Порядок уплаты НДФЛ за сотрудников

Работодатели – налоговые агенты обязаны удержать и перечислить НДФЛ c выплат сотрудникам. Это компании и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают дивиденды и вознаграждения по трудовым или гражданско-правовым договорам. С таких выплат нужно удержать и перечислить НДФЛ.

Чтобы это сделать, определите:

Эти три даты отражают в разделе 2 формы 6-НДФЛ.

Перечислите НДФЛ по каждому сроку уплаты, по месту учета.

Как определить дату дохода

Обязанность рассчитать НДФЛ появляется в тот день, когда у сотрудника возникает доход. В этот день определите сумму налога, которую надо удержать и заплатить в бюджет. Удержите сумму, когда выплачиваете доход сотруднику.

Условно все доходы, с которых налоговые агенты удерживают НДФЛ, можно разделить на две группы: связанные с оплатой труда и вне оплаты за труд.

Доходы, связанные с оплатой труда:

  • зарплата;
  • премии;
  • вознаграждения по итогам работы за год;
  • доплаты за подработки. В том числе за работу в сверхурочное время, в праздничные дни.

Все выплаты, которые можно отнести к доходам за труд, смотрите в статье 129 ТК.

Доход в виде зарплаты, ежемесячных премий, среднего заработка за время командировки возникает в последний день месяца, за который его начислили (п. 2 ст. 223 НК). Такое правило применяют независимо от того, в какой форме выплатили доход – денежной или натуральной. Определить дату по видам дохода поможет таблица.

Доходы, которые не связаны с оплатой труда:

  • дивиденды;
  • доходы по договорам гражданско-правового характера;
  • материальная выгода;
  • материальная помощь и т. д.

Даты этих выплат зависят от формы дохода: денежная, натуральная, материальная выгода.

Денежные доходы. Если сотруднику выплатили деньги, которые не связаны с оплатой за труд, доход возникает на дату выплаты этих средств. То есть в тот день, когда:

  • работник получает наличные деньги;
  • вы перечислили деньги на банковский счет работника.

Такие правила действуют, когда выплачиваете сотрудникам больничные пособия или отпускные. Об этом – в подпункте 1 пункта 1 статьи 223 НК.

Доходы в натуральной форме. Если сотрудник получил от вас какое-то имущество, то доход у него возникает в тот день, когда вы передали ему эту вещь (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК).

Материальная выгода. Дата, когда возникает доход в виде матвыгоды, зависит от ее вида:

  • если продали работнику товары, работы, услуги или ценные бумаги по цене ниже рыночной стоимости, доход возникнет в день сделки. Если сотрудник оплатил ценные бумаги после перехода к нему права собственности – тогда матвыгода появилась в день, когда оплатили ценные бумаги;
  • если выдали сотруднику заем под низкие проценты или без процентов, доход будет возникать в последний день каждого месяца в течение всего срока, на который вы предоставили заем или кредит.

Такие правила установлены подпунктами 3 и 7 пункта 1 статьи 223 НК.

Зачет встречных требований. Доход возникнет в день, когда проводите зачет (подп. 4 п. 1 ст. 223 НК). Таким днем считайте дату, на которую составили акт или другой документ о зачете.

Командировочные расходы. В этой ситуации доход у человека возникнет в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК).

Разобраться, на какую дату рассчитать НДФЛ с доходов, поможет таблица.

Когда удержать НДФЛ

Удержать НДФЛ нужно из доходов сотрудника в день, когда их выплатили.

Если сотрудник получил доход в натуральной форме или в виде материальной выгоды, НДФЛ удержите в день ближайшей денежной выплаты. Учтите, что больше 50 процентов от дохода удержать нельзя. В случаях, когда доход этому человеку не выплачивали, например, он уволился, удержать НДФЛ не получится. Об этом сообщите в налоговую инспекцию и налогоплательщику. Сообщение отправьте на бланке формы 2-НДФЛ. В поле «Признак» укажите цифру 2. Крайний срок – 1 марта следующего года. Об этом – в пунктах 4–5 статьи 226 НК, пункте 2 приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.

Когда платить НДФЛ

Срок уплаты НДФЛ зависит от вида дохода.

