Книга знаний 📚

Это книга знаний ассистента по работе с руководителем.

В этом регламенте ты найдешь все задачи и обязанности, которые ассистент должен выполнять, чтобы помочь руководителю эффективно управлять своими делами и обязанностями.

Обязательно к изучению!

Книга знаний по работе с руководителем 📖

Цель регламента – установить порядок работы и требования к результатам работы ассистента.

Ассистент – сотрудник, который занимается личными поручениями руководителя. Его цель – выполнять в срок и качественно поручения руководителя и другие обязанности, описанные в этом регламенте.

Словарь ассистента:

Личный календарь руководителя – расписание дня, которое ведется в Google-календаре

Дедлайн – крайний срок выполнения задачи

Приоритет – оптимальный срок выполнения задачи

Техническое задание – это задание в формате «суть задания: ХХХ, срок: ХХХ, результат: ХХХ, задействованные стороны: ХХХ (участники команды, внешние стороны), которое направляет руководитель ассистенту для выполнения поручения.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ:

1. Рабочий день продолжается с 10:00 до 18:00 по мск

Помощник остается на связи с 9:00 до 20:00 для решения экстренных вопросов руководителя, в том числе в выходные и праздничные дни.

Периодически в выходные дни могут возникать задачи, требующие внимания. Необходимо их мониторить и своевременно решать.

В отдельных случаях (большое количество проектов, сложные задачи) рабочее время может варьироваться / сдвигаться.

2. Норма рабочего времени в день – 7 часов

Помощник обязан отработать все указанное время. Дополнительное обучение и самообразование не входят в рабочее время.

В случае недозагруженности помощник своевременно сообщает руководителю о необходимости получения дополнительных задач, также уточняет у руководителя, какие задачи ПРИОРИТЕТНЫ на данный момент.

В случае перегрузки задачами и удлинения рабочего времени до 8 часов и более в день, помощник получает бонусы за переработку. НО ОЧЕНЬ ВАЖНО, если помощник из-за своей некомпетентности 2 часа выполняет задачу, которую можно выполнить за 10 минут бонусы он не получает.

3. Постановка задач и порядок работы с ними:

• Помощник ставит задачи для себя самостоятельно или получает от руководителя задачи в личной переписке в Telegram в формате текста или голосового сообщения.
• Помощник обязан соблюдать четкие дедлайны для каждой задачи. Для наибольшей продуктивности мелкие и быстрые задачи ограничиваются 5-минутным дедлайном.
• Ежедневный и еженедельный список задач фиксируется в TG с указанием приоритетности каждой задачи.

Виды приоритетов:

Горит – нужно делать сразу и срочно

Приоритет 1. То, что нужно сделать в ближайшие 2-е суток. Эти задачи являются срочными.

Приоритет 2. Это задачи, которые должны быть сделаны в течение недели.

Приоритет 3. Это задачи, которые должны быть сделаны в течение месяца (могут состоять из задач 1 и 2 уровня).

• Существует основная задача, с которой начинается рабочий день. Она не должна занимать более трех часов рабочего времени.

Если основная задача занимает более трех часов, она делится на несколько подзадач.

Во время выполнения основной задачи не должно быть посторонних шумов, звонков, отвлекающих факторов, чтобы помощник мог решать ее в состоянии потока.

• Проверка качества исполнения задачи возможна только после полного ее завершения.
• Руководитель лично отмечает завершенность задачи. Отмечать задачу завершенной без обсуждения с ним - запрещено
• В конце рабочего дня составляется отчет дня и план задач на следующий день.

7. Основная цель персонального помощника - освобождение руководителя от части насущных задач, помощь и поддержка в рабочих и личных делах, обеспечение комфорта работы и жизни, максимизация продуктивности деятельности руководителя.

Делегированные руководителем задачи помощник должен выполнять с тем же уровнем качества, каковы присущи руководителю, либо лучше.

В обязанности персонального помощника входит:

• Перепечатывание текстов, базовый копирайтинг (сделать рерайт текста, написать пост в Инстаграм и др.);

• Сбор, анализ, визуализация и систематизация информации (собрать информацию о сервисе, методике и др);
• Работа с Google-календарем (внесение, изменение, удаление мероприятий);
• Работа Соколом в Отделе Контроля Качества;
• Составление и оформление Гугл таблиц;

• Иногда - фото\видео обработка;
• Помощь с текущими проектами компании и производства;
• Ведение расходов и доходов руководителя;
• Помощь в найме персонала и подрядчиков;
• По необходимости - поиск и заказ необходимых предметов;
• Напоминание о задачах руководителю;
• Дисциплинирование образа жизни руководителя;
• Конструктивная критика, предложения по увеличению эффективности деятельности руководителя и компании;
• Оптимизация и автоматизация личных процессов руководителя;
• Контроль выполнения поставленных руководителем задач;
• Подготовка отчетов по своей работе;

• Ведение переговоров с подрядчиками и партнерами, отстаивание интересов руководителя;
• Выстраивание коммуникаций с руководителем - через систему чатов в Telegram, WhatsApp.

Ежедневные задачи ассистента:

1. Ведение личного календаря руководителя

Ежедневно в течение рабочего дня Ассистент заполняет календарь (Google-календарь) со всеми делами руководителя и вносит туда правки по просьбе руководителя:

• Ассистент заполняет календарь вперед на максимальный промежуток времени, сразу после появления задачи.
• Ассистент вносит регулярные задачи в календарь (включая занятия спортом, с психологом, коучем и т.д.). При необходимости изменения времени ассистент сам договаривается о переносе времени / даты.
• Ассистент вносит в календарь встречи с клиентами. При необходимости изменения времени ассистент сам договаривается о переносе времени / даты.
• Ассистент вносит в календарь прочие дела и уточняет время и длительность их исполнения у руководителя.
• Ассистент напоминает о встречах руководителя за день до начала.

