Кадры и зарплата
January 21, 2020

Шпаргалка: как рассчитать, выплатить и учесть отпускные

Чтобы рассчитать отпускные, нужно определить расчетный период, средний дневной заработок, количество дней отпуска. Рассчитать отпускные, выплатить их вовремя и учесть их при налогообложении поможет эта инструкция. Пройдите последовательно девять шагов.

Шаг 1. Определите расчетный период

Расчетный период – это время, за которое предоставляете отпуск. Расчетный период для отпускных не может быть больше года и зависит от того, сколько времени сотрудник трудится у работодателя. По общим правилам берут 12 месяцев, которые предшествовали месяцу ухода в отпуск. Если сотрудник проработал у вас меньше года, расчетным будет период с первого рабочего дня до последнего числа месяца, который предшествует месяцу ухода в отпуск.

Из расчетного периода исключите дни, когда сотрудник получал средний заработок. Например, был в ежегодном оплачиваемом отпуске, командировке, болел, получал пособие по беременности и родам, был в отпуске без сохранения зарплаты. Об этом – в статьях 114, 167 ТК, пункте 5 положения, утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее – постановление № 922).

Праздничные и выходные дни не исключайте из расчетного периода. Так поступайте, даже если праздничные дни совпали с прошлым отпуском. Праздник не относится к числу дней отпуска и его нельзя исключить, как остальные дни отпуска.

Пример, как определить расчетный период для отпускных

Экономист А.С. Кондратьев работает в организации три года. С 14 августа 2019 года ему предоставляют основной оплачиваемый отпуск.

С 1 по 22 апреля 2018 года Кондратьев был в командировке. С 23 по 30 апреля 2018 года он взял отпуск без сохранения зарплаты.

Расчетный период для начисления отпускных – с 1 августа 2018 года по 31 июля 2019 года. Из расчетного периода нужно исключить дни командировки и дни отпуска за свой счет – это весь апрель. Поэтому расчетный период для отпускных – с 1 августа 2018 года по 31 марта 2019 года и с 1 мая 2019 года по 31 июля 2019 года.

Шаг 2. Проверьте выплаты, которые включаете в расчет отпускных

При расчете отпускных учитывайте только выплаты, которые входят в систему оплаты труда. Это зарплата, надбавки, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные, праздничные дни и сверхурочно. Полный перечень таких выплат перечислен в пункте 2 положения, утвержденного постановлением № 922.

Не включайте в расчет вознаграждения по договору подряда. Эта выплата не входит в систему оплаты труда.

Шаг 3.Учтите повышение зарплаты

В случае когда повышали зарплату всем работникам, проиндексируйте заработок для отпускных. Если подняли зарплату только одному сотруднику, индексировать заработок для отпускных не надо. Переходите к следующему шагу.

Если индексировали оклады, используйте при расчете коэффициент пересчета. Определите его по формуле:

Порядок расчета отпускных с учетом коэффициента зависит от того, когда повышали оклад. Какой показатель индексировать смотрите в таблице.

Таблица. Как учесть повышение зарплаты при расчете отпускных

Такие правила в пункте 16 положения, утвержденного постановлением № 922.

Шаг 4. Посчитайте, за сколько дней положены отпускные

Количество дней, которые нужно оплатить, возьмите из приказа на отпуск. По общему правилу каждому сотруднику ежегодно положено 28 календарных дней оплачиваемого отдыха. В ряде случаев этот срок нужно увеличить – предоставить сотрудникам дополнительные и удлиненные отпуска.

Если отпуск сотрудника пришелся на праздники, праздничные даты не войдут в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК). Все праздники, которые надо исключить из расчета календарных дней ежегодного отпуска, перечислены в статье 112 ТК. Выходные дни, которые переносят в связи с праздничными датами входят в количество дней отпуска.

Пример, как рассчитать количество дней отпуска с учетом праздника

Сотрудник Кондратьев А.С. собирается в отпуск с 3 июня 2019 года на 14 календарных дней.

В число календарных дней отпуска не включайте праздничный день 12 июня. На работу Кондратьев должен выйти 18 июня 2019 года.

Определите последний день отпуска с помощью сервиса. Для этого выберите дату начала отпуска и количество его дней по приказу.

Шаг 5. Рассчитайте средний дневной заработок

Средний дневной заработок зависит от того, полностью отработал сотрудник расчетный период или нет. Есть особенности для сезонных сотрудников.

Расчетный период отработан полностью

Когда расчетный период отработан полностью и отпуск предоставлен в календарных днях, средний дневной заработок определите по формуле:

Расчетный период отработан не полностью

Если расчетный период отработан не полностью и отпуск предоставляют в календарных днях, средний дневной заработок рассчитайте так:

Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце рассчитайте по формуле:

Если в расчетном периоде сотрудник не полностью отработал несколько календарных месяцев, то количество не полностью отработанных календарных дней определите за каждый из них, а затем суммируйте. Так получите показатель «Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах».

Такой порядок расчета среднего дневного заработка предусмотрен частью 4 статьи 139 ТК, абзацами 2–3 пункта 10 положения, утвержденного постановлением № 922.

Пример, как определить средний дневной заработок для расчета отпускных. Расчетный период отработан не полностью. Отпуск предоставлен в календарных днях. Сотруднику установлен месячный оклад

С 13 июня 2019 года сотруднику В.К. Волкову предоставлен основной оплачиваемый отпуск.

Расчетный период для начисления отпускных – с 1 июня 2018 года по 31 мая 2019 года.

