Правила возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников

by Elena Sushonkova
Правила возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников

Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера

1. Общие вопросы

В Трудовом кодексе РФ предусматривается возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

В ст. 168.1 ТК РФ приведены категории работников, которые имеют право на возмещение расходов, связанных со служебными поездками. Это работники:

- постоянная работа которых осуществляется в пути;

- работа которых носит разъездной характер;

- работающие в полевых условиях;

- участвующие в работах экспедиционного характера.

Законодательство не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. Как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер. С учетом того что ст. 57 ТК РФ предусматривает в качестве обязательного условия для включения в трудовой договор, определяющего в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), условие об установлении работнику разъездного характера работы, это должно быть отражено в трудовом договоре. Согласно ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Таким образом, если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ (см. Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Поездки таких работников не признаются командировками. При этом оформление работнику, труд которого носит разъездной характер, командировочного удостоверения не делает его поездки командировкой и не лишает работника права на компенсацию понесенных им расходов.

Из ст. 168.1 ТК РФ следует, что документами, подтверждающими правомерность возмещения спорных расходов, будут являться локальный нормативный акт, предусматривающий размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых имеет разъездной характер, и трудовые договоры, закрепляющие характер таких работ. Согласно п. 1.7 трудовых договоров с работниками организации выполняемые в рамках трудовых договоров работы носят разъездной характер. Размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых имеет разъездной характер, закреплены в совместных решениях между администрацией организации и первичной профсоюзной организацией. Поскольку действующее трудовое законодательство не содержит нормы, запрещающей руководителю организации оформлять служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, как служебные командировки, суды пришли к правильному выводу об отсутствии у налогового органа оснований для квалификации спорных расходов в качестве командировочных.

См.: Постановление ФАС Уральского округа от 31.05.2011 N Ф09-2930/11-С2.

Работодатель обязан возместить следующие расходы, которые связаны со служебными поездками:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

К числу таких расходов могут быть отнесены:

- предоставление бесплатного питания (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.02.2013 N А70-5653/2012);

- стоимость проживания в гостиницах и арендованных квартирах (см. Постановление ФАС Московского округа от 16.02.2009 N КА-А40/323-09).

В коллективном договоре, соглашении, локальном акте работодателю необходимо определить:

- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работников, работающих в полевых условиях или участвующих в работах экспедиционного характера;

- размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками перечисленных категорий работников.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Если локальный акт устанавливает, что соответствующая компенсация подлежит выплате, только когда в отчетном периоде имели место поездки работника, то при отсутствии таких поездок работник права на выплату ему компенсации не имеет.

Согласно п. 2.9 Положения об оплате труда и премировании работников ООО "Т", принятого 10 января 2011 г., работникам, занятым на разработке россыпных и рудных месторождений драгоценных металлов, а также работникам управления и других подразделений, кратковременно выезжающим на добычные участки по производственной необходимости, выплачивается ежедневное полевое довольствие в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ. Как видно из табелей учета рабочего времени, С. на участок не выезжал, в связи с чем возмещение полевого довольствия ему не полагается.

См.: Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 26.09.2012 N 33-3282/2012.

При этом если такие выплаты не привязаны именно к осуществлению работниками работ разъездного характера, а выплачиваются постоянно, то они не будут являться компенсациями, установленными названной нормой. Указанные выплаты вполне логично будет отнести к выплатам, направленным на компенсацию работникам неудобств, связанных с особенностями работы, что отвечает положениям ст. 129 ТК РФ.

Законодатель возложил на работодателя обязанность по возмещению расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Судами установлено, что основным видом деятельности общества является организация грузоперевозок. В штате общества состоят водители, работа которых носит разъездной характер. Данные условия включены в трудовые договоры с работниками в соответствии со ст. 57 ТК РФ.

