Вырастили сеть аптек с 12 до 17 точек и увеличили выручку на 73%.
Эта история случилась с сетью аптек. Назовем их "Пилюля", чтобы было удобнее. У собственника сетки два бизнеса. Одним из которых он занимается лично, пока аптеками управляет доверенное лицо. Так проходили одна стратегическая планерка за другой, но владелец не чувствовал должной степени контроля за бизнесом и не знал - может ли компания расти еще быстрее.
Существовавшие отчеты не помогали понять ситуацию, поэтому они обратились к нам за помощью.
В самом начале.
Важно, что в начале сеть была размером в 12 розничных точек, 1 бухгалтер. Серьезная нагрузка для одного человека, который несет ответственность перед государством за налоги и предоставляет руководителю отчетность.
Прежде, чем мы начинаем работу по внедрению наших финансовых отчетов мы проводим анализ существующей отчетности и выявили очевидные недостатки, которые мешали принимать верные управленческие решения.
Результаты компании рассчитывались только по доходам и расходам. Смотришь в отчет о движении денег, где видно сколько денег пришло на расчетные счета, сколько ушло и сколько осталось.
Такой отчет не помогает компании двигаться быстрее, потому что не видно на что конкретно потратили много денег. Если вы потратили на сырье и материалы в январе больше, чем в феврале, то в хорошем отчете вы это увидите, сможете исправить. Прочтите по этой ссылке - что должно быть в хорошем отчете доходов и расходов
Нет отчета, который показывает эффективность бизнеса, в целом и по отдельным частям. Как отработала каждая аптека из всей сети, какая себестоимость, уровень постоянных расходов из месяца в месяц. Не знаем чистую прибыль, валовую - это очень плохо. Не понятно, где искать косяк, если денег стало меньше.
В современном мире большая часть оплат происходит через банковские карточки. Этих денег, которыми оплачивали покупатели через карточку хватало бизнесу, чтобы работать. Поэтому, не было ежедневного контроля сколько налички есть в кассе. Чтобы бухгалтеру собрать информацию, нужно было потратить драгоценное время. Раз в месяц наличные деньги заносили в базу 1С, когда сводили прошедший месяц, готовили отчетность для руководителя.
Отчеты за прошлый месяц собственник получал в последнюю неделю текущего. Прошел март и уже хочется узнать, что произошло в бизнесе, но, к сожалению узнаешь об этом лишь 25 апреля. Отсутствие четкой структуры, функций и понятного каждому сотруднику бизнес процесса задерживали информацию.
Без зафиксированного на бумаге процесса, с опозданием заносились операции расхода. Например, в начале марта руководитель заправил свой автомобиль на 2 000 рублей. Бухгалтер начать собирать отчетность 20 апреля и лишь тогда запросил у всех чеки, кто тратил деньги, которые взяты из бизнеса.
Компания слабо работала с ассортиментом. Не все товары закупленные товароведами продавались одинаково хорошо и появился потенциал избавиться от них получив замороженные деньги.
Неточные данные в отчетах. Например, компания снимала наличные деньги с расчетного счета. За эти операции банк забирал себе процент. Такие операции терялись в общей куче всех операций. Для того, чтобы все данные были собраны нужно составить алгоритм - где и что взять для отчета.
В процессе.
Управляем тем, что измеримо.
Чтобы помочь компании, превратить желаемое в действительное мы всегда начинаем с классических инструментов - три главных управленческих отчета, которые дадут заказчику контроль над бизнесом.
Чтобы собственник мог оперативно знать о доходах компании мы создали отчет о движении денег. Таблица, которая показывает все доходы и расходы. Чтобы собрать данные о доходах для каждой аптеки мы создали документ, в котором провизор заполняет движение наличных денег. Эти данные главный бухгалтер переносит в ДДС.
В целом, у компании все в порядке, но не хватает точности.
Собственник рассматривал купить аптеки конкурентов, поэтому мы четко отделили операционные деньги от инвестиционных, как положено.
Однако результаты каждого месяца низкие. Поступало много денег и только крошечная часть оставалась в компании.
Возможно, что у компании низкие показатели эффективности. Для этого мы создаем следующий отчет.
Следующий шаг - отчет о прибыли.
Когда мы приготовили отчет, то увидели (отмечено красным), что расходы растут быстрее, чем продажи. Интересно, что это касается только июля и августа. Август 2022 даже проигрывает августу 2021 сработав с меньшей эффективностью.
Если посмотреть на периоды с января по август 2021 и 2022 годов, то показатели хорошие. Продажи растут быстрее, чем растут доходы. Поэтому, очень хорошо, что мы появились в компании именно тогда, когда эффективность снизилась и мы ее вовремя подсветили.
Так как это розничная сеть, то мы разложили все расходы на каждую из аптек и вот что получилось.
Розничная точка №5
Мы разложили все показатели по группам, по метрикам эффективности. Как именно меняются доходы и расходы с каждым месяцем и как это сказывается на общих результатах.
Наглядный пример обратного результата. Смотрите на март и апрель - выручка колоссально отличается и в марте она выше больше, чем на пол лимона. Однако, прибыль в марте меньше. Это аномалия, с которой мы разбираемся в первую очередь, чтобы знать причины таких результатов и разрабатываем процессы, так, чтобы впредь это не повторилось.
Вот мы молодцы!
