чистка баланса - удобный способ списания кредиторской и дебиторской задолженности
Как грамотно списывать дебиторскую и кредиторскую задолженность в ситуации, когда налоговое ведомство запрещает включать дебиторку в состав расходов компании?
Попробуем разобраться. Судебная практика, официальные разъяснения и нормативные акты – в конце статьи.
Важные нюансы
Для начала нужно уточнить, в какие сроки покупатель в соответствии с условиями договора обязан внести плату за приобретаемые им товары. Ведь со следующего за этим числом дня начинается истечение срока давности. Чтобы урегулировать сроки учета дебиторской и кредиторской задолженности, нужно составить акт сверки либо иной документ, свидетельствующий о признании контрагентом своего долга. Но не стоит направлять ему акт сверки для того, чтобы можно было как можно скорее списать просроченную дебиторскую задолженность. Ведь в случае подписания такого акта контрагент признает свои долги, а потому их не удастся списать. А вот с кредиторской задолженностью дело обстоит иначе: все подписанные вами документы, свидетельствующие о признании долга, отодвинут сроки уплаты налога на прибыль на срок в три года.
Что касается дебиторки: срок давности начинает течь с дня, который следует за датой оплаты, прописанной в договоре, а не с того числа, которое отражено в учете отгрузки товара. В противном случае налоговики могут пересчитать размер налога на прибыль, поскольку существует риск включения дебиторской задолженности в состав расходов.
Чтобы понять, как следует определять длительность срока давности, рассмотрим характерный пример.
Допустим, ваша фирма в налоговом учете резерв по сомнительным долгам не создает. В июне 2015 года она отгрузила товары стоимостью 1000 тыс. руб., в том числе НДС — 153 тыс. руб. В договоре установили отсрочку платежа. Покупатель должен был оплатить товары до 21 октября 2015 года. Но, по каким-то причинам, деньги не перечислил.
Срок исковой давности нужно считать с 22 октября 2015 года. Он истекает 22 октября 2018 года. Бухгалтерская служба включила дебиторскую задолженность в расходы в декларации за 12 месяцев 2018 года. А в учете сделал проводку:
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62
1 000 000 ₽
списали задолженность за счет резерва по сомнительным долгам.
Кроме того, бухгалтер отразил задолженность на забалансовом счете:
ДЕБЕТ 007
1 000 000 ₽
отразили задолженность покупателя за балансом.
Обратите внимание: инвентаризацию долгов лучше всего проводить в ежемесячном либо ежеквартальном режиме. Это зависит от того, каким образом вы предпочитаете сдавать отчетность по налогу на прибыль. Если покупатель подписывает акт сверки или иным способом подтверждает наличие долга, то происходит прерывание срока давности. И тогда течение такого срока нужно отсчитывать по новой. Так что вам можно отложить списание долга на срок в три года.
Срок давности по кредиторке, тоже следует отсчитывать с момента закрепленной в договоре даты оплаты товара.
Давайте изменим отдельные условия приведенного выше примера.
Пусть покупатель подписывает акт сверки в январе 2016 года. Там отражается сумма долга за товар: 1000 тыс. руб. Но срок давности, истекающий в январе 2019 года, следует отсчитывать заново. Таким образом, бухгалтерия поставщика будет отражать долг в составе расходов в налоговой декларации за I квартал 2019 года.
В приведенной ниже cхеме можно увидеть, в каких случаях дебиторскую задолженность нужно включать в расходы дебиторку.
Основание для включения дебиторки в расходы =>Когда следует списывать дебиторку
- Прошел срок давности => В том отчетном периоде, в котором прошел срок давности
2.У контрагента нет активов или невозможно установить его местонахождение => В том отчетном периоде, к которому относится дата постановления судебного пристава об окончании исполнительного производства
3. Должник ликвидировался => В том отчетном периоде, в котором налоговики сделали в ЕГРЮЛ запись о ликвидации
4. Инспекторы исключили должника из реестра как недействующую компанию => В том отчетном периоде, в котором налоговики сделали запись в ЕГРЮЛ об исключении из реестра
Если говорить о кредиторской задолженности, то для опоздания с ее учетом можно использовать следующий пример.
Если, срок давности по задолженности истек в 2017 году. Организация провела инвентаризацию и оформила приказ директора о ее списании в январе 2018 года, все как положено, поэтому и в доходы кредиторку включили в 2018 году.
Однако сотрудники налоговой службы будут против, такого запоздалого включения в доходы. Компания должна своевременно списывать кредиторку.
В том случае, когда вы станете ссылаться на отсутствие сведений о ликвидации контрагента – сотрудники фискального ведомства укажут вам, что вы обязаны отслеживать сведения о своих контрагентах (получая, например, выписки из ЕГРЮЛ). И суды соглашаются с такой точкой зрения.
В ситуации, когда компания не включает кредиторскую задолженность в доходы в отчетности за прошедший год – необходимо сдавать уточненную налоговую декларацию. И при этом вам придется уплатить штраф в размере 20 % от размера недоимки плюс пени.
А в том случае, когда кредиторскую задолженность следовало включать в состав доходов в предшествующем квартале того же года, некоторые налогоплательщики предпочитают не сдавать уточненную декларацию, а просто отражают кредиторку в составе доходов за весь год. Это квалифицируется налоговиками как занижение аванса по налогу на прибыль, за такое правонарушение вас заставят заплатить пени. А вот штрафа вы избежите.
Пропущен срок списания дебиторки
Вами переплачен налог на прибыль из-за того, что вы не списали дебиторскую задолженность. С тех пор прошло три года. Что делать в такой ситуации? Ответ однозначен: такую задолженность невозможно включить в состав расходов.