На основании срочных договоров с работниками, положения об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка для работников общество гарантировало водителям грузовых автомобилей выплату 700 руб. в месяц при полной отработке рабочего времени, установленного графиком работы. Судами установлено, что фактически, на основании имеющихся в материалах дела документов, работодателем выплачивались 700 руб. ежедневно. При этом судебные инстанции отклонили довод о соответствии Приказа от 01.04.2009 положениям ст. 168.1 ТК РФ, указав, что данный приказ не является локальным актом работодателя, устанавливающим порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также не содержит перечня расходов работников, подлежащих компенсации.

В материалы дела работодателем также не представлены документы, указывающие на то, какие конкретно расходы несли работники, документы, подтверждающие данные расходы, локальный нормативный акт, устанавливающий перечень расходов работников, подлежащих компенсации работодателем в размере 700 руб. в день. При этом, как указал суд, водители, получающие эти доплаты к заработной плате, выполняли свои должностные обязанности, согласно табелям учета рабочего времени находились в пути от 4 до 12 часов в сутки, и в силу условий п. 8 трудовых договоров им были установлены премии, доплаты и надбавки. Исходя из вышеизложенного, судебные инстанции правомерно указали, что данные выплаты полностью соответствуют критерию компенсационных выплат в смысле ст. 129 ТК РФ и являются составной частью заработной платы, не могут быть отнесены к выплатам, предусмотренным гл. 24 - 28 ТК РФ.

См.: Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.08.2012 N А03-18762/2011.

2. Квалификация выплат

Как мы уже отмечали выше, рассматриваемые выплаты являются компенсационными, т.е. компенсирующими работникам возникающие неудобства в работе. В то же время официальными органами проводится четкая граница между компенсирующими выплатами и составными частями заработной платы.

В письме Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093 указывается следующее. Трудовой кодекс РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации, согласно ст. 129 ТК РФ, являются элементами оплаты труда. Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

При этом суд может прийти к выводу, что отдельные компенсационные выплаты являются не компенсацией, а частью заработной платы.

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

ПОСЕТИТЕ НАШ ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИН

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все об уточненной налоговой декларации" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях


Уже в продаже электронное методическое пособие "Все о счетах-фактурах" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах


Подписывайтесь на нас:

ВК Facebook Дзен Одноклассники Telegram Teletype

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Что относится к выплатам социального характера работникам организации?

10 ответов на вопросы оплата труда

Каков порядок установления зарплаты руководителю организации (ООО)?

10 видео зарплата и кадры

10 видео как работать в 1 С -ЗУП

КАК ПРОВЕРИТЬ РАСЧЕТ ОТПУСКНЫХ?

МАЙСКОЕ ПОВЫШЕНИЕ МРОТ: КАКИЕ ВЫПЛАТЫ НУЖНО УВЕЛИЧИТЬ?

Типичные ошибки в зарплатных расчетах ИП, которые находят налоговики

ПРАВОМЕРНО ЛИ ПОНИЖЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ РАБОТНИКУ ПРИ НЕИЗМЕННОСТИ ЕГО ДОЛЖНОСТИ?

Как удержать долги из зарплаты работников по новым правилам

В КАКИХ СЛУЧАЯХ РАБОТОДАТЕЛЬ ВПРАВЕ ПРОИЗВОДИТЬ УДЕРЖАНИЯ ИЗ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ?

Какие опасности поджидают упрощенцев при выдаче зарплаты

10 публикаций по теме Заработная плата

Как считать аванс, если сотрудника долго не было на работе

Чем гарантии отличаются от компенсаций в системе оплаты труда?

Что такое заработная плата?

Что такое компенсационные выплаты в системе оплаты труда?

Гарантии и компенсации при направлении в служебные командировки

Сроки выдачи зарплаты и аванса в 2018 году

10 публикаций по теме Зарплата

В КАКИХ СЛУЧАЯХ И В КАКОМ ПОРЯДКЕ ПРОИЗВОДЯТСЯ УДЕРЖАНИЯ ИЗ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ РАБОТНИКА

May 4, 2018
by Elena Sushonkova
Кадры и зарплата