Зарплата, ежемесячные премии, средний заработок за время командировки

Налог перечислите не позже дня, следующего за датой, когда выплатили доход. Например, зарплату за май перечислили 5 июня, в таком случае дата дохода – 31 мая, налог удержите 5 июня, а срок уплаты – 6 июня. Об этом – в пункте 2 статьи 223, абзаце 1 пункта 6 статьи 226 НК.

С аванса НДФЛ не удерживайте. Из этого правила есть два исключения:

  • аванс перечислили в последний день месяца. Для целей НДФЛ последний день месяца – дата получения дохода в виде оплаты труда, поэтому налог придется удержать. Об этом в определении Верховного суда от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804;
  • в текущем месяце у сотрудника был доход в виде материальной выгоды. НДФЛ с материальной выгоды и дохода в натуральной форме надо удерживать с ближайшего денежного дохода. Если ближайшая выплата – аванс по зарплате, удержите НДФЛ за счет него. Об этом – в письме Минфина от 05.05.2017 № 03-04-06/28037.

Если зарплату за месяц вы платите частями, НДФЛ в бюджет перечисляйте с каждой части зарплаты. Например, 15 августа выплатили сотрудникам аванс за текущий месяц, а зарплату за август выплатили двумя частями. Первую часть выдали 5 сентября, а вторую – 12 сентября 2018 года. Удержать налог с первой части надо 5 сентября, а со второй – 12 сентября 2018 года. Налог с этих выплат нужно перечислить в бюджет не позднее 6 и 13 сентября. С аванса НДФЛ удерживать не надо. Такие разъяснения в письме ФНС от 24.03.2016 № БС-4-11/4999.

Отпускные и больничные

НДФЛ, который удержали с отпускных или пособий по временной нетрудоспособности, перечислите не позже последнего числа месяца, в котором выплатили доход. Например, отпуск сотрудника с 25 июля по 8 августа. Отпускные ему выплатили 20 июля. В этом случае дата дохода – 20 июля. В этот же день с выплаты надо удержать налог. А перечислить НДФЛ в бюджет нужно не позже 31 июля. Такой порядок в пункте 6 статьи 226 НК.

Если вовремя не удержите или не перечислите налог, привлекут к ответственности.

Внимание: если НДФЛ сотрудника за месяц меньше 100 руб., перечислите его вместе с налогом за следующий месяц. Переносить так уплату можно до декабря текущего года. Об этом – в пункте 8 статьи 226 НК, письме Минфина от 27.02.2018 № 03-04-06/12341.

Ситуация: когда перечислить в бюджет НДФЛ, если зарплату выдали сотрудникам в том же месяце, за который начислили

Ответ на этот вопрос зависит от того, что выдали сотрудникам: аванс или зарплату.

Выдать зарплату можно не раньше последнего дня месяца. Ведь, чтобы начислить заработок, надо закрыть табель учета рабочего времени. А это делают только в последний день месяца. Выплаты до этого дня считайте авансом.

Если выдали зарплату, НДФЛ перечислите не позже дня, следующего за тем, когда сотрудники получили деньги. Применяйте его и в том случае, если зарплату за текущий месяц выдали в последний день месяца. Например, за декабрь выплатили 31 декабря. Тогда НДФЛ перечислите в первый рабочий день января. Такие правила – в пункте 6 статьи 226 НК.

Если выдаете аванс, НДФЛ с него удерживать не нужно. Налог удержите с зарплаты (п. 2 ст. 223 НК). А в бюджет его перечислите не позднее следующего рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК). Исключение – случаи, когда аванс выдали в последний день месяца.

Совет: как выдать зарплату за декабрь в 20-х числах декабря?

Выдать зарплату можно не раньше последнего дня месяца. Если нужно выплатить доходы сотрудникам в 20-х числах декабря, это аванс. Максимальный размер авансовых выплат сотрудникам не ограничен – можно выдавать и 100-процентный аванс. Для этого в локальных документах установите, что в связи с праздниками размер аванса можно увеличить до 100 процентов. Среди таких документов Правила трудового распорядка, Положение об оплате труда, коллективный или трудовой договор. Это следует из части 6 статьи 136 ТК.

