Командировочные расходы и страховые взносы

Деятельность многих организаций и индивидуальных предпринимателей связана с необходимостью направления сотрудников в служебные командировки, и возмещаемые работодателями командировочные расходы могут стать головной болью для бухгалтера в части начисления страховых взносов на суммы возмещаемых расходов.

О том, начисляются ли страховые взносы на обязательные виды социального страхования по возмещаемым командировочным расходам, мы и поговорим в данной статье.

Прежде чем рассматривать вопросы исчисления страховых взносов на обязательные виды социального страхования, напомним читателю, что представляет собой служебная командировка, а также какие расходы, связанные с ней, признаются командировочными.

Общие положения о командировках

Понятие служебной командировки определяет Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ). В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Исходя из определения в командировку может быть направлено лицо, работающее у работодателя на основании трудового договора. На это же указывает и пункт 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение N 749), которым руководствуются исключительно все работодатели при командировании своих сотрудников.

Следовательно, поездка лица, работающего в компании по гражданско-правовому договору, командировкой не признается, соответственно, связанные с такой поездкой затраты не признаются командировочными расходами. Это же подтверждает и статья 11 ТК РФ, в которой указано, что на лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера, нормы трудового законодательства не распространяются.

Кроме того, следует иметь в виду, что статья 166 ТК РФ прямо выводит из состава командировок служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. К числу таких работников можно отнести, например, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов, стюардесс, курьеров, водителей, работающих в режиме межгорода, и так далее.

Отметим, что для категорий работников, в чьи трудовые обязанности входит осуществление регулярных служебных поездок, статьей 168.1 ТК РФ предусмотрены свои правила возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы. Затраты работников, чей труд связан с регулярными служебными поездками или с разъездным характером работы, также не признаются командировочными расходами.

Возмещение командировочных расходов

Так как понятие командировки возникает только при наличии трудовых отношений, то на командированного сотрудника распространяются соответствующие гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ.

Напомним, что в соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение связанных со служебной командировкой расходов.

При этом расчет среднего заработка производится в соответствии со статьей 139 ТК РФ с учетом Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".

Суммы среднего заработка, начисленного работнику в период командировки, не являются командировочными расходами, а представляют собой расходы на оплату труда.

При этом никто не запрещает работодателю осуществлять своим командированным сотрудникам доплату до фактического заработка, однако рекомендуем условие о доплате включить в положения трудового договора либо закрепить это в коллективном договоре или в ином нормативном документе компании.

Помимо оплаты труда в период командирования, работодатель обязан возместить своему работнику расходы, связанные со служебной поездкой. Состав возмещаемых командировочных расходов определен нормами статьи 168 ТК РФ, к ним относятся:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В каком порядке и размере фирма будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам, она решает самостоятельно и закрепляет свое решение либо в коллективном договоре, либо в Положении о командировках (если иное не установлено ТКРФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации).

Обращаем ваше внимание на то, что состав возмещаемых командировочных расходов, установленный статьей 168 ТК РФ, не является исчерпывающим, вследствие чего он может быть дополнен работодателем. Так, фирма может принять решение о возмещении своим работникам таких расходов, как оплата услуг связи, аренда автомобиля в командировке и так далее.

Виды и размеры возмещаемых командировочных расходов, закрепленные коллективным договором или положением о командировках, по сути, являются "внутренними" нормами возмещения командировочных расходов, применяемыми компанией, установленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Отметим, что нормы статьи 168 ТК РФ не содержат разъяснений, какие именно расходы считаются расходами на проезд и жилье, да и вообще содержат очень лаконичные формулировки. Более подробную информацию о возмещаемых командировочных расходах содержит Положение N 749. Так, в пункте 12 данного Положения сказано, что расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают в себя:

- расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Обратите внимание! Порядок возмещения расходов по проезду, предусмотренный пунктом 12 Положения N 749, применяется как в отношении российских командировок, так и при поездках за границу (пункт 22 Положения N 749).

