Грамотное планирование. Как упорядочить свой календарь?
Когда в обычной жизни мы совмещаем несколько ролей: родитель, руководитель, активный гражданин, певец и прочее - все дела просто невозможно держать в голове.
Конечно, можно постараться, но есть вероятность, что несколько дел вы снова отложите или и вовсе забудете про них. А когда наступит дедлайн, аргументы из ваших уст прозвучат словно “умные” доводы Кличко.
Новость намбер ван - внесение задач в календарь увеличивает вероятность того, что они будут сделаны. Как навести там порядок?
1.Чтобы планирование было эффективным, нужно уметь правильно распределить свое время.
2.Учитывайте участие других людей и событий в вашем плане. Особенно это касается встреч, конференций, дел в праздничные дни, когда перекрывают улицы и т. д.
3.Постоянно работайте с ежедневными списками задач. Каждый вечер составляйте планы на завтра и корректируйте их утром.
4.Прописывайте важное - так вы будете знать, что нужно выполнить непременно, а что может подождать. Иначе получится так: пол дня ушло на работу по дому и работу, а вот вовремя оплатить налог вы забыли.
5.Не отрывайтесь от реальности - причиной постоянного «неуспевания» может быть то, что вы много на себя берете. А потом, ваш мозг осознает, что физически сделать все дела за одни сутки - нереально и вы начинаете “избегать” этих дел, впадая в панику при слове “дедлайн”.
6.Используйте метод контекстного планирования в календаре - выделяйте цветом тематические блоки задач - так вам будет легче всего распределять их. Примеры контекстов: покупки, семья, работа, хобби.
Шаги этой техники выглядят так:
составить личный список контекстов. При составлении списка стоит ориентироваться на актуальные повседневные и рабочие задачи;
-сформировать список дел под каждый контекст;
смотреть на задачи из контекста при наступлении определенного события или условия.
Пример: собираясь по делам в центр города, открываем контекст с пометкой «В центре» и смотрим, какие задачи и вопросы нужно решить в рамках данного блока. Например, по пути на встречу с клиентом в центре, вы как раз можете захватить вещи в химчистку, которая находится рядом.
7. Расставляйте приоритеты правильно, чтобы всё успевать. В этом поможет матрица Эйзенхауэра. Это тот самый квадрат, что делится на ещё 4 квадрата с обозначением дел:
-важные и срочные (лайфхак: при появлении дел в этом квадрате, которые можно делегировать - делайте это);
-важные, но не срочные (наиболее приоритетные и перспективные дела на каждый день - связанные с основной деятельностью, планированием и анализом работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение режима питания);
-срочные, но не важные (дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят, вроде: заменить перегоревшую лампу, отметить день рождения маминой подруги и т.д.);
-срочные и не важные дела (сюда вносим “болталки”по телефону о несущественном, бессмысленные переписки, сериалы и зависание в соцсетях).
8. Держите ваш календарь всегда под рукой, чтобы не забыть внести задачу, которая только что возникла. Пример: узнали, что приезжает известный заграничный спикер и нужно найти время на покупку билету и внести тренинг в календарь.
9. Если предстоит много работы или перед вами стоит один большой проект - разбейте его на мелкие простые задачи и шаги - результат появится быстрее, а процесс пройдет легче.