Зачем компании финансовый директор и управленческий учёт. Как его внедрить. Пособие

Эта статья направлена на собственников малого-среднего бизнеса для того, чтобы сделать ваш бизнес устойчивее и прибыльнее.

Начнём с того. А что такое управленческий учет?

Управленческий учет — это инструмент для управления бизнесом на основе цифр. Управленческий учет — его еще иногда называют финансовым — помогает собственникам компаний принимать решения и рулить делом, основываясь на показателях, а не интуитивно.

Например, владелец производства видит на расчетном счете 5 млн рублей. Он покупает новое оборудование, а затем бизнес резко влетает в кассовый разрыв. Оказывается, эти деньги производству клиент перевел авансом, а затем передумал и расторг сделку. Если бы на производстве вели управленческий учет, собственник знал бы, что эти деньги компании пока не принадлежат.

Управленческий учет отличается от бухгалтерского — это два разных вида учета, которые не заменяют друг друга.

Бухгалтерский учет — обязателен для юрлиц, ведется в строго регламентированной форме и нужен, прежде всего, чтобы отчитаться перед государством.
Управленческий учет — необязателен и ведется по желанию, используются разные формы отчетности.

Например, в бухгалтерской отчетности никогда не будут отражены серые зарплаты, которые могут быть важной статьей расходов. Чтобы скрыть расчеты наличными, их маскируют под другие расходы и тем самым искажают реальную ситуацию с тратами компании. В управленческой отчетности серые зарплаты будут серыми зарплатами.

Зачем нужен управленческий учет

Управленческий учет показывает, что на самом деле происходит в бизнесе, и позволяет вовремя принимать управленческие решения.

Так, в бухучете вся отчетность собирается уже по факту, и собственник не может повлиять на прошлые периоды. В управленческом учете изменения происходят сегодня: например, в финмодель компании вносится крупная инвестиция, и собственник сразу видит, как изменится структура доходов и расходов в этом году.

Обобщим, зачем же нужен управленческий учет:

принимать решения на основе цифр, а не догадок;
организовывать работу компании без хаотичных решений, заранее;
видеть реальные доходы и расходы, а не нарисованные для бухотчетности;
понимать, что делать дальше.

Часто предприниматели думают, что управленческий учет — это для крупного бизнеса. На самом же деле считать деньги и показатели и видеть картину целиком важно как для малых компаний, так и для любого бизнеса вообще.

Резюмируем:

Прозрачность
Возможность получать точную информацию о деятельности компании - в какой-то момент развития бизнеса это становится краеугольным камнем развития бизнеса. Когда компания ведёт серьёзную операционную деятельность - если вы не имеете данных "на руках". То можно забыть о стабильности в компании. Это прямой путь к кассовым разрывам, к низкой маржинальности, слабой прогнозируемости.
Простота управления
Этот пункт вытекает из прошлого. Имеешь управленческий учёт - имеешь точную информацию. Имеешь информацию - можешь принимать качественные управленческие решения, которые ведут к результатам.
Построение планов
Без оцифровки бизнеса - тяжело строить планы как по доходности бизнеса, так и по вашим личным доходам. Как понять, как довести бизнес до того, чтобы он приносил определённую сумму? Без информации это под вопросом.
Контроль денежных потоков
Управленческий учёт помогает не потратить деньги на неэффективные расходы, а также исключительно допустимом объёме. При помощи бюджетирования возможно избегать неэффективных трат и кассовых разрывов.

Следствие этого всего - повышение прибыли и устойчивости бизнеса. Ваше спокойствие.

Ваш успех зависит от количества составляющих - продаж, исполнителей, выручки, а также от их точности - маржи, рентабельности, прибыли. Мы здесь про второе.

Что дает управленческий учет

Управленческий учет дает реальную картину того, что происходит в компании. Разберем на примере.

Компания «Огурец» занимается разработкой сайтов. Основные расходы компании — зарплаты сотрудникам. Без них у компании не будет продукта, который она сможет продавать, поэтому сотрудники — это еще и источник основной прибыли. Собственник компании и без управленческого учета понимал, что тратит много денег на сотрудников, но не знал, что делать. К тому же все сотрудники получали доход по разной системе: кто-то работал с почасовой оплатой, кто-то — с фиксированной, кто-то — сдельно.

