31. Обзор информационных технологий автоматизации офиса. Автоматизация процессов ввода, контроля, накопления, хранения, распространения информации. Корпоративные информационные системы. Автоматизированные рабочие места.

Обзор информационных технологий автоматизации офиса

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистам, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Корпоративные информационные системы

Бизнес-процесс - это последовательность действий, имеющая целью получение заданного результата, полезного для организации.
Корпоративные информационные системы (КИС) – это программные комплексы, управляющие информационными потоками всех бизнес-процессов организации.

КИС позволяют существенно повысить внутреннюю управляемость организацией. Следствием этого становится увеличение объемов продаж, снижение себестоимости, оптимизация складских запасов, сокращение сроков выполнения заказов, повышение качества взаимодействия с контрагентами и, в конечном счете, повышение прибыли. Условно КИС можно разделить на четыре типа:

  • Локальные КИС направлены на автоматизацию учета в одном направлении. Этим направлением может быть бухгалтерия, складской учет, сбыт, кадровый учет и т.д. Локальные системы отличаются универсальностью, их внедрение занимает минимум времени.
  • КИС управления финансами интегрируют деятельность предприятия по всем направлениям, которые оказывают влияние на финансовый учет. Такие КИС могут содержать даже основные возможности для управления производством. Но их основная задача это все-таки не управление производством, а управление финансами. Поэтому подходят такие системы больше всего для финансового учета на непроизводственных предприятиях.
  • Средние интегрированные КИС предназначены, прежде всего, для производственного планирования и управления запасами на производственных предприятиях. Учетные функции в них присутствуют, но не играют основной роли. Часто в таких КИС нельзя выделить отдельно модуль бухгалтерии, потому что данные актуальные для бухгалтерского учета поступают из различных модулей: модуля складского учета, производственного модуля, модуля сбыта и т.д. Поскольку система интегрирует всю деятельность предприятия, ее внедрение может занять несколько месяцев и даже год.
  • Крупные интегрированные КИС отличаются от средних наличием поддержки процессов управления целыми группами предприятий в единой системе. Внедрение таких КИС актуально для холдингов и финансово-промышленных групп. Процесс внедрения, как правило, занимает больше года.

Существуют следующие концепции, применяемые при построении КИС:

CRP (Capacity Requirements Planning) – концепция планирования производственных мощностей. В этой концепции основой является не спецификация состава изделия, а спецификация технологических операций, необходимых при производстве изделия. Система оперирует понятиями «производящее подразделение», «рабочий центр», «занятость рабочих центров», «последовательность операций». Как правило, методологии CRP и MRP используются совместно ввиду их тесной логической связи.

ERP (Enterprise Resources Planning) – концепция планирования ресурсов предприятия. Эта методология может сочетать MPS или MRP c CRP или FRP. В ERP есть много общего с MRPII, но ERP несколько гибче. Если MRPII предполагает применение исключительно в производственной сфере, то ERP применима и в производственной сфере, и в торговле, и в сфере услуг.

CRM (Customer Relationship Management) –управление обслуживанием клиентов. Применяется на предприятиях общественного питания, супермаркетах. Также может быть составной частью ERP и MRPII-систем.

и др.

Автоматизированные рабочие места

В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) — совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

Сетевые АРМ наиболее перспективны, так как позволяют связываться с удаленными банками данных и обмениваться информацией между различными подразделениями.

Автоматизированное рабочее место представляет собой комплекс технических и программных средств автоматизации профессиональной деятельности. В типовой состав автоматизированного рабочего места входят:

  • персональный компьютер;
  • принтер;
  • плоттер;
  • сканер;
  • факс;
  • средства сетевой связи

и другие устройства, а из программных средств:

  • текстовый процессор;
  • электронные таблицы;
  • графические процессоры;
  • офисные приложения