Тайм-менеджмент

Миф: Круто, я буду успевать сделать кучу дел и ничего не забывать!

В сутках 24 часа, в году 365 дней, а человеческая жизнь имеет пределы. Приходишь к тому, что расставляешь приоритеты, вычленяешь «убийц времени», убираешь придуманные или ненужные дела и встречи.

Миф: Главное — это расписать все задачи, строго разбить встречи по времени и соблюдать график. Жизнь расписана по минутам, можно жить!

Есть большой соблазн забить весь день под завязку. Еще бы, вот я какой молодец, столько дел переделаю! Но люди опаздывают, встречи откладываются, задачи меняют приоритет.

Жесткое планирование работает только в 20-30% случаев. Составляя план на день, лучше находить баланс между гибкими и жестко привязанными ко времени задачами. Обязательно оставлять свободное время в режиме дня и не забивать его больше, чем на 60% — обязательно появится что-то неучтенное, а времени-то ты и не выделил.

Миф: Раз задача записана в план, я ее точно выполню.

Всегда найдется дело или задача или встреча, которую захочется отложить, перенести и забыть. Принимаешь это как факт, не испытывая никакого чувства вины.

Миф: сейчас я куплю себе самый навороченный ежедневник и буду все-все туда записывать.

Никто, кроме вас, не знает, какой способ ведения дел будет самым удобным, простым и результативным. Есть такие интересные и полезные вещи как наблюдения, впечатления, идеи — это не зафиксировать в обычном ежедневнике.

Я внедрял конкретную методику, описанную в книге по тайм-менеджменту, и сначала жил с онлайн-календарем, потом с электронными таблицами, потом с бумажным ежедневником.

Миф: главное — записать задачу в ежедневник и сразу определить, когда она должна быть решена.

Так в ежедневнике появляется масса ненужных задач. Кроме этого, помимо задач часто в голову приходят идеи, вдруг вспоминаются позабытые обещания или дела, а ежедневника под рукой нет или неудобно записать. Для меня было открытием то, как в таких ситуациях выручает диктофон. Едешь в авто, пришла мысль — записал на телефон, прослушал, и, если нужно, перенес в ежедневник.

Миф: написал задачу «не пить неделю», что-то не получается выполнить, тайм-менеджмент не работает.

Формулировка и постановка задач — само по себе то еще занятие. Насколько абстрактно поставите задачу, настолько ваш мозг не сможет понять, чего от него хотят.

Тренируйтесь формулировать не «отдать отчет для Иван Иваныча», а «подготовить для Иван Иваныча отчет о финансовых рисках к 10 августа».

Дальше — больше. Нам тяжело решить объемную задачу, пока мы не разобьем ее на несколько более мелких. Мне удобно сформулировать одну задачу на компьютере, внутри прописать этапы решения, прикинуть нужные ресурсы, поставить сроки, а еще отмечать в процентах, сколько выполнено.

Миф: Тайм-менеджмент поможет мне делать все быстро и в срок.

Тайм-менеджмент решает всего одну задачу — тратить время своей жизни на те вещи, которые вам важны. А вот то, что важно для вас, какие ресурсы для этого вам понадобятся, что вам придется изменить в своей жизни — строго индивидуально.

О несистемности и ожиданиях

Несистемность способна убить все ваши результаты. Это применимо ко всему, начиная от обучения вождению и заканчивая сидением на диете. Хочешь получить хороший результат — выбирай решения, которые превратятся в привычки и станут естественными на протяжении всей жизни.

Ожидания от себя нереалистичны. Либо ты осознаешь, что «лично я смогу сделать этот проект за 18-20 рабочих дней», сделать проект качественно и в срок и получить массу удовольствия от хорошо проделанной работы. Либо ты ставишь себе нереальные, выдуманные условия и «паришься» — «я прикинул, что сделаю этот проект за 10 дней, уже прошло 15, а мне еще нужно минимум 5 для завершения», и делаешь этот проект за те же 20 дней, но с чувством неполноценности и разгильдяйства.

С чего началось

Моим первым опытом в тайм-менеджменте стал обычный блокнот на пружинках. Было достаточно удобно, и вся картина работы была в памяти. Не без минусов, разумеется: если блокнот не с собой, память должна была выручать. Но он был не большой и удавалось таскать его с собой везде.

Иногда все-таки забывал блокнот, начал юзать сотик. Опять же, я пользовался блокнотом тоже. Все было под контролем. Но телефон начал перетаскивать одеяло на себя, а с ним появились приложения для тайм-менеджмента. Все дела перешли в «цифру». Но все равно все было под контролем.

Опасность напоминалок

Свои дела я вел в приложении на «Айфоне». Стоит отметить, что на этом этапе началась развиваться проблема. С переносом все в цифру я допустил серьезную ошибку, «отпустив дела из головы». Я не держал дела (не только рабочие) в голове. Все в задачники. Начал активно пользоваться напоминалками. И сам не заметил, как моя память на дела ухудшилась настолько сильно, что это стало серьезной проблемой. Я стал забывать все.

Сначала я начал грешить на сервисы. Было много приложений и сервисов, но ситуация не изменилась.

Возвращение контроля

Позднее я понял проблему. Но все равно продолжал использовать онлайновые сервисы. Напоминалки ставились уже на такие события, что мне стыдно сказать, насколько я все отпустил.

Время шло, я работал над памятью. Но никак не мог вернуть это «под контролем». Я полностью отказался от напоминаний, остались только «через полгода сделать #мелочь#».

В целом, у меня с детства с памятью не очень, а тут я вообще все запустил, полностью переложив ответственность на телефон. Не повторяйте, выполнено профессионалами...