Как снимать наличные по корпоративным картам, чтобы банк не поставил блок

by @naloghirurg
Как снимать наличные по корпоративным картам, чтобы банк не поставил блок

Мой авторский сайт, где есть полезная информация для вас

На этой неделе я посвятила вопросам блокировки счетов 2 поста и не могу в итоге не дать вам очень полезные наработки - собственные и своих коллег.

Информация, которой я поделюсь ниже поможет вам разработать правила, как снимать со счета деньги, используя корпоративные карты, чтобы банк не счел деятельность компании незаконной. Она подскажет, сколько можно снимать, как часто, какие операции лучше не проводить, как контролировать несколько карт. Итак, вперед, в мою налоговую операционную.

Банк может заблокировать расчетный счет и отказать в обслуживании, если компания снимает наличные по корпоративной карте чаще, чем допускает ЦБ, или в большем объеме. Чтобы избежать неприятностей, создайте правила, как снимать наличные с использованием карт, соответствующие требованиям Банка России. Определите:

  • сколько денег допустимо снимать с помощью корпоративной карты за неделю и день;
  • как часто снимать наличные со счета;
  • какие операции по обналичиванию ограничить;
  • как организовать работу с несколькими корпоративными картами.

Актуализируйте правила проверки контрагентов, подробнее см. Порядок проверки нового покупателя. Чек-лист. Если на счет компании поступят деньги от покупателя, который проводит операции с признаками транзитных, банк сочтет, что она отмывает доходы.

Если вашему предприятию меньше двух лет, важно не нарушать ни одно из требований ЦБ, указанных в Методических рекомендациях № 19-МР. Согласно им, клиент банка может попасть под подозрение в легализации доходов, если соответствует двум или более признакам, указанным в документе. Недавний срок деятельности компании – это один из признаков, которые ввел ЦБ. Еще одно нарушение, и у обслуживающего банка появляются основания заблокировать счет.

 Образец документа. Скачайте положение об использовании корпоративной банковской карты

/Как установить допустимые лимиты снятия наличных с использованием корпоративных карт

Компании могут снимать наличные средства с расчетного счета по чеку или с помощью корпоративных банковских карт. Второй вариант проще: деньги можно получить в банкоматах обслуживающего банка в любой день и время, при этом не нужно сообщать банку, для чего потребовались наличные.

Однако в Методических рекомендациях № 19-МР ЦБ предусмотрел контроль операций. Объем наличных, которые сняли по корпоративным картам за неделю, не должен превышать 30 процентов от оборота по счету – суммы поступлений за этот период.

Разработайте правила для финансовой службы – установите лимиты снятия наличных на неделю и день, определите, как контролировать, выполняет ли компания ограничение.

Чтобы установить, сколько средств можно снимать за неделю, рассчитайте средний недельный оборот за последние три месяца и вычислите 30 процентов от результата. Предположим, в среднем за неделю на расчетный счет компании поступает 6 млн руб. Значит, снимать можно не более 1,8 млн руб. (6 млн руб. × 30%) за тот же период.

Чтобы определить, сколько допустимо снять за день, выберите наименьшее из значений:

  • дневной лимит снятия наличных обслуживающего банка;
  • ограничение, предусмотренное Законом № 115-ФЗ, – 600 тыс. руб.;
  • сумма, равная 30 процентам от средненедельного оборота компании.

Выбранное значение уменьшите на 15–30 процентов, чтобы случайно не нарушить требования банка и не привлекать его внимания. На сколько именно процентов дневной лимит должен быть меньше ограничения, зависит от оборотов и потребностей компании – чем больше суммы, тем меньше процент снижения.

Пример расчета недельного и дневного лимитов снятия наличных средств по корпоративной карте

Финансовый директор группы компаний разрабатывает правила работы с корпоративными картами для предприятий холдинга, чтобы избежать претензий обслуживающего банка. Руководитель финансовой службы рассчитывает недельный и дневной лимиты снятия наличных с использованием карт. Дневной лимит обслуживающего банка совпадает с ограничением, установленным законодательством, и составляет 600 тыс. руб. в день.

У компании «Альфа», входящей в группу, средняя сумма поступлений за неделю – 1 млн руб. Значит, по Методическим рекомендациям № 19-МР за неделю «Альфа» может снять 300 тыс. руб. (1 млн руб. × 30%). Финансовый директор установил такое правило для этой компании: дневной лимит снятия – 210 тыс. руб. (300 тыс. руб. – 30%), недельный лимит – 300 тыс. руб.

На счет компании «Бета» в среднем за неделю поступает 12 млн руб. Значит, она может снимать не более 3,6 млн руб. наличных в неделю (12 млн руб. × 30%). Чтобы определить дневной лимит для этой организации, в качестве ограничения нужно использовать лимит банка и требование Закона № 115-ФЗ – 600 тыс. руб. По указанию финансового директора в день «Бета» может снять не более 510 тыс. руб. (600 тыс. руб. – 15%).