Чтобы разобраться с этим, внедрили управленческий учет. Первым делом собрали отчет о прибылях и убытках — о нем мы еще поговорим — с разбивкой по проектам. Оказалось, что проекты, где сотрудникам платят самые большие гонорары, приносят меньше всего прибыли, и наоборот: больше всего компания зарабатывает на консультировании, а не на разработке.

Затем ежемесячный фонд оплаты труда детализировали по пунктам:

оклады разработчиков;
оклады дизайнеров;
премии;
больничные;
отпускные;
простои — когда нет работы.

И здесь выяснилось, что больше всего простоев у разработчиков, которые при этом получают самые высокие гонорары, хотя работают на низкомаржинальных проектах. Вот к чему пришел собственник компании:

узнал, на чем зарабатывает, и стал уделять больше времени этим проектам;
понял, что большую часть фонда оплаты труда тратил на зарплаты по низкомаржинальным проектам и на простой, и сократил штат.

В итоге в компании «Огурец» расходы снизились чуть ли не вдвое, а прибыль — выросла. Так и работает управленческий учет.

Объекты управленческого учета

Объекты управленческого учета — это всё, что попадает под финансовый анализ в компании и влияет на доходы и расходы. Этот термин, скорее всего, вам не потребуется, но расскажем о нем на всякий случай — вдруг встретится.

Итак, к объектам учета можно отнести:

активы компании — деньги, дебиторскую задолженность, имущество, сырье;
доходы и расходы;
долги — кредиторскую задолженность;
источники денег — инвестиции, кредиты, займы.

Буквально всё, что влияет на работу компании, ее прибыль и убытки, входит в систему объектов управленческого учета.

Документы и отчеты управленческого учета

Из чего он состоит?

Финансовая модель. На ней строится стратегический план компании
Бюджетирование. БДДС (бюджет движения денежных средств), БДР (бюджет доходов и расходов), Платёжный календарь - осуществление оперативного планирования, создание фондов расходов, контроль расходов в рамках этих фондов
Учёт. ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках), ОДДС (отчёт о движении денежных средств). Непосредственно учёт ведётся в этих формах.
Регулярное формирование отчётов о деятельности компании для оперативного управления ею
Наглядный дашборд, где видна вся необходимая информация. С помощью него удобно принимать решения.
Своевременное поступление данных. Либо автоматизировано (что до конца никогда невозможно), либо вручную должна вноситься информация в систему учёта
Регламенты по ведению учёта и сбору информации

Если для бухгалтерского учета формы документов стандартизированы, то управленческий учет каждая компания ведет по-своему. При этом нет ни типовых, ни обязательных документов.

Финансовая модель. Этот отчет помогает планировать прибыль и выручку и анализировать показатели.

Отчет о прибылях и убытках. Помогает узнать, сколько компания заработала на самом деле, какие расходы преобладают в компании, а также хватит ли прибыли, чтобы выплатить дивиденды, которые хочет собственник.

Баланс. Это отчет, в котором собраны все активы и пассивы компании. Баланс показывает, где спрятана прибыль компании, потому что нередко бывает, что прибыль есть, а на расчетом счете пусто. Также баланс поможет узнать, не слишком ли много у компании долгов, способна ли она рассчитаться с кредиторами и стоит ли бизнес вообще всех усилий.

Как внедряют и автоматизируют управленческий учет

Чтобы внедрить управленческий учет, нужно начать с предварительного аудита:

посмотреть, какие отчеты ведутся в компании;
оценить точность текущей отчетности;
прикинуть, с какими отчетами и показателями нужно начать работать прежде всего.

По опыту, практически всегда управленческий учет начинается с отчета о движении денежных средств. Этот отчет собирают по текущему периоду и ведут ежедневно.

Шаг 1. Выписать, какие расчетные счета есть в компании, за что на них приходят деньги и куда уходят.

Шаг 2. Сгруппировать статьи поступлений и трат и тем самым сформировать справочник статей. В этом справочнике должны быть статьи под вашу компанию, а не общие, например из интернета. Так, у производства в нем будет статья «сырье», а у онлайн-школы такой статьи не будет.