2. Помощь руководителю по текущим проектам.

Ежедневно в течение рабочего дня. Алгоритм выполнения личных поручений руководителя:

1. Руководитель направляет техническое задание.
2. Ассистент выполняет задачу, оформляет документ согласно требованиям журнальной верстки и отправляет руководителю отчет о выполнении задачи.
3. При необходимости ассистент переделывает задачу.
4. Пример рабочих задач руководителя: поиск и систематизация информации, переписка с необходимыми подрядчиками, перепечатывание текста и т.д.

3. Внесение и контроль доходов и расходов.

Ежедневно ассистент напоминает руководителю о расходах и доходах.

Алгоритм внесения доходов и расходов:

1. Один раз в день в 20:00 ассистент напоминает руководителю об отчетности по доходам и расходам.
2. Руководитель может прислать данные как в личный чат в Telegram, так и в чат “Расходы, доходы”.
3. Если данные руководитель прислал в личной переписке, ассистент пересылает в чат “Расходы, доходы”.
4. Ассистент вносит данные в таблицу доходов и расходов в рублях подробно с описанием каждого дня.
5. В конце месяца ассистент подводит итог и присылает данные руководителю.

4. Контроль и напоминание текущих задач. Ассистент каждое утро\с вечера напоминает руководителю о текущих его задачах на день в формате “Напоминаю о следующих задачах:.....”.

Дополнительные задачи ассистента (по запросу):

1. Разработка графических материалов. Если требуется помощь дизайнерам.
2. Рассылка вакансий по чатам. Когда руководителю поступает запрос на рассылку вакансии\поиск подрядчика, ассистент рассылает вакансию по чатам и др.
3. Создавать конференции в Google Meets. По необходимости ассистенту нужно создавать и планировать конференции в Google Meets и рассылать приглашение руководителю и, по необходимости, второй стороне. Иногда ассистенту нужно ставить на запись созвоны.

Отчетность о выполненных задачах

Ежедневно руководитель получает отчет о списке завершенных и перенесенных задач. Возле завершенных задач ассистент пишет, сколько времени ушло на выполнение данной задачи. Задачи, время на выполнение которых составляет до 5 минут, в отчет не вноситься. Ассистент присылает отчет руководителю в личный чат в Telegram.

Пример отчета:

Отчет за 1.03.2022

1. Внес рейтинги “Начало” 15 минут
2. Поиск блогеров для рекламы + оформление сводной таблицы 2,5 часа
3. Внесение расходов и доходов 15 минут
4. Перепечатывание текста 30 минут
5. Поиск сообществ для рекламы 2 часа

План на 2.09

1. Запросить охваты у блогеров
2. Закончить работу над лонгридом (фото, проверка)
3. Сдать на дизайн лонгрид, выслать ТЗ дизайнеру
4. Отредактировать текст по вакансии
5. Рассылка вакансии Ксении по чатам

Приложение 1. Требования к работе ассистента

Личные качества

• Внимательность

Перед выполнением любой задачи ассистент должен внимательно выслушать задание и задать уточняющие вопросы при необходимости

Задачи выполняются строго в соответствии с установленным ТЗ и данным регламентом

Обязательно проверять грамматику, пунктуацию, орфографию при любом выполнении заданий

• Пунктуальность

Задания выполняются строго в соответствии с установленным сроком

Если задача занимает больше времени, чем установлено дедлайном – необходимо максимально срочно уведомить о переносе дедлайна. Важно: уведомление о переносе срока задачи всегда выполняется ДО истечения дедлайна, а не после.

Приложение 2.

ПРАВИЛА:

1. Я даю несколько мелких задач и жду их выполнения. После их исполнения назначаю следующие. Задач всегда потенциально очень много (даже если нигде не отмечены). От скорости и количества их выполнения зависит ЗП, премии, а также лишение ее.
2. Запрещено работать на второй работе в ущерб этой.
3. Если есть желание повышения (ЗП или по должности), это возможно после продолжительной работы без косяков, решении сложных задач, превосходящие ожидания, самостоятельности. Обращаться с конкретным предложением и идеями.
4. Недопустимы сплетни, конфликты, все взаимные претензии с другими членами Команды решать через меня или управляющего директора.
5. Если я задаю вопросы, отвечать на них обязательно, причём на все, а не выборочно. Отвечать строго на поставленный вопрос.
6. При личных накладках (надо срочно уехать, болезнь и тд) решить задачу самостоятельно (например, заранее сделать необходимые задачи) и обязательно заранее уведомить.
7. Я рассчитываю на 100% рабочего времени, поэтому (в рамках рабочего времени) недопустимы фразы ‘Я это не буду делать’, ‘Тебе надо, ты и делай’ и т д.
8. Если ассистент не знает, как выполнить задачу, нужно сначала найти всевозможные способы, после - предложить варианты решения проблемы.

ПРЕМИИ

• Премия начисляется в случае стабильной работы в течении месяца
• Отсутствии косяков (не более трех за месяц)
• Внимательное отношение
• Личную инициативу
• Ответственность

• Переработок

УВОЛЬНЕНИЕ

В случае: хамства, лжи, невнимательности, отсутствия связи более чем 2 дня, систематического нарушения дедлайнов.