Требования к заверению копий документов для налоговой инспекции, представляемых организацией в рамках выездной проверки

Вопрос: Каковы требования к заверению копий документов для налоговой инспекции, представляемых организацией в рамках выездной проверки? Обязательна ли печать?

Ответ: Требования к заверению копий документов, представляемых в налоговую инспекцию, не утверждены.

Допустимо заверять единожды подшивку нескольких копий документов, при этом необходимо учитывать толщину пачки, материал прошития и т.д.

Если в организации уставом утверждена печать, то ее следует ставить при заверении документов для налоговой инспекции.

Если печать в организации не используется, то налоговый орган обязан принять документы, заверенные без печати.

Обоснование: Налоговый кодекс РФ не содержит прямой нормы, устанавливающей требования к представлению копий документов в налоговую инспекцию. Также НК РФ ранее не регулировал вопрос, какому органу федеральной власти принадлежат полномочия по принятию порядка представления копий документов в налоговый орган.

В п. 2 ст. 93 НК РФ предусмотрено, что листы документов, представляемых на бумажном носителе в налоговый орган, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Следовательно, уполномоченным органом власти, который вправе принимать порядок, регулирующий вопрос представления копий документов, является ФНС России (ст. 2 Закона РФ от 21.03.1991 N 943-1 "О налоговых органах Российской Федерации" (ред. от 02.04.2014)). В настоящее время такой порядок не принят, на данный момент разъяснения о представлении копий бумажных документов даны, в частности, в Письме ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ "О налоговых проверках".

ФНС России в п. 21 Письма N АС-4-2/15309@ разъясняет, что в соответствии с абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ истребуемые налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в налоговый орган в виде заверенных проверяемым лицом копий.

В соответствии с пп. 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно п. 3.26 Государственного стандарта РФ "ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Вместе с тем необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательной базы.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов - как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития (шпагат, бечевка и т.д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо:

- обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.п.;

- исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: "Подпись", "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Указанный лист должен содержать надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов" (количество листов указывается словами).

Таким образом, в налоговые органы можно представлять заверенную, прошитую и пронумерованную копию многостраничного документа без удостоверения каждого отдельного листа.

Из Письма Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 следует вывод, позволяющий заверять единожды подшивку нескольких копий документов.

Учитывая, что уполномоченным органом власти, который вправе принимать порядок, регулирующий вопрос представления копий документов, является ФНС России, по нашему мнению, в настоящее время необходимо руководствоваться письмами ФНС России по данному вопросу.

Что касается вопроса о необходимости проставления печати организации для удостоверения представленных документов, то следует учитывать следующее.

Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе, но не обязаны иметь печать (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон 14-ФЗ)).

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 5 ст. 2 Закона N 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона N 208-ФЗ).

Таким образом, общества вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать. Если в организации уставом утверждена печать, то ее следует ставить при заверении документов для налоговой инспекции.

Если печать в организации не используется, то налоговый орган обязан принять документы, заверенные без печати. Такой вывод можно сделать из Письма ФНС России от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@.

Задать вопрос можно тут

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

Дзен Teletype Телеграмм

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Облагается ли налогом на имущество организаций основное средство, не введенное в эксплуатацию?

Обязательно ли в уведомлении о контролируемых сделках осуществлять объединение сделок в группу однородных?

Можно ли не представлять пояснения по декларации, которая сдана больше трех месяцев назад?