Порядок и сроки хранения документов

В связи с тем, что подтверждать свои доходы и расходы, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете организация может только на основании документов, то, естественно, что в ее обязанности входит и хранение такой документации. В своей статье мы расскажем читателю, что представляет собой порядок хранения документов, в течение какого срока их следует хранить, и кем устанавливаются сроки их хранения, а также какие меры ответственности предусмотрены законом за отсутствие документального подтверждения фактов хозяйственной деятельности.

Согласно статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Аналогичное требование установлено и пунктом 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 г. N 34н.

Под бухгалтерской документацией следует понимать не только собственно первичные бухгалтерские документы, на основании которых фирма ведет бухгалтерский учет, но и регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерскую отчетность компании.

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. N 558 (далее - Перечень).

Обратите внимание!

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2017 году, организация начнет только с 01.01.2018 г. Особо обращаем внимание на то, что уничтожить документы сроки хранения, которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен налоговым органом.

Как уже было отмечено, налоговое законодательство также требует от налогоплательщика обязательного хранения документов, правда, здесь основные сроки хранения чуть меньше. Так, подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

Мы не случайно отметили, что четыре года - это общие сроки хранения. Так как в отношении некоторых видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком.

Пунктом 4 статьи 283 НК РФ установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

По мнению автора, несмотря на то, что НК РФ обязывает налогоплательщика сохранять документы только в течение четырех лет, хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию следует в течение пятилетнего срока. Ведь НК РФ не содержит конкретного перечня документов, подлежащих хранению в течение четырех лет, поэтому такая мера может помочь налогоплательщику избежать проблем при проверках.

Теперь перейдем непосредственно к порядку хранения документов.

Минфин России в своем Письме от 24.07.2008 г. N 03-02-07/1-314 указал, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. Отметим, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. На это указывает пункт 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Вместе с тем Закон N 63-ФЗ не устанавливает способ и место хранения электронных документов, а также методы их уничтожения. Поэтому организации необходимо самостоятельно определить, каким образом хранить электронные документы.

Заметим, что общие правила хранения документации определены "Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 г. N 105 (далее - Положение N 105).

Обратите внимание!

Данное Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете применяется сегодня в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ.

Как следует из Положения N 105, бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе компании, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность документов несут лица, назначенные главным бухгалтером.

Обращаем Ваше внимание, что в отношении бланков строгой отчетности установлен специальный порядок хранения, позволяющий обеспечить их сохранность - они должны храниться в сейфах, металлических ящиках или в специальных помещениях.

По окончании текущего месяца первичные учетные документы, относящиеся к определенному учетному регистру и прошедшие ручную обработку, комплектуются в хронологическом порядке, подшиваются и сопровождаются специальной справкой для архива. Первичные документы по учету кассовых операций, авансовые отчеты, банковские документы подлежат обязательному переплету. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) допускается хранить в непереплетенном виде, однако во избежание их утери или злоупотреблений, обычно, они хранятся в отдельных папках.

Положение N 105 определяет, что за сохранность "первички", учетных регистров и отчетности, а также за оформление и передачу документов в архив отвечает главный бухгалтер.

Заметим, что для хранения документов организация может либо воспользоваться услугами специализированной организации, либо создать свой собственный архив. Напоминаем, что право организации на создание собственного архива закреплено в пункте 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае, не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем, не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.

Оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Чтобы не тратить много времени на поиск необходимых документов, организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива.

Обращаем Ваше внимание, что выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного бухгалтера.

В заключение статьи отметим, что отсутствие документов бухгалтерского и налогового учета влечет за собой негативные последствия, как для самой фирмы, так и для ее должностных лиц.

Во-первых, организация-налогоплательщик подпадает под налоговую ответственность. В соответствии со статьей 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета рассматривается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, в связи с чем, налогоплательщик может быть оштрафован. При этом следует иметь в виду, что минимальный штраф, предусмотренный статьей 120 НК РФ, составляет 10 000 руб., в случае отсутствия документов, касающихся нескольких налоговых периодов, эта сумма может быть увеличена до 30 000 руб. Если же отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит уже 20% от суммы неоплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Во-вторых, в соответствии со статьей 126 НК РФ налогоплательщик может попасть под штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. Кроме того, при отсутствии документов не исключено, что налогоплательщик будет привлечен и к ответственности по статье 122 НК РФ.