Паллетная школа: какие KPI помогут улучшить складскую логистику

    Без контроля KPI складской логистики невозможно понять, насколько эффективна работа склада в целом. Какие показатели отслеживать компаниям FMCG, работающим с 3PL-операторами, рассказали эксперты компании Artlogic TMS

    Своевременность отгрузки

    Своевременность отгрузки (on-time shipping, или OTS) — один из наиболее важных KPI складской логистики. Он показывает процент транспортных средств (далее ТС), которые вовремя выполнили отгрузку в течение расчетного периода.

    Отгрузка считается своевременной, если сотрудники склада уложились в определенное временное окно. От компании к компании оно варьируется, чаще всего от одного (например, для кросс-докинга — приемки грузов через склад напрямую, без размещения в зоне долговременного хранения) до шести часов с момента планового времени прибытия. Иногда нормативы могут различаться в зависимости от типа транспорта — к примеру, четыре часа для грузового автомобиля и шесть часов для вагона. За это время нужно успеть припарковать транспорт в зоне отгрузки, проверить груз, загрузить ТС, оформить документы и отправить груз в рейс. Также нормативы отличаются от типа загрузки — паллетная или покоробочная.

    ТС, которые прибыли на отгрузку невовремя (например, по вине водителя или транспортной компании), не должны участвовать в расчете KPI, так как подобные опоздания не связаны с качеством работы склада. Опоздавшие ТС нужно отгружать в ближайшее свободное окно в порядке живой очереди.

    Целевой показатель для OTS должен быть на высоком уровне — не ниже 95%. Многие компании устанавливают на уровне 98% и выше.

    Своевременность приемки

    Своевременность приемки или своевременность выгрузки (on-time inbound, или OTI) рассчитывается так же, как и OTS: это процент транспортных средств, которые склад успел принять в пределах определенного временного норматива. Но у этого KPI складской логистики есть свои нюансы.

    Во-первых, временное окно для приемки обычно больше, чем для отгрузки — например, может достигать 12 часов. Это связано с тем, что процесс приемки может содержать дополнительные операции:

    • измерение весо-габаритных параметров каждого артикула;
    • поштучный пересчет вошедшего товара;
    • проверка соответствия маркировки и сопроводительных документов;
    • ветеринарный контроль (в случае с поставкой продуктов питания) и т.д.

    Также прогнозирование входящих поставок часто осложняется внешними факторами: крупный поток импортных товаров, сложность прогнозирования высотности паллет, непредсказуемая работа таможни и т.д.

    Во-вторых, на некоторых складах существует ограничение на число машин, которые могут прибыть на приемку единовременно. В частности, если на склад приехали семь грузовиков при ограничении в пять, оставшиеся два не учитываются при вычислении KPI. Ограничение зависит от количества ворот и зоны экспедиции или буферной зоны, в которой принимают продукцию.

    Помимо этого, в расчет не входят автомобили, которые:

    • прибыли с опозданием: склад дает автомобилям определенный запас — например, если плановое время прибытия — 13:00, а запас — 60 минут, то автомобиль, приехавший в 13:55, считается прибывшим вовремя, а в 14:05 — опоздавшим;
    • привезли груз, который не соответствует требованиям склада (товар завален, повышенная влажность, неправильный температурный режим и т.д.);
    • не имеют при себе необходимого набора документов;
    • содержат большое количество миксованных паллет, в которых каждая позиция принимается поштучно.

    Целевой показатель OTI должен находиться примерно на том же уровне, что и OTS — то есть не ниже 95%.

    Точность сборки

    Точность сборки (picking accuracy) отражает, насколько безошибочно склад готовит заказы к отгрузке. Он показывает процент правильно собранных заказов, по которым компания не получала претензий, подтвержденных складом. По каждой поступившей претензии склад проводит расследование и, если ошибка произошла не по его вине, предоставляет опровержение претензии, например, в виде записи с камер наблюдения. Подобные претензии не попадают в расчет KPI.