Шаг 3. Собрать все поступления и траты. Это можно сделать в целом по всей компании, по видам деятельности, направлениям работы и даже отдельным товарам.

Главное, что нужно запомнить по отчету ДДС: остатки на расчетных счетах и в таблице должны сходиться.

После отчета ДДС обычно собирают отчет о прибылях и убытках, или ОПиУ. Это делают раз в месяц. Для этого подбивают выручку и расходы по статьям:

переменные;
общепроизводственные;
косвенные.

Кроме этого, в ОПиУ учитывают налоги, проценты по кредитам и амортизацию. Подробнее об ОПиУ — в статье «Как правильно считать прибыль бизнеса».

И ДДС, и ОПиУ собирают по текущему периоду, и уже когда управленческий учет в компании настроен, можно собрать эти отчеты в качестве ретроспективы.

После ОПиУ собирают управленческий баланс — его также ведут раз в месяц, в отличие от годового бухгалтерского баланса. Баланс имеет классическую структуру из активов и пассивов, которые затем разбиваются по критериям. Подробнее о балансе мы рассказали в статье «Почему именно баланс — главный отчет собственника».

Для всех отчетов нужно выбрать программное обеспечение, в котором они будут вестись. Можно пользоваться эксель-таблицей или подобрать софт под себя, но нужно учитывать, что универсальных программ нет — под разные сферы бизнеса подходят разные.

Но ни одна программа не будет вести управленческий учет сама по себе: чтобы всё работало, потребуются умелые руки.

Где можно вести управленческий учёт?

Для этого существуют как специализированные сервисы, так и просто есть возможность вести управленческий учёт в таблицах.

Сервисы управленческого учёта. Топ
1) Финтабло
2) План/факт
3) Финолог

Сервисы расположены в порядке убывания "крутости" и стоимости. Но не всем нужны сверхнавороченные решения

Для селлеров - Money Sellers, WB BRO, для малых - MarketRun

А также незаменимый инструмент - гугл таблицы. Они используются в каком-никаком виде всегда. Особенно, когда речь идёт про маркетплейсы или товарный бизнес.

Интеграции

Также возможно настроить интеграции с программами "Мой склад", 1С.
Внимание! Если в 1С вы ведёте бухгалтерский учёт, а не управленческий - не нужно его интегрировать приведёт к беде. Бухгалтерский и управленческий учёт - это не одно и то же. К тому же любая интеграция в подобных программах - это не динамичная, а одноканальная структура. Один раз ввелись данные, дальше их править только в ручную.

Одной из очень полезных программ является Дзен.Мани. Её можно подключить к обычным банковским картам и интегрировать с программами учёта.

Кто ведет управленческий учет

За управленческий учет обычно отвечает финансовый директор: собирает отчетность, анализирует ее, подсвечивает сильные и слабые стороны и риски, помогает собственнику принимать решения. Иногда финдиректора называют финансовым менеджером, но это не всегда так: в крупных компаниях могут работать и финдиректора, и финменеджеры.

Бухгалтер может вести некоторые финансовые отчеты, но он не занимается анализом и не может на основе этих отчетов давать развернутую картину. К тому же бухгалтер большую часть времени будет занят прямыми обязанностями, и управленческий учет, скорее всего, будет вестись по остаточному принципу.

Также финансовым учетом может заниматься собственник, но обычно для этого не хватает специальных навыков, и выводы, которые тот делает, нередко ошибочны.

Зачем финансовый директор в этом всём?

Так это тот человек, который внедрит финансовый блок и управленческий учёт в компании. Возьмёт обязанности на себя и организует всё качественно, ведь обучался этому годами.

Основная задача финансового директора — обеспечить рост твоего капитала и дивиденды, выплаченные в срок и нужном объёме

Когда и в каких случаях управленческий учёт наиболее актуален бизнесу?

Как правило, старт необходимости в управленческом достигается:
Высокомаржинальные ниши - 2 млн оборота

Низкомаржинальные ниши - 5 млн оборота

И потребность с увеличением оборотов всё растёт. Исходя из этого управленческий учёт вам нужен, если:
1) У вас большие планы, вам нужен фундамент
2) У вас нет корректной информации о деятельности компании
3) У вас есть кассовые разрывы
4) Прибыль должна быть, а денег в кассе нет