Расчетный период отработан не полностью. С 22 по 26 апреля 2019 года сотрудник болел. Период болезни и суммы больничного пособия из расчета среднего дневного заработка исключаются. За расчетный период, кроме пособия, сотруднику начислено исходя из оклада 268 000 руб.

Для расчета отпускных количество календарных дней равно:

– в полностью отработанных месяцах:
11 мес. × 29,3 дн./мес. = 322,3 дн.;

– в апреле:
29,3 дн./мес. : 30 дн. × 25 дн. = 24,4167 дн.

Средний дневной заработок сотрудника равен:
268 000 руб. : (322,3 дн. + 24,4167 дн.) = 772,97 руб./дн.

Для временных сотрудников

Если отпуск предоставляете в рабочих днях, средний дневной заработок рассчитайте так:

Такой порядок расчета предусмотрен частью 5 статьи 139 ТК, пунктом 11 положения, утвержденного постановлением № 922.

Шаг 6. Рассчитайте итоговую сумму отпускных

Расчет итоговой суммы зависит от того, в каких днях предоставляете отпуск – в календарных или рабочих.

Если отпуск предоставляют в календарных днях, итоговую сумму отпускных рассчитайте по формуле:

Если отпуск предоставляете в рабочих днях, например, сезонным сотрудникам, итоговую сумму отпускных рассчитывайте по формуле:

Шаг 7. Выплатите отпускные

Выплатите сотруднику отпускные за три календарных дня до начала отпуска. После выплаты отпускных должно быть еще минимум три полных календарных дня перед началом отпуска. Если работник уходит в отпуск в понедельник, выплатите отпускные не позднее четверга предыдущей недели. Об этом – в части 9 статьи 136 ТК и письме Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157.

Если окончание срока выпадает на нерабочий день, выдайте отпускные накануне – в последний рабочий день перед отпуском. ТК не запрещает выплачивать отпускные и раньше. А за задержку выплаты отпускных возможен штраф (ч. 9 ст. 136 ТК, ч. 6–7 ст. 5.27 КоАП).

Проверьте дату начала отпуска, которую указал сотрудник в заявлении. Если до нее меньше трех дней, договоритесь с работником:

  • перенести дату начала отпуска;
  • дни перед отпуском взять за свой счет. Остальные дни можно оформить уже как обычный оплачиваемый отпуск.

Когда день выплаты отпускных совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, выдать отпускные надо накануне этого дня (ч. 8 ст. 136 ТК).

Если обнаружите, что не доплатили отпускные или нарушили срок их выплаты, доплатите недостающую сумму с учетом компенсации за задержку. Ее рассчитайте по формуле:

Пример, как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты

В организации принят коллективный договор, в котором установлены сроки выплаты зарплаты:

  • 20-го числа – аванс в размере 40 процентов от зарплаты;
  • 5-го числа – окончательный расчет.

По коллективному договору компенсация за задержку зарплаты составляет 0,08 процента от суммы задолженности за каждый день просрочки.

Окончательный расчет за июнь 2019 года, а также всю сумму зарплаты за июль 2019 года организация выплатила 16 августа 2019 года.

Суммы задолженности и срок задержки составили:

  • 180 000 руб. (окончательный расчет за июнь 2019 года) – 41 день (с 6 июля 2019 года по 15 августа 2019 года включительно);
  • 120 000 руб. (аванс за июль 2019 года) – 26 дней (с 21 июля 2019 года по 15 августа 2019 года включительно);
  • 180 000 руб. (окончательный расчет за июль 2019 года) – 10 дней (с 6 августа 2019 года по 15 августа 2019 года включительно).

Вместе с задолженностью по зарплате организация выплатила компенсацию за задержку. Сумма компенсации составила:
180 000 руб. × 41 дн. × 0,08% + 120 000 руб. × 26 дн. × 0,08% + 180 000 руб. × 10 дн. × 0,08% = 5904 + 2496 + 1440 = 9840 руб.

Шаг 8. Заплатите с отпускных НДФЛ и взносы

Независимо от системы налогообложения, которую применяете, отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Взносы и НДФЛ с отпускных платят по разным правилам.

НДФЛ с отпускных удержите в день, когда их выдали или перечислили на счет сотрудника. Перечислить НДФЛ в бюджет нужно не позже последнего дня месяца, в котором выдали отпускные (п. 6 ст. 226 НК).

Страховые взносы рассчитайте в месяце начисления отпускных. Не важно, когда вы выплатили отпускные сотруднику, а также с какого числа начнется отпуск (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК). Например, если сотрудник уходит в отпуск с 1 июля, а отпускные ему начислены в июне, то отпускные войдут в облагаемую базу по страховым взносам в июне.

Таблица. Когда начислить и заплатить с отпускных взносы и НДФЛ

Шаг 9. Учтите отпускные в налоговых расходах

Налоговый учет отпускных зависит от системы налогообложения.

ОСНО. Признайте расходы на отпускные при расчете налога на прибыль в месяце, когда их начислили.

Суммы отпускных учитывайте в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК).

Как списывать расходы по отпускным в налоговом учете, зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.

При кассовом методе отпускные включите в расходы в момент фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК).

При методе начисления отпускные спишите на расходы в месяце их начисления (п. 4 ст. 272 НК).

УСН. Если платите единый налог с разницы между доходами и расходами, затраты на отпускные учтите в месяце, когда выдали их сотруднику (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК). Страховые взносы с отпускных включите в состав расходов в момент их уплаты (подп. 7 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК).

Задать вопрос можно тут

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

Дзен Teletype Телеграмм Hashtap

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы Жизненные ситуации - готовое решение для предпринимателей