Розничная точка №7
4 из 12 розничных точек приносили компании 0 рублей или маленький убыток. Когда нет такой развернутой отчетности, то не понятно, где на самом деле убытки и насколько они большие.
Нельзя судить об эффективности обращая внимание только на выручку. В августе выручка снизилась на 334 тысячи рублей по отношению к январю, а чистая прибыль на 57 тысяч рублей. Между выручкой и чистой прибылью часто нет прямо пропорциональной зависимости.
С нашими отчетами компания сразу закрыла 3 розничных аптеки, чтобы не тянуть их.
Управленческий баланс.
Баланс - фотография компании на определенную дату. Вот так компания выглядела на 1 сентября.
59% денег лежали в запасах. Представьте, что вы взяли 10 миллионов рублей в кредит на запуск бизнеса. На 5,9 млн. рублей купили товар.
Мы взяли эту категорию во внимание, чтобы уменьшить долю запасов. Поработать с ассортиментом, избавиться от неликвидных медикаментов.
Большая часть денег в компании сформирована за счет того, что поставщики медикаментов отгружают товар, а оплату просят с отсрочкой.
Это не плохо или хорошо, но это должно быть под контролем. 65% всех поставок приходились на двух поставщиков - это уязвимая позиция, потому что если изменятся условия сотрудничества, то это может нанести серьезный удар.
Для работы с большим ассортиментом мы провели анализ товара. Выделили категории: А - то, что приносит больше всего денег, Б - товары средней доходности, В - товары с низкой доходностью и высокой продаваемостью. Сделали ключевые шаги 1-2-3 и вот, что получилось.
Что изменилось в декабре 2022.
Уровень запасов в компании снизился на 10%. Значит, что деньги не лежат в пилюлях, бинтах и сиропах. Теперь это живая денежная масса. Свободные деньги бизнеса мы разместили на коротких депозитах. Теперь наши деньги работают и банк платит нам проценты за пользовании нашими деньгами.
Появилась доля "Деловая репутация". Выше я писал, что сразу после наших отчетов бизнес закрыл 3 аптечных пункта, тем временем, собственник рассматривал новые возможности - купить аптечный пункт у конкурентов или запустить собственный в новом помещении.
Представьте, что вы покупаете автомобиль, например, Мерседес, который собирается в Китае и другой автомобиль с такими же характеристиками, который тоже собирается китайцами. Мерседес дороже на 1,5 млн. рублей - это и есть добавочная стоимость деловой репутации.
Увеличили долю займов и кредитов, чтобы дать бизнесу больше газа - вырасти быстрее. В кредитах и займах нет ничего плохого, если все посчитано с умом.
Внимательно следим за тем, чтобы компания не заросла запасами и товары имели адекватный срок оборачиваемости. За время нашей работы в течение года сквозная аналитика дала результат - снизили количество дней оборачиваемости запасов на 41%. Вот для этого нужен прокачанный управленческий учет.
Общий итог работы бизнеса за год в цифрах. Ключевое - доходы растут быстрее, чем расходы. И за этим следит ваш финансовый директор.
Это все, что вам, читателям, нужно знать.
Самое сложное.
В начале мы написали, что лишь один бухгалтер работал на весь бизнес. Он вел бухгалтерский учет, так теперь еще добавилась работа по управленческому учету. На момент написания кейса бухгалтер уже сменился - слишком высокая нагрузка. Теперь в команде работает главный бухгалтер и бухгалтер - операционист.
Ключевая загвоздка в том, что понадобилось очень много попыток, чтобы сделать отчет вовремя. Готовые отчеты первые несколько месяцев предоставлялись после 15-го числа.
Чтобы справиться с этой задачей мы пересмотрели функции бухгалтеров, наняли дополнительного сотрудника и возложили обязанности по анализу товаров на сотрудников - провизоров на розничных точках.
Это дало свои плоды. Теперь 2/3 работы выполняется 1 и 2-го числа нового месяца.
Выводы.
Что же все таки купил заказчик:
- Рост выручки на 25% сравнивая 21 и 22 года. Отдельно декабрь вырос на 73% по сравнению с прошлым декабрем. Конечно, это связано с ростом цен, но в большей степени с увеличением количества точек, с проработкой ассортимента.
- Скорость оборачиваемости запасов увеличилась на 41%
- Количество розничных точек с 12 выросло до 17.
- Бизнес зарабатывает проценты на свободных деньгах в коротких депозитах.
- Сформировали резервный фонд для чрезвычайных ситуаций.
- Снизили зависимость от ключевых поставщиков на 10%
- Разморозили больше 600 000 рублей из запасов превратив их в деньги.
А также! Правую руку - финдиректора, который все эти отчеты собирает, анализирует, пропускает через свой экономический фильтр и не дает сделать неправильное решение.
Если вам нужна помощь в построение финансового отдела, чтобы знать все доходы и расходы, ключевые метрики, которые надо подтягивать, то приходите к нам - пишите, звоните. Пообщаемся о том, какой результат мы сможем вам дать и за счет чего. Не будет прозрачного видения и результата, который окупится, то нет смысла работать тратить наше общее с вами время и деньги.
У меня за спиной несколько десятков проектов и еще больший опыт команды финансовых директоров с разными нишами.
Telegram - t.me/lumiastory
VK - vk.com/lumiastory
Instagram - instagram.com/lumiastory
Вернуться в Telegram канал чтобы почитать интересный контент.
Вернуться в навигатор кейсов, чтобы почитать другие истории.