Чтобы контролировать, сколько средств сотрудники снимают по корпоративным картам, используйте специальный отчет о снятии наличных по корпоративным картам. По итогам каждой недели проверяйте его, чтобы удостовериться, что суммы, которые снимали в день и за неделю, не превышают установленные в компании лимиты. Поскольку еженедельные лимиты устанавливали на основе данных за прошедшие периоды, убедитесь, что сумма, которую за неделю сняли по карте, не превышает 30 процентов от фактических поступлений.

Проанализируйте суммы, которые компания снимала по картам за прошедшие три месяца. Так сможете понять, насколько легко перейти на новые правила.

Если компания регулярно превышает 30-процентный порог, установленный ЦБ, определите, какие изменения нужны, чтобы сотрудники могли придерживаться рассчитанных лимитов. Если из-за специфики деятельности предприятию не удается в полной мере выполнить требования ЦБ, встретьтесь с руководителем клиентской службы обслуживающего банка и объясните ситуацию.

Расскажите, что предприняли, чтобы устранить несоответствия, и каковы результаты. Обсудите дальнейшее сотрудничество и то, как банк будет контролировать компанию, не блокируя при этом счет.

Предположим, по данным за прошлые периоды вы установили, что компания может выполнять установленные ограничения, однако в прошедшие месяцы изредка превышала лимит снятия наличных. Подготовьтесь к тому, чтобы при необходимости сообщить банку, для каких целей потребовались деньги, и представить подтверждающие документы.

Запросит ли банк эту информацию, зависит от его внутренних регламентов: он может и не отреагировать на разовое нарушение. Если запрос не поступил, не опережайте банк, не стоит самостоятельно передавать документы и пояснения.

/Как часто снимать наличные со счета по корпоративным картам

Обслуживающий банк может заподозрить компанию в незаконной деятельности, если она снимает наличные со счета ежедневно или в срок, который не превышает три–пять дней с момента поступления средств, – см. Методические рекомендации № 19-МР. Чтобы избежать проблем с банком, установите такие правила о частоте снятия средств – см. таблицу.

/Количество каких операций по обналичиванию средств ограничить

Обслуживающий банк заподозрит, что компания отмывает деньги, если она регулярно получает на счет займы, залоги или гарантийные взносы по соглашениям о намерениях, а потом обналичивает эти средства с помощью корпоративной карты. Такие поступления не увеличивают налоговую нагрузку предприятия, а значит, не доказывают, что оно ведет реальную деятельность. Снимать со счета деньги, поступившие, например, в виде займа, допустимо, но лишь изредка, а не постоянно.

Проконсультируйтесь с руководителем клиентской службы банка и выясните, как часто допустимо снимать деньги, поступившие в виде займов, залогов, гарантийных взносов. Не нарушайте требование банка. Поступления от займов преимущественно направляйте на безналичную оплату расходов по текущей деятельности, а снимать со счета лучше средства, которые перечислили покупатели. Учтите, что операции с займами банки контролируют в соответствии с Законом № 115-ФЗ.

/Как организовать работу с несколькими корпоративными картами

Корпоративная карта привязана к счету компании. Это может быть основной расчетный счет или отдельный, который пополняют с расчетного счета по мере необходимости. Корпоративную карту можно использовать, чтобы оплачивать расходы, связанные с основной деятельностью компании, или снимать наличные.

Если компания, имея несколько корпоративных карт, использует их преимущественно, чтобы снимать наличные, банк сочтет это подозрительным.

Чтобы избежать проверок и облегчить контроль движения средств, разделите карты по целям: одна – для того, чтобы снимать наличные, вторая – чтобы оплачивать расходы, третья – чтобы передавать сотрудникам, отбывающим в командировку, и т. д.

Введите правило: везде, где возможно, оплачивать расходы корпоративной банковской картой, не снимая наличные. Так компания сэкономит на комиссиях за снятие средств и избежит банковского контроля по хозяйственным операциям.

Если корпоративная карта привязана к отдельному счету, который пополняют с расчетного счета компании, следите, чтобы бухгалтерия корректно отражала операции по счету корпоративной карты.

Включите его в список расчетных счетов компании, ежедневно проверяйте остатки по счету и то, своевременно ли провели в учетной программе операции по карте. Если компания крупная, поручите проверку руководителю казначейства. Для контроля используйте отчет об остатках денежных средств на расчетных счетах и в кассе.

Образец документа. Скачайте форму журнала учета корпоративных карт

Собственным опытом, документами и наработками моих коллег, делилась сегодня с вами я, Наталья Ушак, ваш Налоговый Хирург. Очень надеюсь, что вам удастся извлечь из этого кучу полезного и защитить себя и свой бизнес от произвола "друзей бизнеса - банкиров".

Всем хороших, солнечных, со свежим ветерком, выходных! До встречи в понедельник!

July 19, 2018
by @naloghirurg