Отметим, что согласно пункту 23 Положения N 749 при заграничных командировках командированному сотруднику дополнительно возмещаются:

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Согласно пункту 13 Положения N 749 в случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, предусмотренных абзацем вторым пункта 11Положения N 749.

Аналогичные правила применяются и в отношении расходов по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации, за исключением случаев, когда командированному сотруднику предоставляется бесплатное жилое помещение (пункт 14Положения N 749).

Документальное оформление командировки

Любая командировка фирмы требует оформления целого ряда документов.

Напомним, что с 01.01.2013 организации, за исключением организаций государственного сектора, вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных документов по учету командировочных расходов, так и унифицированные формы. Это вытекает из положений статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). При этом самостоятельно разработанные формы командировочной документации должны отвечать требованиям пункта 2 вышеназванной статьи Закона N 402-ФЗ.

По мнению автора, решение о применении самостоятельно разработанных форм документов по учету командировочных расходов вряд ли можно считать целесообразным при наличии типовых форм - форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

Учитывая изложенное, при направлении работника в командировку, в соответствии с Постановлением N 1, оформляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Если в командировку направляется один сотрудник, то приказ (распоряжение) оформляется по форме N Т-9, если несколько - по форме N Т-9а. В приказе указываются фамилия и инициалы командированного работника, его должность (специальность), цель, время и место командировки.

Отметим, что до 08.01.2015 при направлении работника в командировку на основании пунктов 6 и 7 Положения N 749 также требовалось оформление следующих документов:

- командировочное удостоверение - форма N Т-10;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении - форма N Т-10а.

С 08.01.2015 Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" (далее - Постановление N 1595) пункт 6 признан утратившим силу, а пункт 7 изложен в новой редакции. Таким образом, с 08.01.2015 требование об оформлении командировочного удостоверения, а также служебного задания и отчета о его выполнении при направлении работника в командировку отсутствует.

Принимая во внимание, что запрета на оформление командировочного удостоверения и служебного задания нет, полагаем, что можно, как и прежде, их оформлять.

Перед поездкой работник организации получает в бухгалтерии денежный аванс, предназначенный для покрытия командировочных расходов (пункт 10 Положения N 749).

После возвращения из поездки работник организации обязан отчитаться по командировке. Для этого он в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу обязан предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет, а также документы, подтверждающие произведенные расходы. Таковы требования как пункта 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", так и пункта 26 Положения N 749.

К авансовому отчету должны быть приложены документы:

- о найме жилого помещения;

- фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Бухгалтер организации по представленным работником проездным документам определяет фактический срок пребывания работника в командировке (пункт 7 Положения N 749).

Отметим, что в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.10.2015 N 1085 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету. Дата утверждения авансового отчета командированного сотрудника является датой признания командировочных расходов организации как в бухгалтерском, так и в налоговом учете фирмы.

Начисление страховых взносов на обязательные виды социального страхования по возмещаемым командировочным расходам

Плательщиками страховых взносов согласно пункту 1 статьи 419 НК РФ являются страхователи, определяемые в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, к которым относятся:

1) лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам:

- организации;

- индивидуальные предприниматели;

- физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями;

2) лица, не производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, к которым отнесены индивидуальные предприниматели, адвокаты, медиаторы, нотариусы, занимающиеся частной практикой, арбитражные управляющие, оценщики, патентные поверенные и иные лица, занимающиеся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой.

Если плательщик страховых взносов относится одновременно к нескольким категориям страхователей, то он обязан исчислять и уплачивать страховые взносы по каждому основанию отдельно.

Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, а именно для организаций и индивидуальных предпринимателей, на основании пункта 1 статьи 420 НК РФ признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, не производящим выплат и иных вознаграждений физическим лицам):

- в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

- по договорам авторского заказа в пользу авторов произведений;

- по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

База для начисления страховых взносов для организаций и коммерсантов определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ, то есть сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами (пункт 1 статьи 421 НК РФ). Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам на основании статьи 423 НК РФ признается календарный год.