А если налогоплательщик получил прибыль за тот же год, когда нужно было списывать долг? Вы получили эту прибыль за тот же налоговый период, в течение которого была обнаружена ошибка? Тогда следует отразить дебиторку в составе расходов в текущей отчетности.
Но в том случае, когда прибыль была получена не в том году (не в том периоде), когда нужно было списывать долг, потребуется сдавать уточненную декларацию за тот же период, в котором дебиторка трансформировалась в безнадежный долг.
Если же вы собираетесь защищать свои права в споре с фискальным ведомством, вам следует озаботиться комплектованием нужного пакета документов.
Если спор касается дебиторской задолженности, вам потребуются договоры, накладные, акты приемки-сдачи, платежки, акты сверки и прочие документы, которыми можно подтвердить наличие списанной задолженности. Если первичные документы отсутствуют – только акты инвентаризации делу не помогут.
Для учета расходов необходимо представить и такие документы, как приказы руководителя, бухгалтерские справки, те же акты инвентаризации. Ведь от вас потребуют обоснования расходов по уплате налога на прибыль. Не помешают и документальные доказательства того, что вы пытались получить долги с контрагента. Это переписка с должником, письменные претензии.
Аналогичный пакет документов потребуется от вас для решения проблем с кредиторской задолженностью.
Используя данные из первого приведенного нами примера, посмотрим, как лучше списывать кредиторскую задолженность.
Бухгалтерская служба компании-покупателя включила задолженность перед поставщиком в доходы в декларации за 9 месяцев 2018 года. В учете бухгалтер сделал проводку:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
1000 000 ₽
списали задолженность перед поставщиком по оплате товаров.
Учет кредиторки в доходах можно будет сдвинуть на три года в том случае, когда вы подтверждаете своему контрагенту задолженность перед ним: сообщите об этом в письме либо подпишете акт сверки. В этом случае срок давности начинает свое течение заново.
В приведенной ниже схеме показано, когда следует включать в доходы кредиторку.
Основание для включения кредиторки в доходы => Когда следует списывать кредиторку
- Прошел срок давности => В том отчетном периоде, в котором прошел срок давности
2. Контрагент ликвидировался => В том отчетном периоде, в котором налоговики сделали в ЕГРЮЛ запись о ликвидации
3. Налоговики исключили контрагента из ЕГРЮЛ => В том отчетном периоде, в котором налоговики сделали в ЕГРЮЛ запись об исключении контрагента из реестра
Вы опоздали. Долг остался не списанным
Инспекторы полагают, что дебиторская задолженность подлежит включению в состав расходов в том налоговом периоде, когда долги стало возможным считать безнадежными. Типичный пример – истечение сроков давности. И налоговики склонны исключать из налоговой декларации те долги, которые учтены налогоплательщиком в своих расходах по истечении этого срока. Когда налогоплательщик выясняет, что дебиторскую задолженность следовало списывать раньше, необходимо выяснить, имеется ли у него право не сдавать в налоговую уточненную декларацию.
В том случае, когда ошибка в текущем налоговом периоде приводит к переплате по налогам, налогоплательщик имеет право на ее исправление.
Пример:
Ошибочно не списана дебиторская задолженность в 2017 году. Значит, случилась переплата налога на прибыль. В случае выявления этой ошибки в сентябре 2018 года расходы можно учесть в декларации за 9 месяцев 2018 года. А уточненную декларацию за 2017 год можно не сдавать. Тогда вам следует отразить расходы в строках 400—403 приложения № 2 к листу 02 декларации за текущий период.
Однако стоит обратить внимание на то, что нельзя учитывать в текущей декларации расходы в случае, если налогоплательщик имеет убытки в том налоговом периоде, когда дебиторская задолженность превратилась в безнадежную.
Учтем старые расходы в текущей декларации
Для этого следует обратить внимание на наличие трех условий:
- прибыль показана за период совершения ошибки (дебиторская задолженность не включена в расходы);
- прибыль получена в том периоде, когда была выявлена ошибка;
- трехлетний срок, отведенный на возврат переплаты, еще не истек.
По поводу третьего условия характерный пример:
Срок давности по дебиторке прекратился в декабре 2014 года. Организация не учла эту задолженность в расходах в декларации за 2014 год. Налог на прибыль за этот год компания уплатила 30 марта 2015 года. Ошибку бухгалтерская служба выявила в сентябре 2018 года. Сам срок на возврат переплаты истек 30 марта 2018 года.
В такой ситуации учесть дебиторку в расходах не удастся.
Перечень нормативный актов, судебных решений и официальных разъяснений
— П. 20 постановления Пленума Верховного суда от 29.09.2015 № 43;
— письмо Минфина от 25.08.2017 № 03-03-06/1/54556;
— письмо Минфина от 05.10.2015 № 03-03-06/2/56751;
— письмо Минфина от 08.12.2016 № 03-03-06/1/73076;
— письмо Минфина от 24.07.2015 № 03-01-10/42792;
— письмо ФНС от 17.07.2015 № СА-4-7/12693;
— письмо ФНС от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307, определение Верховного суда от 27.02.2017 № 306-КГ16-20936;
— письмо Минфина от 09.02.2018 № 03-03-06/1/7837;
— определение Верховного суда от 19.01.2018 № 305-КГ17-14988;
— письмо Минфина от 16.02.2018 № 03-02-07/1/9766;
— постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 04.06.2018 № Ф01-1795/2018;
— постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 31.05.2018 № Ф02-910/2018.