#SL_Event ТОНКОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ГИБРИДНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Гибридные мероприятия предусмотрены сразу для двух видов аудитории — посетителей, присутствующих на площадке, и онлайн-аудитории, принимающей участие удаленно. И те и другие должны чувствовать внимание со стороны организаторов и иметь одинаковый доступ к информации. Забота об этом и много другом лежит на плечах event-команды.

1. Собственный опыт участия в гибридных мероприятиях

Перед тем, как организовать свое собственное гибридное мероприятие, стоит попробовать себя в качестве участника конференции подобного формата. Это поможет взглянуть на процесс изнутри, понять потребности публики и избежать возможных ошибок в event-планировании.

2. План

Подготовка к гибридному мероприятию предполагает наличие проработанного плана. Необходимо тщательно продумать цели, способы их достижение, технические ресурсы, маркетинговые стратегии и другие важные аспекты event-организации. Ограничиваясь лишь размещением необходимого онлайн-контента, вы лишаете мероприятие интерактивности, и оно перестает быть по-настоящему гибридным.

3. Онлайн-компонент

В умах участников должно закрепиться ясное представление, что ваше мероприятие доступно как «вживую», так и онлайн. Причем независимо от выбора источника, каждый посетитель сможет принимать полноценное участие в мероприятии: слушать выступления, задавать вопросы спикерам, обсуждать различные темы и т.п. Задача event-команды состоит в том, чтобы сделать онлайн-доступ более функциональным, привлечь как можно больше удаленных участников и обеспечивать их необходимым клиентским обслуживанием.

4. Бесплатный доступ к онлайн-ресурсам

В последнее время наметилась тенденция к снижению цены на участие в онлайн-конференциях. На некоторых мероприятиях за доступ на отдельные сессии нужно платить, другие предоставляют весь контент совершенно бесплатно. Именно так поступили организаторы конференции Sapphire Now (гибридное мероприятие от компании SAP), предоставив пользователям бесплатный доступ ко всем ресурсам. Завышать цены не имеет смысла, поскольку в ваших интересах привлечь как можно большее количество участников.

5. Тестирование оборудования

Перед началом конференции обязательно проводится тестирование всего оборудования и проверяется скорость передачи интернет-данных и качество звука. Организаторы масштабных мероприятия обычно проводят тест дважды — за день и за пару часов до начала конференции.

6. Спикеры

У спикеров, привыкших выступать перед публикой в обычных условиях, порой не хватает опыта работы перед видеокамерой. Вполне целесообразно организовать для них небольшой тренинг, рассказать подробнее о формате конференции, показать пару приемов выступления перед камерой и напомнить, что во время лекции необходимо периодически обращаться к онлайн-аудитории.

7. Онлайн-аудитория

Вовремя трансляции обязательно нужно поддерживать интерес онлайн-аудитории, окружить их вниманием и дать понять, что им доступны те же возможности, что и присутствующим очно.

8. Модератор

Поддерживать связь с онлайн-участниками можно с помощью виртуального модератора. Вам понадобятся сразу два человека: один будет вести трансляцию непосредственно с площадки, второй же будет общаться с пользователями в рамках онлайн-платформы.

9. Онлайн-программа

Некоторые люди предпочитают удаленное участие по причине нехватки времени. Вряд ли кому-то удастся целый день сидеть перед экраном компьютера, поэтому онлайн-программа должна быть разработала именно с учетом данной особенности, например, хорошей идеей будет организовать повторы трансляций.

10. Бонусы

Поскольку удаленные участники не смогут присутствовать на самой площадке и, предположим, выпить пару бокалов вина во время фуршета, подготовьте и для них приятные бонусы. Это могут быть небольшие сувенирные наборы, отправленные почтой до мероприятия, или приз за активное онлайн-участие. Удаленная аудитория тоже должна чувствовать ваше внимание и заботу.

11. Контроль бюджета

Гибридные мероприятия могут быть совершенно разных масштабов: от маленькой любительской камеры до целой телестудии внутри одного павильона. Все зависит от целей и вашего бюджета. Единственное, на чем экономить не стоит, это на выборе провайдере, поскольку от скорости Интернет-соединения напрямую зависит качество картинки, которую увидят удаленные участники.

12. Новые разработки

Онлайн-публике, точно так же, как и обычным посетителям, нужны новые стимулы для участия в вашем мероприятии. Многие компании каждый год совершенствуют онлайн-платформу своих конференций, создавая новые игры, опросники, чаты и другие интересные мелочи.

13. Отзывы

Отличным решением по окончании трансляции будет предложить участникам заполнить анкеты по результатам мероприятия. Это выявит слабые и сильные стороны в организации и подскажет, какая стратегия будет более оптимальной в будущем.

Источники:

https://event.ru/trips/tonkosti-organizatsii-gibridnyih-meropriyatiy/