Дата, когда возникает доход в виде зарплаты, – это последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому доход в виде зарплаты за декабрь появляется у сотрудника 31 декабря. Поскольку зарплату выдали раньше этой даты (в 20-х числах декабря), это аванс. В таком случае доходы сотрудникам перечислите за вычетом налога. Однако по закону удержать НДФЛ надо не в 20-х числах декабря, а 31 декабря – в день, когда фактически возник доход. Перечислить налог в бюджет нужно на следующий день после того, когда удержали налог. То есть в первый рабочий день января.

Ситуация:можно ли перечислить НДФЛ в бюджет авансом, до выдачи зарплаты сотрудникам

Нет, нельзя.

НДФЛ удерживают только из доходов сотрудника в момент их выплаты. Доход в виде зарплаты возникает в последний день месяца, за который ее начислили. Обязанность перечислить НДФЛ в бюджет появляется у налогового агента только после того, как он удержал налог. Сделать это возможно, когда:

  • выплатили зарплату из кассы;
  • перевели деньги на банковский счет сотрудника.

Раньше, чем выплатили доходы, перечислить НДФЛ в бюджет невозможно. Об этом – в пункте 4 статьи 226, пункте 2 статьи 223 НК и письме Минфина от 01.02.2016 № 03-04-06/4321.

Платить налог за счет собственных средств налоговым агентам запрещено (п. 9 ст. 226 НК). Если вы так поступите, перечисленную сумму налогом не признают. Инспекторы посчитают ее как ошибочно уплаченную. Ее можно будет вернуть на расчетный счет, а НДФЛ придется платить в полной сумме после фактической выплаты зарплаты (письмо Минфина от 15.12.2017 № 03-04-06/84250).

Если заплатите НДФЛ в бюджет за счет собственных средств, у инспектора нет оснований штрафовать вас по статье 123 НК. Сумма налога поступила в бюджет, и недоимки за вами нет. Об этом в письме ФНС от 29.09.2014 № БС-4-11/19716, постановлениях Президиума ВАС от 23.07.2013 № 784/13, Арбитражного суда Московского округа от 28.07.2016 № Ф05-5279/2015.

Как перечислить НДФЛ

Из-за того что сроки уплаты НДФЛ разные в зависимости от дохода, перечисляйте налог несколькими платежными поручениями в течение месяца. Налог к уплате по итогам месяца определяйте с учетом сумм, которые уже перечислили в текущем месяце.

Стандартные налоговые вычеты при расчете налога, который перечисляете отдельными платежками до конца месяца, применить можно. Но, если по итогам месяца окажется, что сотрудник утратил право на вычет, НДФЛ, который вы определили в середине месяца с учетом вычета, придется пересчитать.

Платежные поручения на уплату налога оформляйте в соответствии с положением ЦБ от 19.06.2012 № 383-П и Правилами, утвержденными приказом Минфина от 12.11.2013 № 107н. Подробнее об этом см. Как заполнить платежное поручение по налогам и взносам.

Куда перечислять НДФЛ

Организации и предприниматели платят НДФЛ в налоговые инспекции по месту учета.

НДФЛ платит организация

Налог, который удержали с доходов сотрудников, перечислите по реквизитам той налоговой инспекции, в которой компания стоит на учете (абз. 1 п. 7 ст. 226 НК).

Для организаций, у которых есть обособленные подразделения, действуют особые правила. С доходов, которые сотрудники получают от обособленного подразделения, НДФЛ нужно перечислить по реквизитам налоговой инспекции, в которой это подразделение зарегистрировано. Такой порядок применяют независимо от того, по какому договору работает сотрудник: по трудовому или по гражданско-правовому. Это следует из абзаца 3 пункта 7 статьи 226 НК и писем ФНС от 03.08.2018 № БС-4-11/15152, от 01.02.2016 № БС-4-11/1395.

Разобраться, куда перечислить НДФЛ для организаций с обособленными подразделениями, поможет таблица.

Пример, как рассчитать и перечислить в бюджет НДФЛ с зарплаты сотрудника, занятого в разных обособленных подразделениях организации

В апреле кладовщик Беспалов работал в трех подразделениях ООО «Альфа»:
– со 2 по 10 апреля – в головном отделении организации;
– с 11 по 20 апреля – в обособленном подразделении, расположенном в городе Балашихе Московской области;
– с 23 по 30 апреля – в обособленном подразделении, расположенном в городе Покрове Владимирской области (предприятие «Альфа-1»).

