить их в 100%.
Принцип 80/20 в бизнесе
Применительно к бизнесу принцип 80/20 выглядит очень просто: получить как можно больше прибыли путем наименьших затрат. Он применим в отношении любой организации и любой деятельности внутри организации. Вот несколько ключевых стратегий увеличения прибыли с помощью принципа 80/20.
Определитесь с бизнес-стратегией
Одна пятая часть всего оборота приносит вашему бизнесу четыре пятых всей прибыли, и принципиально важно определить, что имеет наибольшую рентабельность: товар, клиент или категория клиентов, сегмент рынка, канал сбыта.
• Проанализируйте все накладные расходы по каждой группе товаров. Вы увидите, что большая часть товаров в лучшем случае умеренно доходна, а 80% той пользы, которую дает каждый продукт, можно предоставлять за 20% его стоимости. Другими словами, многие клиенты готовы покупать товар простейшей комплектации за низкую цену. Вы готовы выпускать такие товары? Кто-нибудь выпускает такие товары в вашей отрасли?
• Изучите число покупок, сделанное каждым клиентом или группой клиентов. 80% клиентов ценят компанию за 20% ее услуг и товаров. Какие это услуги в вашем случае? Что мешает увеличить объем выгодных услуг?
• Не менее важно анализировать клиентуру и товары относительно конкуренции. Выберите любую часть вашего бизнеса и задайте вопрос: нет ли у вас в этой сфере крупного конкурента? Если да, то кого из вас предпочитает потребитель? А каковы ваши затраты на товар или услугу в сравнении с затратами конкурента? Что, если вы имеете одного конкурента в двух разных частях бизнеса (условно говоря, общего конкурента и по товару А, и по товару B)? Одинаково ли у вас соотношение продаж или конкурент занял сильные позиции по одному товару, а вы по другому?
Анализ прибылей по принципу 80/20 дает картину конкретного момента, но не распространяется на тенденции, которые способны повысить рентабельность. Определенный сегмент бизнеса может выглядеть убыточным, потому что вы вкладываете слишком много средств в технологии производства и стимулирование сбыта, но, если речь идет о товаре нового поколения, такая тактика необходима, чтобы занять рынок в ближайшие годы.
Упрощайте структуру своего бизнеса
Прибыльный бизнес — простой бизнес. Он не отягощен огромным количеством накладных расходов, раздутым штатом сотрудников, десятками лишних функций и задач. Когда бизнес усложняется, его доходы падают. Сокращайте затраты на усложненность.
• Помните про ценность аутсорсинга. Определите, какая сфера вашего бизнеса наиболее выгодна (разработка? производство? маркетинг? сервис?), остальное отдавайте на сторону. Так вы уменьшите число работников, ускорите выход товара на рынок, в конечном счете — обеспечите более низкие затраты на товар.
• Централизация бизнеса — зло. Подумайте, нужен ли вам головной офис. Не отбираете ли вы инициативу у тех, кто в самом деле занимается товаром? Сосредотачивайтесь на нуждах клиентов, а не на тонкостях управленческой иерархии. Чем меньше руководителей между клиентом и производителем, тем лучше.
• Многие компании имеют слишком большие склады, потому что выпускают много разных товаров (или много разновидностей одного товара), тогда как на самом деле максимальную прибыль обеспечивают лишь 20% товаров. Хранение изначально неприбыльного товара может обходиться слишком дорого. Сокращайте число неходовых разновидностей товара и старайтесь переложить проблемы по их хранению на поставщиков или клиентов. В идеале у вас вообще не должно быть складов, современные технологии позволяют организовать бизнес таким образом: вспомним опыт Alibaba.
• Не все затраты на услуги и товары соответствуют реальным нуждам клиентов. Некоторые затраты велики, но для клиента совершенно неактуальны. Однако компании редко измеряют этот показатель. Сохраняйте лишь продуктивные затраты.
Все внимание — ключевым клиентам (и лучшим продавцам)
Немногие клиенты покупают большую часть товара, тогда как огромное число клиентов покупает мало. Цените первых, игнорируйте последних.
Способы удержать лучших клиентов:
1. Лучшие 20% клиентов вы должны «знать в лицо»: если ваша компания невелика, то знать в буквальном смысле, если клиентов тысячи, то иметь об их предпочтениях максимум информации.
2. Все новые товары и услуги должны быть ориентированы только на лучшие 20% клиентов.
3. Лучшие 20% клиентов должны получать первоклассный сервис.
Чтобы быть ближе к покупателю, нужно быть ближе к лучшим продавцам. Кто они, эти идеальные 20% ваших продавцов? Что между ними общего? Где найти людей, похожих на них? Что и когда они делают не так, как остальные? Как лучшие продавцы используют свои рабочие часы — ведь принцип 80/20 применим и ко времени (80% лучших продаж сделаны в 20% рабочего времени)? Пусть лучшие продавцы обучают остальных. Согласуйте работу с клиентами и с продавцами со структурой продаж. Пусть усилия каждого продавца будут направлены на 20% самых выгодных товаров и на 20% клиентов, приносящих 80% прибыли.
В большой компании 80% непродуктивных сотрудников прячутся за спинами 20% продуктивных, в результате не только работа идет куда меньшими темпами, чем могла бы, но и оценка сотрудников выходит несправедливой: лучшие зарабатывают куда меньше, чем должны, а посредственности — больше, чем должны. Не допускайте этого — платите сотрудникам по справедливости.
