Как автоматизация позволила взять под контроль рабочее время сотрудников

by @topbusinesscases
Как автоматизация позволила взять под контроль рабочее время сотрудников

Кейс от компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)»

Зачем потребовалась автоматизация  

Главная продукция нашей компании – проектные работы. Их сложно оценить в натуральных или условных показателях. Однако нам необходим контроль рабочего времени сотрудников, чтобы корректно определять объёмы и стоимость работ. В качестве показателя выбрали человеко-часы сотрудников отделов, которые непосредственно выполняют проекты. 

Особенность в том, что сотрудники одновременно работают над несколькими заказами. И часть своего рабочего времени им приходится тратить на повышение квалификации, подтверждение квалификационных аттестатов на право выполнения отдельных видов проектных работ. Ранее контроль рабочего времени сотрудников вели с помощью бумажных табелей. 

Происходило это так. Сотрудники производственных отделов каждый месяц вели контроль учёта рабочего времени: записывали в бумажный табель, сколько часов потратили на конкретные проекты, учёбу, командировки и т.д. В конце месяца сдавали табели непосредственному руководителю, а тот передавал их в службу учёта. Сотрудник службы вносил данные в систему, готовил сводные отчёты по проектам и подавал их руководителям проектов. Собирая данные, мы сталкивались с тремя проблемами: 

  1. На сбор статистики уходило слишком много времени. Сведения о фактических трудозатратах работников были доступны для анализа в лучшем случае через неделю после окончания отчётного месяца. Руководители долго проверяли и утверждали табели подчинённых.
  2.  
  3. Было невозможно получить промежуточные отчёты. Собирать статистику чаще раза в месяц не получалось. И если бы мы ввели еженедельные отчёты, то число бумажных табелей выросло бы в четыре раза. Кроме того, для анализа требуются данные о каждом работнике. Но кто-то на больничном, кто-то в командировке и не может заполнить табель вне обычного графика. 

  4. Сотрудники ошибались, заполняя табель. Например, неверно указывали номер контракта или вид работ. Или вовсе не вели учёт рабочего времени и в конце месяца заполняли табель произвольно. Чтобы решить перечисленные проблемы, мы автоматизировали контроль учёта рабочего времени сотрудников. 

Как проходила автоматизация  

Выбор продукта 

Продуктов с требуемым функционалом на рынке не нашли. Обратились в головную компанию. Оказалось, их программа учёта времени рабочего времени сотрудников нам не подходит по техническим, финансовым и законодательным причинам. Тогда задумали создать продукт под наши требования. Отдел контроллинга составил техзадание, описав в нём функции имеющейся системы. Затем техзадание прошло несколько этапов согласования на разных уровнях руководства. После каждого этапа вносили правки. Затем провели тендер. Техническое задание использовали как спецификацию на программный продукт. 

Подрядчиков оценивали по четырем критериям: 

  • сроки реализации;
  • стоимость;
  • условия сопровождения проекта и последующей поддержки;
  • размер дополнительных вложений на покупку оборудования, серверов, лицензий и т.д. 

Предложения прислали четыре компании. Изучили их и остановились на варианте от компании «Лад» на базе продукта «1С:Документооборот». Эта компания дала лучшее предложение по стоимости. Ещё мы увидели выгоду в интеграции с имеющимися продуктами «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Создавать систему начали в апреле 2014 года, а к сентябрю запустили тестирование первой версии. 

Как велась работа с интегратором 

Интегратору потребовалось адаптировать наше техническое задание, чтобы избежать различий в трактовках основных положений. Поэтому работу начали с согласования технического задания. Провели стартовое совещание с разработчиком. Участвовали пять человек. Со стороны разработчика – руководитель проекта и специалист по постановке задач. 

С нашей стороны: 

  • я, на тот момент занимавший должность начальника отдела контроллинга;
  • мой подчинённый, который тогда отвечал за работу действующей системы учета;
  • сотрудник, отвечающий за графики проектов 
  • (по затраченным человеко-часам, срокам и т.п.). 

Сообща написали требования к новой системе учёта рабочего времени сотрудников. В частности, описали функции рабочих окон и элементов меню программы. Например, пункт меню «Табель» поддерживает два действия: заполнение и согласование табеля. 