Должностной оклад Беспалова – 30 000 руб. Ему положен стандартный вычет на ребенка в размере 1400 руб. Зарплату начисляет бухгалтерия головного отделения «Альфы». Сумма НДФЛ с зарплаты Беспалова за апрель составила 3718 руб. ((30 000 руб. – 1400 руб.) × 13%). Чтобы правильно перечислить налог по реквизитам трех инспекций, бухгалтер распределил сумму НДФЛ пропорционально зарплате, начисленной Беспалову за фактически отработанное время в каждом подразделении.

В апреле 21 рабочий день. Суммы НДФЛ, которые «Альфа» должна перечислить в бюджеты по адресам своих подразделений, составляют:
– головное отделение (Москва) – 1239 руб. (3718 руб. : 21 дн. × 7 дн.);
– подразделение в Балашихе – 1416 руб. (3718 руб. : 21 дн. × 8 дн.);
– подразделение в Покрове (предприятие «Альфа-1») – 1062 руб. (3718 руб. : 21 дн. × 6 дн.).

Головное отделение «Альфы» зарегистрировано в ИФНС № 43 по Москве. ИНН организации – 7743123456, КПП – 774301001. ОКТМО для уплаты налогов – 45338000.

В Покрове подразделение (предприятие «Альфа-1») зарегистрировано в Межрайонной ИФНС № 11 по Владимирской области. По месту регистрации подразделения «Альфе» присвоен КПП 332101001. ОКТМО для уплаты налогов – 17646120. Подразделение выделено на отдельный баланс, имеет свой расчетный счет и полномочия на уплату налогов от головного отделения.

В Балашихе по месту регистрации подразделения «Альфе» присвоен КПП 500101108. ОКТМО для уплаты налогов – 46704000. У подразделения нет отдельного расчетного счета и полномочий на уплату налогов от головного отделения. Следовательно, НДФЛ за сотрудников, работающих в этом подразделении, перечисляет головной офис, указывая в качестве получателя ИФНС по Балашихе.

В платежных поручениях на уплату НДФЛ бухгалтер указал следующие реквизиты плательщиков и получателей:

НДФЛ платит предприниматель

ИП перечисляют налог в инспекцию по месту своего жительства. Предприниматели, которые ведут бизнес на ЕНВД или ПСН, перечисляют налог в инспекцию, где они стоят на учете в связи с такой деятельностью. Об этом – в абзацах 1 и 4 пункта 7 статьи 226 НК.

Если ИП совмещает упрощенку с ЕНВД (ПСН), НДФЛ с зарплаты наемных сотрудников перечисляйте в разные налоговые инспекции. С зарплаты сотрудников, занятых в деятельности на УСН (ПСН), налог перечисляйте по местожительству предпринимателя. А с доходов сотрудников, занятых в бизнесе на ЕНВД (ПСН), – по месту такой деятельности.

Налог с зарплаты сотрудников, которые одновременно заняты в обоих видах деятельности, нужно распределить. Часть налога, которая относится к доходам от деятельности на УСН, перечисляйте в инспекцию по местожительству предпринимателя. А НДФЛ с доходов в части бизнеса на ЕНВД – в инспекцию по месту деятельности. Такие разъяснения – в письме ФНС от 25.02.2016 № БС-3-11/763.

Долю налога рассчитайте пропорционально доле доходов по каждому виду деятельности в общем объеме поступлений. Например, сумма НДФЛ, удержанного из зарплаты сотрудника за месяц, составила 26 000 руб. Доля доходов от деятельности на УСН за этот месяц составила 0,75. Тогда сумма НДФЛ, которую нужно перечислить по местожительству предпринимателя, равна 19 500 руб. (26 000 руб. × 0,75). Сумма НДФЛ, которую нужно перечислить по месту ведения деятельности на ЕНВД, – 6500 руб. (26 000 руб. – 19 500 руб.).

Задать вопрос можно тут

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

Дзен Teletype Телеграмм Hashtap

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы Жизненные ситуации - готовое решение для предпринимателей

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Кто платит НДФЛ

Каков порядок налогообложения возмещения работнику расходов на переезд в другую местность (релокацию)?

С каких доходов ИП платит НДФЛ