December 1, 2020

Google Calendar как инструмент управления проектами в работе интерактивного менеджера в условиях онлайн и оффлайн среды

Календарь Google — удобный сервис для управления расписанием встреч и мероприятий, но этим его возможности не ограничиваются. Совместное использование, внутренний поиск и неограниченное количество календарей позволяют использовать Google Calendar в качестве простейшего, но тем не менее мощного инструмента управления проектами.

Отдельный календарь для каждого проекта. См. скриншот ниже. Чтобы сохранить конфиденциальность клиентов, я временно изменил названия своих календарей. Но способ нейминга должен быть понятен: сначала мы указываем год (12-2012, 11=2011 и т.д.), а после него “название проекта”. Использование подобной системы названий помогает сохранять порядок календарей и упрощает поиск по ним.

Совместное использование. Вы можете открыть доступ к календарю участникам команды, которые задействованы в проекте. Можно даже открыть доступ к календарю для клиента, если он считает необходимым следить за развитием проекта.

Уведомления и оповещения. После внесения новой записи кликните по ней и выберите “Изменить мероприятие”. После этого вы сможете “Добавить гостей”, введя адреса электронной почты тех участников команды, которых хотите оповестить о своей записи. Можно сразу добавить несколько адресов, но убедитесь, что предварительно вы открыли им общий доступ к календарю. Удобно, что “информация о мероприятии” автоматически включается в ваше сообщение.

Хронология проекта. Внося задачи в календарь, вы автоматически превращаете его в детальный план проекта. Удобнее просматривать календари в виде “Повестка дня”, так очень четко видны все предстоящие дедлайны.

Управление доступом клиента. Иногда бывает необходимо открыть доступ к проекту для клиента. В этом случае лучше вести два отдельных календаря. В одном будут содержаться технические детали для работы вашей команды, а во втором — вся существенная информация для клиента (текущие результаты, дедлайны, ключевая информация, встречи и т.д.). Для еще более крупных проектов можно создавать специальные календари для различных подразделений/команд.

Принятие решений. В ходе каждого проекта возникает множество проблем и спорных вопросов. Зачастую эти проблемы возникают во время работы над собственными задачами.
Как в этом случае может помочь Google Calendar? Участник нашей команды, у которого возникла проблема, вносит ее в календарь как “событие на весь день” и ставит в начале свое имя. Это позволяет остальным членам команды, которые знают как/могут решить эту проблему, обратить на нее внимание и оказать помощь либо подсказать что-то, отредактировав запись. В случае успешного решения, запись помечается как «РЕШЕНО». Если в конце дня решение проблемы все еще не найдено, то ее можно перенести (кликнуть и перетянуть) на следующий день или иную дату.
Возможно, на первый взгляд все это покажется сложным, но как только вы попробуете, скорость и качество вашей командной работы выйдут на новый уровень. Вы словно получаете в свое распоряжение всегда доступный канал взаимопомощи. Естественно, внутренняя организация работы может иметь свои особенности, которые нужно учитывать.

Хэштеги #.
В Google Calendar есть возможность внутреннего поиска . Это так важно потому, что функция поиска превращает календарь в базу данных. А использование хэштегов в записях облегчает их поиск и отслеживание. Мы создаем уникальный хэштег для каждого проекта и используем его везде: в твитах, общих документах и т.д. Зачем? Когда выполняете поиск по конкретному хэштегу, получаете полный список выполненных задач с указанием даты и времени. Вот здесь все становится действительно интересно, см. следующий пункт…

Экспорт данных. Каждый календарь, результат поиска или способ просмотра (день, неделя, месяц, 4 дня, повестка дня) можно распечатать или сохранить в PDF. Это весьма полезно, когда нужно получить сводку результатов о проделанной работе (с помощью поиска по определенному хэштегу) или получить список предстоящих задач по проекту .
Поверьте, все еще попадаются клиенты, которые просят данные в PDF. Это особенно актуально для работы с государственными и публичными организациями, которым нужно обязательно иметь бумажную копию всех документов.

Всегда под рукой. Лучшим способом добиться этого является синхронизация календарей с айфоном через iCal. Преимущества такой синхронизации:

  • все изменения в календарях отображаются в реальном времени;
  • автоматический бэкап всех данных на случай проблем с телефоном или компьютером;
  • доступность календарей с любого устройства, даже если своего компьютера или телефона нет под рукой .

Google Calendar является отличным инструментом благодаря своей доступности и простоте.

Источник: How to Use Google Calendar as a Project Management Tool

Еще полезно прочитать по теме:
«Как Agile и Google календарь изменили мою жизнь»

«Как настроить бесплатные смс-напоминания о событиях в Google Календаре»

«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»

«Популярные “рецепты” IFTTT.com для использования с Google Calendar»

«Пошаговое интерактивное руководство по синхронизации сервисов Google с мобильными устройствами»