Какой срок хранения установлен для документа - договора поставки?

by Elena Sushonkova
Какой срок хранения установлен для документа - договора поставки?

Ответ: По общему правилу срок хранения договоров поставки товара - пять лет после истечения срока действия такого договора, срок хранения для государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров - пять лет, по крупным поставкам - постоянно. Начало течения срока хранения договоров определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Сроки хранения договоров поставки в целях налогового учета - четыре года после отчетного (налогового) периода, в котором он в последний раз использовался в налоговых целях.

Обоснование: По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (ст. 506 Гражданского кодекса РФ).

Поставка товаров для государственных или муниципальных нужд осуществляется на основе государственного или муниципального контракта на поставку товаров для государственных или муниципальных нужд, а также заключаемых в соответствии с ним договоров поставки товаров для государственных или муниципальных нужд (п. 2 ст. 530) (п. 1 ст. 525 ГК РФ).

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).

Обязанность обеспечения сохранности документов и сроки их хранения установлены, в частности (в зависимости от целей, для которых они могут понадобиться):

- Законом N 125-ФЗ - для архивирования документов организации;

- Налоговым кодексом РФ - для целей налогообложения;

- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) - для целей бухгалтерского учета;

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок его хранения нужно по тому акту, который предусматривает больший срок.

Обязанность обеспечения сохранности договоров

Сохранность договоров, в том числе договоров поставки, важна потому, что впоследствии они могут понадобиться организации, в частности, для представления суду (по спорам, вытекающим из неисполнения обязательств контрагентом или обязательств самой организации перед бюджетом), налоговому органу и аудиторам.

Кроме того, акционеры, владеющие не менее чем 1% голосующих акций ПАО, вправе получить информацию о крупных сделках и сделках с заинтересованностью: вид, предмет, содержание и размер таких сделок, дата их совершения и срок исполнения обязательств по ним, сведения о принятии решения о получении согласия на совершение или о последующем одобрении таких сделок (пп. 1 п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). Участники ООО вправе получить договоры, являющиеся крупными сделками и сделками с заинтересованностью (пп. 12 п. 2 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью").

Несоблюдение установленных сроков хранения договоров может иметь для организации негативные последствия.

Сроки хранения договоров поставки по правилам архивного дела

Перечнем установлен срок хранения для государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров - пять лет, а по крупным поставкам - постоянно (ст. 526 ГК РФ, ст. 272 Перечня). При этом критерии отнесения договоров к крупным поставкам не установлены ни Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", ни Перечнем (Письмо Минэкономр��звития России от 06.05.2016 N Д28и-1279). Критерии крупной сделки установлены п. 1 ст. 46 Федерального закона N 14-ФЗ и п. 1 ст. 78 Федерального закона N 208-ФЗ.

Срок хранения для договора поставки товара не выделен в отдельную статью Перечня, поэтому он составляет пять лет после истечения срока действия такого договора (ст. 436 Перечня). Начало течения срока хранения договоров определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Закона N 125-ФЗ, абз. 4 п. 1.4 Перечня).

Срок хранения договоров поставки для целей налогового учета

Налоговые органы вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Такие документы могут быть истребованы у организации налоговыми органами в случаях проведения в отношении организации камеральной и выездной проверки, а также проверки в отношении контрагента (п. п. 6, 8, 8.1 ст. 88, п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

По общему правилу организации обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Течение этого срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). Указанный срок хранения документов соответствует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (Письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). В общем случае в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Специальные сроки хранения документов предусмотрены НК РФ для отдельных случаев:

- при переносе убытков на будущее организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода (п. п. 2, 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ);

- срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (Письмо Минфина России от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598).

В перечисленных случаях, помимо первичных учетных документов, наличие, в частности, договора поставки позволит подтвердить взаимоотношения сторон, а также основания возникновения убытка или формирования первоначальной стоимости амортизируемого имущества;

- для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения. При этом суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены, помимо первичных учетных документов, договором поставки, в котором указана дата срока платежа (Письмо Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347, Определение ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12 по делу N А40-46789/11-20-195).

Необеспечение сохранности договоров поставки в течение установленного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ, необходимый для осуществления налогового контроля, а также доначислению налогов или отказу в налоговых вычетах (п. 4 ст. 93, ст. 126 НК РФ).

При отсутствии у организации договора поставки из-за необеспечения его сохранности в течение установленных сроков применить к ней ответственность по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения) нельзя, поскольку договор не является первичным учетным документом (п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Он устанавливает, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие первичные учетные документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись, то есть свершившиеся факты хозяйственной жизни (например, товарная накладная документирует отгрузку товаров), и на их основе делаются проводки в бухгалтерском учете.

Срок хранения договоров поставки для целей бухгалтерского учета

Договоры поставки нужны в том числе аудиторам для выражения мнения о достоверности бухгалтерской отчетности аудируемого лица. При оказании аудиторских услуг аудиторская организация вправе исследовать в полном объеме документацию, связанную с финансово-хозяйственной деятельностью аудируемого лица, а также проверять фактическое наличие любого имущества, отраженного в этой документации (ч. 1, п. 7 ч. 2, ч. 4 ст. 6, п. 2 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности").

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Сроки хранения установлены в Перечне.

Хотя договор поставки не относится к первичным учетным документам, организации нужно соблюдать сроки хранения таких договоров, установленные Перечнем, в силу ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

Задать вопрос можно тут

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

ВК Facebook Дзен Одноклассники Teletype Телеграмм

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Признается ли номер доверенности обязательным ее реквизитом?

Как оформить выдачу из кассы депонированной заработной платы по доверенности?

Действительна ли доверенность, подписанная путем проставления факсимильного оттиска подписи директора?

March 15, 2019
by Elena Sushonkova
Первичные документы