ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

by Elena Sushonkova
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

Любой факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом, таково требование бухгалтерского законодательства. Не является исключением и работа автотранспортных средств, поэтому и автотранспортные организации, специализирующиеся на перевозках пассажиров и грузов автомобильным транспортом, и иные организации, а также индивидуальные предприниматели, использующие в своей деятельности автотранспортные средства, должны составлять документы, подтверждающие работу транспорта.

О первичных документах, подтверждающих эксплуатацию автомобиля, и пойдет речь в статье.

Итак, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что установлено ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Исходя из ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, первичные учетные документы составляются по формам, определяемым руководителем экономического субъекта. Как отмечено в Письме ФНС от 21 октября 2013 г. N ММВ-20-3/96@, Законом N 402-ФЗ предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В ст. 9 Закона N 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов, которые первичные учетные документы должны содержать.

По Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовых документов).

Таким образом, исходя из положений Закона N 402-ФЗ, унифицированные формы первичной учетной документации с 1 января 2013 г. могут применяться хозяйствующими субъектами по усмотрению. Как показывает практика, экономические субъекты, на которых Законом N 402-ФЗ возложена обязанность ведения бухгалтерского учета, продолжают применять привычные всем унифицированные формы первичных учетных документов, утверждая их применение в установленном порядке, поскольку это освобождает от сложной работы по разработке собственных форм документов.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 (далее - Постановление N 78).


Приведем краткое описание перечисленных форм первичной учетной документации.

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта. Выписывается документ в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен на один день или смену, о чем сказано в Указаниях по применению и заполнению форм (Постановление N 78). На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Форма N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля" - это основной первичный документ для учета работы специального автомобиля.

Специальный автомобиль - автомобиль, предназначенный для выполнения специальных функций и оборудованный специальным оборудованием для выполнения указанных функций. Согласно Методическим рекомендациям по проведению независимой технической экспертизы транспортного средства при ОСАГО (N 001МР/СЭ), утвержденным в октябре 2004 г., к специальным относятся пожарные автомобили, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и так далее.

Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Форма содержит несколько разделов. Раздел "Результат работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу. В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и тому подобное.

Форма также содержит отрывные талоны, заполняемые организацией, которой принадлежит специальный автомобиль. Отрывные талоны служат основанием для предъявления счета заказчику.

Форма N 4 "Путевой лист легкового такси" - первичный документ по учету работы легкового такси. Выписывается в одном экземпляре диспетчером организации и выдается водителю. Путевой лист должен иметь порядковый номер, дату выдачи, штамп организации, которой принадлежит легковое такси. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую.

Форма N 4-С "Путевой лист грузового автомобиля" и форма N 4-П "Путевой лист грузового автомобиля" - основные документы первичного учета, определяющие совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели учета работы подвижного состава и водителя. На основании этих путевых листов осуществляются расчеты за перевозки грузов.

Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Путевые листы содержат отрывные талоны, заполняемые заказчиком и служащие основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.

В путевом листе повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Эти записи служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

Обратите внимание, если при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист должны вписываться номера товарно-транспортных документов и прилагаться один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам N N 4-С и 4-П выдаются водителю под расписку только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевые листы хранятся совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Форма N 6 "Путевой лист автобуса" является первичным документом по учету работы автобуса. Как и все прочие путевые листы, этот также должен иметь порядковый номер, дату выдачи и штамп организации, которой принадлежит автобус. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задания водителям записываются в путевом листе диспетчером и механиком.

Форма применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах.

Первичным документом учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров является форма N 6 (спец) "Путевой лист автобуса необщего пользования". Выписывает путевой лист диспетчер и выдает его водителю под расписку лишь при условии сдачи предыдущего путевого листа. Оформляется путевой лист для выполнения заказа одной организации и действителен только на один день или на одну смену.

Формы N N 3, 3 спец., 4, 4-С, 4-П, 6, 6 (спец) служат основанием для начисления заработной платы водителям автомобилей.

Для контроля движения путевых листов, выданных водителю, а также за сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию используется форма N 8 "Журнал учета движения путевых листов".

Еще одним первичным учетным документом, утвержденным Постановлением N 78, является форма N 1-Т "Товарно-транспортная накладная" (далее - ТТН), предназначенная для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

ТТН включает в себя два раздела - товарный и транспортный.

Товарный раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служит для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей.

Транспортный раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей - заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служит для учета транспортной работы и расчетов между заказчиком и исполнителем за оказанные услуги по перевозке грузов.

ТТН составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН составляется на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.


Составляется ТТН в четырех экземплярах:

- первый экземпляр остается у грузоотправителя и служит для списания товарно-материальных ценностей;

- второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

- второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей у получателя груза;

- третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта;

- третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта;

- четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Как вы знаете, на территории Российской Федерации действуют Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2011 г. N 272 "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом" (далее - Правила N 272).

Основанием для перевозки груза является договор перевозки, который может быть заключен путем принятия перевозчиком к исполнению заказа, а также заявки грузоотправителя, если заключен договор об организации перевозки (п. 6 Правил N 272). Заключение договора подтверждается транспортной накладной, форма которой приведена в Приложении N 4 к Правилам N 272.

