Взять бухучёт в свои руки: как автоматизация позволила избежать бухгалтерских ошибок

by @topbusinesscases
Взять бухучёт в свои руки: как автоматизация позволила избежать бухгалтерских ошибок

Стартап «Большие числа» из Набережных Челнов в первый год своего существования потерял около 30 тысяч рублей из-за бухгалтерской ошибки. Для проекта, который только делает первые шаги в бизнесе, это существенная сумма. Чтобы не нести потерь из-за подобных просчётов, компания автоматизировала бухгалтерский учёт с помощью облачного сервиса. О том, как избежать влияния «человеческого фактора» в ведении бухгалтерии

Евгений Гафаров, 34 года, предприниматель из Набережных Челнов, основатель компании «Большие числа». Окончил Казанский федеральный университет по специальности «экономист-математик». «Большие числа» основал в апреле 2016 года; компания продаёт собственный программный продукт, помогающий автоматизировать составление расписаний для учебных заведений.

 

Зачем понадобилась автоматизация 

Наша компания – небольшая. Операций, которые должен проводить бухгалтер, довольно немного – до сотни в год. И они очень простые – реализация услуг или софта, расчёт зарплаты и налогов. Держать в штате бухгалтера под эти задачи нерационально, поэтому мы решили использовать аутсорсинг – нанять бухгалтерию на обслуживание. 

К сожалению, сотрудничество с аутсорсерами оказалось неудачным. Бухгалтеры регулярно допускали ошибки, которые приводили к переплатам налогов или штрафам со стороны налоговой инспекции. Например, они забыли перевести нас на упрощённую систему налогообложения при регистрации компании. В какой-то момент налоговая заблокировала наш расчётный счет, потому что мы не платили НДС. Оказалось, что сотрудница компании-аутсорсера забыла подать заявление на УСН. Мы вынуждены были до конца года платить НДС, налог на прибыль, штрафы. Потеряли порядка 30 тысяч рублей по сравнению с «упрощёнкой». 

После этого случая я решил полностью контролировать бухгалтерию и отчётность. 

Выбор программного продукта 

Нам нужна была программа, которая отвечает следующим требованиям: 

  • Надёжность. Мы хотим быть уверены, что всё считается правильно и что отчёты доходят и принимаются контролирующими органами.
  • Актуальность. В программе учёт должен вестись в соответствии с актуальными требованиями законодательства, то есть она должна своевременно обновляться.
  • Наличие полноценной и быстрой техподдержки.
  • Многопользовательский режим.
  • Онлайн-доступ.
  • Отчётность онлайн, т.е. наличие функции сдачи отчётности и переписки с контролирующими органами. 

Мы остановились на продукте «1С:БизнесСтарт». При выборе сыграла свою роль сила привычки – я работаю с программами «1С» и знаю «1С:Бухгалтерию» как продуманный продукт. 

Меня интересовала облачная и более простая версия «1С:Бухгалтерии» (в основе «1С:БизнесСтарт» - продукт «1С:Бухгалтерия» - примечание редакции). В облачном сервисе «1С:БизнесСтарт» мне не нужно заботиться об обновлении программы из-за изменений законодательства. Цена – 4800 рублей за год пользования, по моим сведениям, лучшая за этот функционал среди похожих программ. 

«1С» – фирма с хорошей долгой историей, которая входит в топ-10 крупнейших IT-компаний России. Есть уверенность, что завтра или послезавтра она никуда не денется, и сервис «1С:БизнесСтарт» будет поддерживаться. 


Проблема №1, которую решила автоматизация: 

ошибки в отчётах 

Наша компания в 2016 году получила грант от фонда содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере для разработки наукоёмкого программного продукта. Мы создали то, что должны были по условиям гранта. Для отчёта по гранту необходимо было вести учёт затрат по этому проекту отдельно. 

В онлайн-версии «1С:БизнесСтарт» я видел деление средств, мог контролировать этот процесс, например, в отчёте на прибыль. Это позволило своевременно выявить ошибку бухгалтера в заполнении отчёта по налогу на прибыль, а именно – формы 7 о грантах. Последствия такой ошибки могли оказаться для нас фатальными. 


Проблема №2, которую решила автоматизация: 

зависимость от аутсорсеров 

Я сам хотел контролировать все первичные документы. Теперь я ввожу всю «первичку» (акты, счета, отчёты, выписки и т.д.) и рассчитываю зарплату сотрудникам (у меня мало сотрудников, и они получают каждый месяц практически одинаковые суммы), готовлю счета. Бухгалтер нужен только для консультаций в нестандартной для меня ситуации и в подготовке черновиков регламентированных отчётов. Эти отчёты я сам отправляю из программы, но перед этим проверяю, нет ли в них ошибок. Сервис автоматически напоминает, когда и какой отчёт нужно сдать. 



Проблема №3, которую решила автоматизация: 

зависимость от офисного компьютера  

У меня дома и в офисе есть ноутбуки. И я не хотел постоянно таскать с собой компьютер только из-за бухгалтерии. Сейчас я могу зайти в программу «1С:БизнесСтарт» из любой точки, где есть доступ к интернету, и сделать все бухгалтерские операции, которые необходимы. «Железка» уже не так важна, как доступ к интернету. 

Какие сложности возникли при работе с сервисом 

Я использую программу, чтобы вести учёт и сдавать отчёты. Для этого она идеально подходит. У меня есть опыт работы с программами «1С», и я понимаю, как в них устроен интерфейс. Но некоторым неподготовленным пользователям, на мой взгляд, он может показаться запутанным. 

Программа «1С:БизнесСтарт» показывает мне, что я где-то начислил сотрудникам деньги, но не выплатил их. Хотя по факту я выплатил всё. Но искать ошибку в программе, чтобы исправить её – на это требуется время, которого нет. 

Пару недель назад у меня были проблемы со сдачей отчётности – не работал ключ моей электронной подписи, хотя он хранится на сервере. Связался по этому вопросу с техподдержкой прямо из программы. Решили проблему в течение дня. 

Моё резюме: «1С:БизнесСтарт» - удобный сервис, который позволяет директору держать «руку на пульсе» и минимизировать риски аутсорсинга, как это уже произошло у нас.

January 7, 2019
by @bussinescheats