Как все успевать: эффективный тайм-менеджмент и 7 принципов отношения ко времени

«Ваше время ограничено, поэтому не тратьте его впустую, проживая чужую жизнь» – утверждал Стив Джобс.

Разумное использование времени, сокращение продолжительности выполнения задач повышает эффективность человека. Верно и обратное утверждение: повышая свою личную эффективность, мы экономим время. Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» выделяет проактивность в качестве первого шага к развитию личной эффективности. Быть проактивным значит, осознавать, что будет достигнуто и зачем, исходя из своих внутренних мотивов, принимать ответственность за себя и свою жизнь, а не искать причины происходящих событий в окружающих людях и обстоятельствах. Осознать свои внутренние мотивы помогает взгляд на себя со стороны, на свои чувства, настроения, мысли, и на то, как используется время.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?

Тайм-менеджмент (или управление временем) — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, с акцентом на увеличение эффективности и продуктивности.

При упоминании термина «тайм-менеджмент» многие могут представить себе человека-робота, который каждую работу выполняет строго отведенное время, нигде не задерживается, никогда не опаздывает и спит определенное количество часов. А мы, люди, совсем не такие! Мы испытываем чувства, нам бывает сложно сосредоточиться, мы болеем и ленимся. Да, это так, какие-то временные периоды бывают более эффективными, а какие-то менее. Но почему же одни люди успевают больше, а другие меньше?

Инструменты управления временем помогают найти баланс между высокой рабочей эффективностью и внутренней гармонией.

Почему времени всегда не хватает?

Современный человек окружен такими технологическими возможностями, о которых и не мечталось еще 50 лет назад. Интернет позволяет найти почти любую информацию в кратчайшие сроки, магазины доставляют товары на дом, образование можно получить, не выходя из дома. Все это, казалось бы, экономит время, но современный человек ощущает нехватку времени намного больше, чем его предшественники. Почему? Известный факт: за последние 30 лет скорость жизни стремительно возросла, а объем информации обрушивается на современного человека нескончаемым потоком.

Вследствие этого у современного человека наряду с новыми возможностями, появляются новые соблазны. Мало кто засекает время, проведенное в Интернете или в переписке за мобильным телефоном. Время, проведенное онлайн, стремительно растет год от года, и, согласно последним исследованиям [Digital 2019 reports, 2019], около 6 часов своего времени люди проводят в Сети.

Также современный человек меньше двигается, а следовательно хуже себя чувствует и больше времени проводит в рассеянном состоянии, которое заметно уменьшает производительность труда.

Как контролировать свое время?

Человека на протяжении жизни окружает множество ресурсов. От того, насколько он их осознает и умело использует, зависит его счастье и самореализация. Можно выделить жизненные, внутренние и внешние ресурсы. Жизненные ресурсы – время и пространство. Внутренние ресурсы – знания, умения, качества, энергия. Внешние ресурсы – материальные ресурсы и людские.

Все эти ресурсы между собой взаимосвязаны. Поскольку в данной статье акцент делается на таком важном и невосполнимом ресурсе как время, мы рассмотрим именно взаимосвязь времени с каждым из ресурсов:

• время – время;
• время – пространство;
• время – знания;
• время – умения;
• время – качества;
• время – энергия;
• время – людские ресурсы.

Тип отношений «время-время»

Первый принцип отношения ко времени предполагает максимальную концентрацию в отведенное время. И здесь можно выделить две техники тайм-менеджмента:

• техника pomodoro (она же «техника помидора») для краткосрочных задач;
• техника timeboxing для долгосрочных задач.

Тип отношений «время-пространство»

Этому типу отношений соответствует принцип «работайте в продуктивном пространстве и минимизируйте перемещения». Пространство – это тот ресурс, который мало кем осознается.

• Обеспечьте достаточное проникновение ествественного света в помещения.
• Эргономичное рабочее место, где можно отрегулировать высоту монитора и сиденья, позволит чувствовать себя комфортно и долгое время не отвлекаться.
• Осознанно используйте цвет в помещении. Насыщенные яркие цвета стимулируют, в то время как приглушенные цвета расслабляют и успокаивают.
• Используйте ароматы для повышения производительности. Британская газета The Guardian сообщает, что аромат лимона уменьшает количество ошибок на 54%, жасмина – на 33%, лаванды – на 20%.

Тип отношений «время-знание»

Здесь нам поможет принцип «углубляйте знания своей предметной области». Больше читайте и интересуйтесь направлением, в котором работаете. Расширение кругозора дает неоспоримое преимущество в оптимизации существующих процессов, а, следовательно, экономию времени.

Тип отношений «время-умение»

В этом случае используем принцип «Развивайте свои умения». Конфуций очень четко выразил этот принцип в трехстишии:

"Скажи мне и я забуду; Покажи мне и я запомню; Вовлеки меня и я пойму!" Конфуций

Умение – это способность выполнять ту или иную задачу. Совершенствование умений по реализации тех или иных задач позволяет сократить время их выполнения. Какие умения сокращают наше время? Умение работать в команде, умение мыслить критически и логически, умение быстро найти нужную информацию и проанализировать ее, умение выделить главное, умение набирать текст вслепую.

Тип отношений «время-личные качества»

Возьмите на заметку еще один принцип: «будьте организованными, изобретательными, общительными». Личные качества человека также влияют на эффективность использования времени. Особенно важны такие качества как организованность, изобретательность и общительность. Развивая в себе такое качество как организованность, вопрос о нехватке времени решится сам собой.

Тип отношений «время-энергия»

Соблюдайте принцип: «управляйте своей энергией». В своей книге «Жизнь на полной мощности» Джим Лоэр и Тони Шварц пишут о том, что большинство из нас гонятся за неправильным ресурсом – часами в дне, вместо того чтобы сосредоточиться на чем-то совершенно ином – нашей энергии. «Управляйте своей энергией, а не временем,» – советуют они.

Именно благодаря энергии можно быстро сконцентрироваться, а не бегать за очередной чашкой кофе; быстро запомнить важные моменты, а не перечитывать одну и ту же информацию несколько раз; взглянуть на ситуацию по-новому, а не идти в очередной раз по проторенному неэффективному пути.

Тип отношений «Время-люди»

И последний принцип, которому нужно следовать: «окружайте себя вдохновляющими людьми». Есть люди, которые нас опустошают, а есть те, кто заряжает нас своим позитивом, энергией, новыми идеями и мотивацией. Понятное дело, что нельзя общаться только с тем, кто симпатичен, и часто люди поставлены в ситуацию вынужденного общения. Но все же проанализировать, с какими людьми мы общаемся больше и можно ли изменить данное соотношение в пользу позитивно наполняющих людей.

Заключение

Итак, чтобы отныне использовать свой временной ресурс с максимальной пользой для себя, нужно всего-навсего следовать нескольким рекомендациями, а именно:

• применять техники pomodoro и timeboxing;
• работать в продуктивном пространстве;
• углублять знания в своей предметной области;
• развивать свои умения;
• быть организованными, изобретательными, общительными;
• управлять своей энергией;
• окружать себя вдохновляющими людьми.