    Нюанс точности сборки в том, что рассчитывать этот KPI складской логистики приходится с задержкой в месяц (если говорить о региональных отгрузках), так как к концу месяца не все заказы успевают доехать до получателя. Например, в начале сентября компания вычисляет точность сборки за июль, а не за август.

    Еще один нюанс заключается в детализации расчета. За основу можно брать как заказ, так и линию, строку, позицию или артикул в заказе, а также короб или штуку. Точность сборки можно рассчитывать на уровне линии, однако в зависимости от вида товара за линию можно принимать либо артикул, либо партию. К примеру, в секторе FMCG для косметики и средств для ухода за линию принимается артикул, а для безрецептурных медикаментов — партия.

    Целевой показатель для точности сборки должен быть достаточно высоким — не ниже 98%.

    Точность подготовки документов

    В расчете этого KPI нет каких-либо хитростей. Точность подготовки товаросопроводительных документов отражает процент заказов, на которые склад корректно оформил сопроводительную документацию. Целевой показатель должен быть максимально высоким — не менее 99%.

    Как улучшить KPI складской логистики

    К каждому показателю есть свой подход, но для начала несколько универсальных рекомендаций. В первую очередь нужно согласовать KPI со складским провайдером и включить показатели в контракт, чтобы не возникло недопонимания. Некоторые компании также практикуют систему «бонус-малус»: поощряют подрядчиков, которые помогают удерживать KPI на уровне или выше норматива, и штрафуют тех, кому не удается выполнить требования по качеству услуг. Например, если склад отстал от KPI на 0,5%, на столько же сокращается оплата за месяц — и наоборот.

    Проблемы с отгрузкой и приемкой чаще всего связаны с прогнозированием. Если поставить в план слишком много автомобилей, склад не успеет их обработать. Для грамотного прогноза нужно учитывать множество переменных: количество ворот, вместительность склада, число сотрудников, среднее время загрузки одной машины и т.д.

    Что касается точности сборки, обратите внимание на то, как организована зона сборки. Персонал должен учитывать объемно-весовые характеристики грузов, а маршрут сборщика должен быть оптимальным, чтобы не тратить много времени на сборку заказа. Например, тяжелые грузы логичнее разместить в начале зоны сборки, легкие — в конце.

    Чем жестче требования к качеству сборки и чем больше видов сборки используется на складе для разных клиентов, тем чаще сотрудники склада допускают ошибки. Если одно из направлений вызывает особенно высокое число претензий, на него следует назначить контролеров. Время сборки увеличится, но в то же время вырастет точность.

    Наконец, чтобы улучшить качество подготовки документов, максимально автоматизируйте процесс, но при этом следите за ним. Важно избежать программных сбоев. Передавать документы следует заранее, а сам процесс передачи нужно максимально упростить.

    Как цифровизация помогает отслеживать KPI складской логистики

    Все системы, которые предназначены для управления логистическими процессами, тесно переплетены друг с другом. Поэтому отслеживать KPI складской логистики помогает не только система управления складом (WMS), но и система управления грузоперевозками (TMS).

    Например, некоторые программные решения позволяют мониторить своевременность отгрузки при помощи графика. Это дает складу возможность планировать отгрузку и распределять ТС по воротам. Помимо этого, современные системы позволяют рассчитать количество паллетомест исходя из весо-габаритных характеристик груза и передать перевозчику или транспортному координатору информацию о том, сколько машин потребуется для транспортировки заказа.

    Также с помощью систем управления грузоперевозками можно формировать документы и контролировать договоренности с подрядчиками — например, с транспортными компаниями. А если у системы есть функция отслеживания транспорта, это позволит собрать статистику на самых непредсказуемых участках маршрута (например, до и после таможни) и на основе этой информации точнее спрогнозировать плановое время прибытия автомобилей на склад.

    Источник: pro.rbc.ru