10 правил must know про деловую переписку
Ежедневно мы получаем, отправляем и удаляем десятки писем. Как не потеряться в ворохе деловой переписки? Достаточно соблюдать 10 простых правил.
Правило первое. Сохраняем профессиональный тон
Переписка может иметь юридическую силу.Поэтому тщательно следим за тем, что пишем – Клиентам, поставщикам, коллегам, бывшим в том числе…
Правило второе. Заполняем письмо в правильной последовательности
Сначала прикрепляем файл (если есть). Согласитесь, у каждого хоть раз было такое – письмо ушло без вложения…
Потом заполняем тему письма. В теме должны быть ключевые слова, по которым даже через год можно это письмо найти. Тема письма должна обязательно состоять из нескольких слов и давать понимание, что это: задача, форс-мажор, который надо срочно решать, заявка на оплату, документы, оперативное согласование, согласование в обычном режиме и т.п.
После этого пишем само письмо и проверяем его за собой. Точки, запятые, другие знаки препинания обязательны. Новое предложение с большой буквы. Абзац с новой строчки. Не сокращайте, пжлст, слова и НЕ ПИШИТЕ КАПСОМ. Давайте уважать себя и других.
И только после этого вставляем адрес получателя и отправляем. Это поможет избежать случайностей, когда уходят письма с незавершенной мыслью, письма не с теми людьми в копии, письма без вложений и так далее.
В строку «Кому» пишем адрес основного получателя, всех остальных – в «Копию». Если пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуемся кнопкой «Ответить всем».
Правило третье. Пишем так, чтобы можно было сделать Ctrl+C Ctrl+V
Письма часто копируются (полностью или частично), чтобы переслать как команду действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту//сайту//баннеру. Важно писать так, чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить дальше, никого не оскорбив.
Правило четвертое. Соблюдаем историю переписки
Один рабочий вопрос - одна тема письма, и в ней идут все итерации креативов, обмены документами, все согласования и договоренности.
Правило пятое. Не путаем рабочую почту с чатом
В одной теме письма обсуждаем только вопросы, к ней относящиеся. Всю окололичную переписку лучше перенести в мессенджер.
Правило шестое. Не используем мессенджеры для обсуждения рабочих вопросов
Все рабочие вопросы, отчёты и статусы по проектам – это только почта (причина – см. правило первое). Скайп – для созвонов. Мессенджеры – для нейтральных и личных обсуждений.
Правило седьмое. Делаем сразу, если это возможно
Если не возможно, лучше оставлять письмо как непрочитанное, пока по нему не сделано всё, что нужно сделать.
Правило восьмое. Сначала читаем, потом пересылаем
Никогда не пересылайте письма и вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их. У этого могут быть фатальные последствия. Можно по ошибке выслать Клиенту внутренние расчёты или отправить неверный счёт. Так очень легко потерять деньги, лицо и репутацию.
Правило девятое. Отвечайте на все письма в течение суток
Через сутки ответ, скорее всего, уже никому не будет нужен. Через двое - тем более. Если есть какие-то сложные вопросы, то они очень быстро консервируются и становятся нерешаемыми, письма тонут под слоями новых писем. А это всё деньги.
Правило десятое. Заключительное
Отвечаем всегда, даже если ответить нечего. Тога так и пишем: «мне нечего сказать по данному вопросу» + соблюдаем вежливое обращение. Даже если надо писать не очень приятные вещи. Именно так удается сохраните свое лицо и лицо компании перед собой и внешней аудиторией, кем бы она ни была.
По тому, как мы работаем в почте, как оформляем письма, вложения, темы, сразу виден наш уровень, и наше отношение, и наш профессионализм. Потому что что? Потому что первое правило переписки — всё может быть слито в паблик в любой момент!