Как вести бизнес сразу в двух странах и снизить ментальную нагрузку с помощью подбора опытных ассистентов

Кейс Марии Курилиной - предпринимателя, нутрициолога, коуча.

Видео-отзыв:

Ключевой запрос был на систематизацию большого потока информации, которую собственница получает каждый день. В клинике работает 30 человек, все вопросы стекались к ней; задачи терялись, забывались. Не хватало времени даже на личные дела.

Шаги, которые мы предприняли:

1. Подбор ассистентов:

◾️ В первую очередь, приступили к поиску ассистентов, которым можно делегировать не только рабочие, но и личные задачи, чтобы разгрузить предпринимателя (поиск и найм няни, планирование и организация детских мероприятий и пр.)

◾️Подобрали 2-х ассистентов для разных направлений — в Мексике и в ОАЭ. Помимо базовых навыков бизнес-ассистента, важными критериями было присутствие ассистентов в этих странах офлайн и знание иностранных языков (испанский, английский).

◾️В течение 1 месяца обучили и ввели ассистентов в должность. Регулярно наш проджект-менеджер проводит планерки с ассистентами для планирования месяца по обоим направлениям.

2. Управление проектами:

◾️Составили дорожную карту проекта и разделили ее на три направления - ОАЭ, Мексика, личные задачи.

📝 Из-за политики конфиденциальности, мы, к сожалению, не можем показать дорожную карту и другие документы более подробно. Приглашаем вас на видео-экскурсию, где детально покажем все примеры инструментов, которые мы внедряем.

◾️Декомпозировали задачи на временные слоты и внедрили таск-менеджер Asana, где бизнес-ассистент контролирует все процесс. Ранее компания уже работала в программе постановки задач, но это вызывало сопротивление у сотрудников; не было ответственного за трекинг, задачи терялись и не выполнялись к дедлайнам.

3. Мексика: удаленное управление без присутствия собственницы.

◾️Внедрили CRM-систему Kommo для автоматизации работы отдела продаж.

◾️Расширили штат клиники: закрыли вакансии врачей и технического персонала.

◾️Ввели в должность маркетолога с опытом работы на американский рынок для привлечения потока клиентов. Ранее у аудитории возникало сопротивление из-за убеждений о высоком уровне преступности в Мексике. Основной целью было перенастроить рекламные кампании на ЦА из США, сделать акцент на выгодных ценах и закрыть возражение о безопасности пребывания в клинике.

◾️Совместно с врачами и дизайнерами создали и внедрили раздаточные материалы для клиентов на трех языках: меню специального питания, брошюры о процедурах.

◾️Ассистент проводит планерки с персоналом без участия собственницы, собирает отчеты и обеспечивает корректную работу медицинского центра на ежедневной основе. Также, выполняет операционные поручения по открытию ресторана.

4. Дубай: развитие нового направления.

◾️Ассистенты собрали юридическую и бухгалтерскую информацию для открытия компании в Дубае и осуществления медицинской деятельности. Запустили процесс подтверждения дипломов, получения необходимых медицинских документов и регистрации.

◾️Сделали выборку, подобрали и внедрили подходящее под запрос ПО для удаленного мониторинга состояния пациентов. Все сведения о часах сна, физической активности, питании и множестве других параметров отображаются в одном приложении.

◾️Закрыли вакансии врачей, фитнес-тренеров, нутрициологов, поваров, технического персонала.

◾️Совместно с маркетологом, бизнес-ассистент выполняет задачи по разработке сайта, созданию и развитию соцсетей, контролю работы СММ-менеджера.

◾️Ассистент присутствует на встречах с пациентами, транскрибирует и резюмирует встречи, выполняет задачи по сопровождению клиентов. Помимо этого, берет на себя все операционные задачи по поиску и анализу информации, переписке с клиентами и подрядчиками, регистрации на встречу и пр.

Результат

Спустя полгода работы с бизнес-ассистентами:

Благодаря систематизации работы и правильному подбору ассистентов, Мария смогла успешно развивать проекты в Мексике и Дубае. Сейчас она управляет бизнесом удаленно, не перегружаясь ментально и физически, что позволяет ей уделять время семье и личным делам.