Пунктом 2 статьи 422 НК РФ определено, что при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

- на проезд до места назначения и обратно;

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

- на провоз багажа;

- по найму жилого помещения;

- на оплату услуг связи;

- сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;

- сборы за выдачу (получение) виз;

- на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Пунктом 3 статьи 217 НК РФ установлено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Таким образом, суточные, превышающие 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Напомним, что до 01.01.2017 при оплате расходов на командировки работников суточные не облагались страховыми взносами независимо от размера.

Перечень, установленный пунктом 2 статьи 422 НК РФ, является исчерпывающим, и оплата командировочных расходов, не поименованных в этом перечне, подлежит обложению страховыми взносами как выплаты, производимые в пользу работников в рамках трудовых правоотношений.

Вопрос об обложении страховыми взносами выплат работникам, произведенных в виде компенсаций за работу в пути и (или) возмещения командировочных расходов, рассмотрен в Письме Минтруда России от 07.07.2015 N 17-4/ООГ-988.

По мнению специалистов Минтруда России, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также в случае командирования такого работника выплаты, направленные на возмещение/компенсацию работодателем расходов, связанных со служебными поездками (командировками), не облагаются страховыми взносами только при документальном подтверждении таких расходов (билеты по проезду, гостиничные счета и так далее).

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Расходы работника в командировке по оплате проезда в такси от аэропорта до гостиницы страховыми взносами не облагаются только в случае их экономического обоснования и документального подтверждения, на что обращено внимание в ПисьмеМинздравсоцразвития России от 05.08.2010 N 2519-19.

В этом же Письме сказано, что на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (подтвержденная данными прайс-листа гостиницы), страховые взносы не начисляются. Что касается оплаты за один и тот же день командировки размещения командированного работника в двух отелях, находящихся в разных городах, то на оплату за одновременное размещение во втором отеле страховые взносы не будут начисляться только в случае экономического обоснования и документального подтверждения такого расхода.

В совместном Письме Пенсионного фонда Российской Федерации и Фонда социального страхования Российской Федерации от 29.07.2014 N НП-30-26/9660 и N 17-03-10/08-2786П "Об обзоре ответов на вопросы плательщиков страховых взносов" рассмотрены вопросы пользования залами повышенной комфортности и изложены следующие выводы.

Расходы за услуги аэропорта по обслуживанию в секторах и помещениях для особо важных персон, бизнес-центрах и других специальных помещениях не являются обязательными расходами на командировки. Данные услуги, согласно Перечню и правилам формирования тарифов и сборов за обслуживание воздушных судов в аэропортах и воздушном пространстве Российской Федерации, утвержденным Приказом Минтранса России от 17.07.2012 N 241 "Об аэронавигационных и аэропортовых сборах, тарифах за обслуживание воздушных судов в аэропортах и воздушном пространстве Российской Федерации", являются специальными, связанными с повышением комфортности для пассажиров аэропорта, то есть дополнительными.

Таким образом, компенсация расходов по оплате услуг залов официальных делегаций на железнодорожных и автомобильных вокзалах (станциях), в морских и речных портах, аэропортах (аэродромах), производимая отдельным категориям командируемых работников, не относится к обязательным командировочным расходам, поименованным в пункте 2 статьи 422 НК РФ, не подлежащим обложению страховыми взносами.

Следовательно, на суммы таких расходов страховые взносы начисляются в общеустановленном порядке, если использование залов официальных делегаций не предусмотрено законодательством для определенных категорий лиц.

Задать вопрос или заказать пособие можно тут

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все об уточненной налоговой декларации" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все о счетах-фактурах" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах

Подписывайтесь на нас:

ВКFacebook Дзен Одноклассники Teletype Телеграмм

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Минфин РФ об определении ИП, применяющими УСН, базы для исчисления страховых взносов на ОПС

Компенсации, не облагаемые страховыми взносами, и как не перепутать компенсации с надбавками

Отпуска и страховые взносы