Группы пользователей, их функции и права доступа 

Мы создали отдельные группы для рядовых сотрудников, руководителей отделов, проектов, топ-менеджеров и т. д. В каждой группе свои права. Одни сотрудники вправе только вносить информацию, другие – вносить и утверждать данные и т.д. Так, рядовой сотрудник видит только свой табель, руководитель ‑ табели только своих подчинённых, руководитель проекта ‑ отчётность по подшефным проектам и т.д. 

Как теперь фиксируется время 

Сотрудники ежедневно на своих компьютерах вносят данные, сколько часов потратили на выполнение контрактов, на внутреннюю работу и т.п. Программа контроля рабочего времени сотрудников фиксирует данные на разные виды деятельности. Сотрудники могут в электронном виде согласовывать затраченные человеко-часы с начальниками отделов и руководителями проектов. Благодаря системе отчётов мы получаем данные о часах, потраченных на выполнение контрактов, на внутреннюю деятельность в необходимых разрезах и формах. 


 

Как обучали сотрудников 

Контракт с интегратором предусматривал поэтапное обучение персонала. Когда 50% функционала было готово, сотрудникам отправили письмо, что компания внедряет систему. Написали, что сначала обучим пилотную группу и проведём тестирование. В пилотную группу вошли сотрудники отдела автоматизации и электротехники. После того как протестировали систему, начали учить остальных сотрудников. Обученные ранее работники помогали тем, кто только осваивал программу. 

Учёба длилась два месяца. За это время выявляли и исправляли недочеты, совершенствовали и дорабатывали отчёты данных. Когда главные функции заработали, разослали ещё одно письмо. Написали, что система запущена в тестовую эксплуатацию. 

Один месяц вели параллельный учёт в старой и новой системе. А через месяц директор издал распоряжение, что бумажные табели больше не используем. Переход на новую систему прошел без особых сложностей. Всего к системе контроля рабочего времени сотрудников подключили 300 человек. 

Как сейчас ведётся контроль рабочего времени  

1. Каждому проекту, этапу проекта и виду работ в системе присвоен код. Делаем это сразу, как заключаем контракт. В системе определяем, какому сотруднику доступен код для списа��ия на него часов. В табелях участников проектной группы открываем коды работ по проекту. Сотрудникам приходит уведомление в их учётной записи. 

2. Система ежедневно напоминает персоналу, что нужно заполнить табель. Работник выбирает из списка код и указывает затраченное на этот вид работы время. Если человек в командировке и не может заполнить табель, система отмечает этот день цветом. Внести данные можно в другое время в текущем месяце. Список «должников» система отправляет начальнику отдела. 

3. В первый день месяца для каждого руководителя подразделения система создаёт лист согласования на основе заполненных сотрудниками табелей по предыдущему месяцу. У руководителя подразделения есть два дня, чтобы утвердить или отклонить данные. У каждого табеля отображается статус «согласован», «не согласован» или «ожидает согласования». 

4. На основании листов согласований система создаёт отчёт для руководителей проектов. Он содержит информацию о затраченных часах всех подразделений, задействованных в проекте. Руководители проектов тоже вправе согласовать или отклонить списанные на проект часы. Используя согласованные табели, система формирует сводные таблицы о трудозатратах. 


  

Итоги внедрения 

новой системы контроля рабочего времени  

Нам потребовалось меньше года, чтобы полностью отказаться от бумажных табелей учёта рабочего времени сотрудников. Вот каких результатов мы добились: 

1. Увеличили скорость сбора данных о фактических трудозатратах. Ранее нам требовалась неделя, чтобы получить отчёт о затраченных часах на выполнение контрактов. Сейчас создаём окончательный отчет за два дня. Более того, данные доступны сразу после ввода сотрудниками. То есть анализировать сведения можно в любое время. Информация о трудозатратах сотрудников доступна другим системам учёта, например «1С-Бухгалтерия 8». Это сократило сроки калькуляции себестоимости, закрытия периода в бухгалтерском и управленческом учёте. 

2. Получили инструмент повышения производительности труда. Система позволяет в любое время получить статистику в виде отчётов. Рабочий день каждого специалиста прозрачен для руководителей. Это заставляет сотрудников мобилизоваться, эффективнее использовать своё рабочее время. Кроме того, начальник видит, кто из работников не заполнил за нынешний месяц табели, сколько времени занимает у сотрудника работа над одной и той же операцией в разные месяцы и т.д. В будущем планируем изменить систему мотивации. Новая схема уже разработана. Пока же система учёта позволяет точнее рассчитывать зарплату сотрудников, например, когда речь идет об оплате сверхнормативного времени работы. 

January 7, 2019
by @bussinescheats