Здесь хотелось бы напомнить, что в соответствии со ст. 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" транспортная накладная - перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. При этом ст. 8 Устава установлено, что груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчиком для перевозки груза не принимается.

Необходимость использования транспортной накладной и заполнения ее реквизитов в соответствии с утвержденной формой установлена п. 6 Правил N 272, о чем мы только что сказали выше.

Еще в 2011 г. Минтранс России в Письме от 20 июля 2011 г. N 03-01/08-1980ис отмечал, что Постановлением N 78 установлена форма товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т), которая предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом, а Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 утверждена форма товарной накладной (N ТОРГ-12), которая применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

В цитируемом Письме Минтранс указал, что в этой связи использование транспортной накладной не исключает также и применение накладных форм N N 1-Т (или ТТН) и ТОРГ-12.

Транспортная накладная составляется на одну или несколько партий груза, перевозимые на одном транспортном средстве (п. 9 Правил).

Составляет транспортную накладную грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки груза (п. 6 Правил). Составляется три экземпляра документа (оригиналы) (по одному для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика), который должен быть подписан грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами. Если в документ вносятся исправления, они также должны быть заверены подписями как грузоотправителя, так и перевозчика или их уполномоченными лицами (п. 9 Правил).

В Письме УФНС России по г. Москве от 17 октября 2012 г. N 16-15/099196@ дан ответ на вопрос о том, должен ли экспедитор оформлять транспортные накладные для документального подтверждения для целей налогообложения прибыли понесенных расходов. В Письме сказано, что при оказании услуг транспортной экспедиции для подтверждения расходов на перевозку грузов в рамках гл. 25 Налогового кодекса Российской Федерации, помимо договора транспортной экспедиции, акта сдачи-приемки оказанных услуг и экспедиторских документов, должны оформляться доверенность на право заключения договора перевозки от имени клиента, договор перевозки, доверенность, выданная экспедитором организации-перевозчику на право последней получить груз (в случае если транспортировка осуществляется третьим лицом), и перевозочные документы.

При этом транспортная накладная является основным перевозочным документом, который оформляет экспедитор, вне зависимости от того, чьим транспортом осуществляется перевозка.

Обратите внимание, в случае погрузки груза, подлежащего перевозке, на различные транспортные средства следует составить такое количество накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств (п. 10 Правил).

Грузоотправителем может быть объявлена ценность отправляемого груза, которая не должна превышать действительной стоимости груза. Ценность груза указывается в п. 5 транспортной накладной (п. 12 Правил).

Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом. Согласно ст. 2 Устава именно путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства, а также водителя.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 (далее - Приказ N 152). Названным документом должны руководствоваться юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие, в частности, легковые и грузовые автомобили и автобусы. Согласно п. 3 разд. II Приказа N 152 путевой лист должен содержать:

- наименование и номер путевого листа;

- сведения о сроке действия путевого листа;

- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

- сведения о транспортном средстве;

- сведения о водителе.

Путевой лист с заполненными обязательными реквизитами согласно Приказу N 152 является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, о чем сказано в Письме Минфина России от 25 августа 2009 г. N 03-03-06/2/161.

В соответствии с п. 10 Приказа N 152 путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Как вы помните, Постановлением N 78 было установлено, что путевой лист действителен только на один день или смену, и на более длительный срок он мог выдаваться только в случае командировки.

Между организациями и сотрудниками налоговых органов возникало немало споров по поводу того, с какой периодичностью следует составлять путевые листы. С момента введения в действие Приказа N 152 оснований для возникновения подобных споров нет, так как путевой лист разрешено составлять на срок, не превышающий одного месяца.

В Письме Минфина России от 30 ноября 2012 г. N 03-03-07/51 сказано, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенных расходов, и сделан вывод, что профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно.

Если в течение срока действия путевого листа автомобиль используется посменно несколькими водителями, то на основании п. 11 Приказа N 152 допускается оформление на один автомобиль нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя. В этом случае дата, время и показания одометра при выезде автомобиля с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает со стоянки. Дата, время и показания одометра при заезде автомобиля на постоянную стоянку указываются в путевом листе водителя, который последним заезжает на стоянку.

Обратите внимание, в соответствии с ч. 2 ст. 6 Устава запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

И еще один важный момент. В каждой организации, независимо от формы собственности, имеющей автотранспорт, должен проводиться предрейсовый медицинский осмотр водителей транспортных средств. Такой осмотр проводится в целях обеспечения безопасности дорожного движения. Порядок проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров утвержден Приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. N 835н. Согласно п. 16 названного документа по результатам положительного прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп "прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен" и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.

Задать вопрос или заказать пособие можно тут

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все об уточненной налоговой декларации" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях


Уже в продаже электронное методическое пособие "Все о счетах-фактурах" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах


Подписывайтесь на нас:

ВК Facebook Дзен Одноклассники Telegram Teletype

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

По договору о перевозке грузов не нужно составлять акт оказанных услуг

Путевые листы в 2018 году

Первичные документы по списанию ГСМ

June 15, 2018
by Elena Sushonkova