Важны лишь немногие решения
Принцип 80/20 отлично работает и в аспекте принятия решений. Представьте, что перед вами две папки — «Важные решения» и «Неважные решения». Рассортируйте все идеи по этим папкам с условием: в первую может попасть лишь одно из 20 решений. Часто наиболее важные решения принимаются на начальном этапе, при этом остаются незамеченными «точки невозврата». Вас покинули прибыльные клиенты, потому что вы не заметили их неудовлетворенности. Ваши конкуренты усовершенствовали новый продукт, использовав те идеи, которые вы недооценили. Чтобы не проглядеть «точки невозврата», проводите 80% анализа в первые 20% имеющегося времени. Кроме того, тратьте один день в месяц на факт-чек своих решений:
• Какие проблемы или возможности, которые могут привести к серьезным последствиям, до сих пор остаются без внимания?
• Что в моем бизнесе работает хорошо, хотя мы этого и не ожидали?
• Что в моем бизнесе работает плохо и могу ли я ошибаться насчет причины этих недостатков?
• Важное нередко происходит незаметно. Что ускользает от внимания на этот раз?
В конечном счете рынок работает куда лучше, чем теоретический анализ. Если принятое решение не работает, отказывайтесь от него как можно быстрее. Удваивайте ставки в той области, которая работает хорошо. И никогда не соглашайтесь на средние показатели.
Предупреждайте затраты на проекты
80% ценных результатов любого проекта будет получено в ходе 20% всей работы. Не начинайте проект, пока не сведете его к ясной простой цели.
Ограничьте время на выполнение проекта — тут принципу 80/20 поможет закон Паркинсона, согласно которому работа занимает все время, на нее отведенное. Такой подход гарантирует, что команда не будет расслабляться и направит усилия на самое важное — те самые 20% задач.
Чем меньше времени отводится на проект, тем детальнее он должен быть обдуман. Определив ключевую цель, сформулируйте и задачи, которые хотите решить. Если их получилось больше семи, отбросьте наименее важные. Определите возможные решения, выберите лучшие. Узнайте, какая информация вам нужна для подтверждения или опровержения этих решений.
Кто, что и когда должен делать? Добивайтесь как можно лучших решений именно на стадии разработки, до реализации на практике: 20% проблем порождают 80% затрат, и 80% этих проблем возникают именно на стадии разработки проекта!
На переговорах приберегайте важные решения к концу
В ходе переговоров 20% обсуждаемых вопросов содержат в себе 80% ценности. Используйте тактическую хитрость: в начале переговоров выдвигайте длинный список требований, представив их как можно более значительными. К концу переговоров вам будет легко сдать позиции по ряду мнимо важных вопросов в обмен на уступки по действительно интересующей вас информации. К тому же 80% уступок делаются именно в последние 20% переговорного времени. К финалу ваши конкуренты становятся более сговорчивыми.
Если вы желаете попросить у начальника прибавку к зарплате и встреча назначена с 9.30 до 9.40, приберегите просьбу к 9.38. Помните об этом и не торопите события — не давайте начальнику времени на изобретение компромисса.
Инвестируйте грамотно
Свой бизнес выгоднее работы по найму, доходы от инвестиций, в свою очередь, легче и выгоднее дохода от собственного труда. Решив инвестировать, следуйте таким принципам:
1. Выберите оптимальную для вас стратегию инвестирования. Полагаетесь на азарт или на чистую математику? Вы пессимист или оптимист по натуре? Пусть инвестиционная тактика отражает вашу индивидуальность.
2. Суперприбыль может принести только несбалансированный портфель. Золото, недвижимость, облигации — выбирайте что-то одно. Лучше всего инвестировать в акции.
3. Рассчитывайте на долговременные инвестиции. Если ваши акции не убыточны, держите их годами.
4. Инвестируйте тогда, когда цены низкие. Покупайте, когда рынок в упадке.
5. Если не чувствуете в себе достаточно азарта, не хитрите с рынком, а полагайтесь на старый добрый фондовый индекс.
6. Будьте узким специалистом и отличным знатоком немногого — этот принцип работает и в инвестиционной политике. Действуйте в сфере, которую знаете отлично, полагаясь в первую очередь на себя.
7. Инвестируйте в развивающиеся рынки, обращайте внимание не только на США, но и на Тунис с Вьетнамом.
8. Сразу избавляйтесь от убыточных акций. Падение акции на 15% от цены, которую вы за нее заплатили, — опаснейший сигнал.
9. Не поддавайтесь соблазну забрать прибыль слишком рано, полагайтесь на регулярные кратковременные прибыли. Никто не разорился, продав прибыльные акции, но никто таким образом и не разбогател. Легко было снять 100% прибыли с акций McDonald's в 1960-х или с акций Microsoft в конце 1980-х. Но те, кто так сделал, кусали локти, наблюдая за дальнейшими взлетами этих акций.
Следуя таким принципам, вы обнаружите, что принцип Парето подтверждается вновь и вновь: лишь 20% долговременных инвестиционных портфелей содержит 80% прибыли.
10 лучших мыслей
1. Ваш успех должен быть легким. То, что дается с трудом, не приносит ни счастья, ни денег.
2. Будьте узким специалистом.
3. Оптимизм — это то, что можно культивировать. Определите, в какие моменты жизни вы наиболее счастливы, и делайте так, чтобы они повторялись почаще.
4. Не обременяйте себя обязательствами, которые навязаны другими людьми, — на это уходит 80% времени.
5. Никогда и ни в чем не соглашайтесь на средние показатели.
6. Упрощайте свой бизнес настолько, насколько это возможно.
7. Важные решения приберегайте к концу переговоров.
8. Определитесь с лучшими клиентами и знайте про них все.
9. Рассчитывайте на долговременные инвестиции. Если ваши акции не убыточны, держите их годами.
10. Создайте союзы с наставниками, с теми, кто равен вам по статусу, и с теми, по отношению к кому вы сами выступите наставником.
