35 инструментов для продуктивной работы

Финансовые инструменты

Эльба — сервис для ведения бухгалтерии ИП и ООО. Поможет подготовить и отправить отчеты в налоговую, рассчитать налоги и взносы за себя и сотрудников, провести учет доходов и расходов, составить договор на основе имеющихся шаблонов, быстро оплатить счета. Большой плюс — Эльба напоминает, когда все это нужно делать. Пригодится тем, кто не любит возиться с документами и держать в голове даты оплаты взносов и подачи декларации.

Моё дело – еще одна онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса. Сервис рассчитывает налоги и страховые взносы, создает счета, заполняет и отправляет декларации, информирует об изменениях в налоговом законодательстве. Предоставляет два вида онлайн-касс.

Мегаплан – корпоративная система управления бизнесом, его проектами, финансами и коммуникациями. Подходит скорее крупному и среднему бизнесу, чем командам из 3-4 фрилансеров, но при желании можно вести его в одиночку и подключать к проектам клиентов.

SolarStaff  – помогает вести работу с удаленными сотрудниками, заключать договора и вести счета. Если вы работаете как физлицо, а заказчик хочет платить на расчетный счет, проводите сделку через Соларстафф — тогда клиент сможет оплатить на счет системы, а она переведет средства вам на карту или электронный кошелек. Сервис выступает гарантом сделки и посредником, который помогает работать легально. Единственный минус — налоги все равно придется платить самостоятельно.

Coinkeeper – приложение для учета доходов, расходов и планирования бюджета. Помогает структурировать доходы из разных источников, расходы и оплату счетов. Поддерживает импорт финансовых операций из разных банков и распознает банковские смс-ки — не придется вводить все вручную. Можно создавать категории расходов и устанавливать лимиты по тратам.

Ведение проектов, таск-менеджеры и планировщики

Trello – онлайн-сервис для управления проектами. Создаете задачи, назначаете срок выполнения и приоритет, можно добавить метку и перетаскивать задачи на разные доски. В Трелло есть множество расширений и интеграций — например, можно добавить расширение Time и отслеживать, сколько времени уходит на выполнение той или иной задачи.

Asana – таск-менеджер для создания задач и проектов, можно добавлять комментарии, назначать срок выполнения, вычеркивать сделанные. Удобно для разбивки проекта на составные части и шаги. Есть интеграция со Слаком.

Calendly – планировщик рабочих встреч. Позволяет выстроить свои настройки, выделить свободное время и синхронизировать со сторонними Календарями. Потом достаточно выслать ссылку всем, кто хочет устроить встречу с вами. Calendly автоматически добавит встречу в ваш календарь и вышлет напоминание удобным вам способом.

Sunsama – сервис, объединяющий в одном интерфейсе календарь и ведение проектов. Доступна интеграция с Трелло, Слаком и Гугл Календарем.

Figure It Out (FIO) – расширение для Хрома, помогающее отслеживать точное время в разных часовых поясах — например, если работаете с зарубежными заказчиками. Введите нужные города или страны, и при открытии новой вкладки вы будете видеть, какое там сейчас время. Поможет не пропустить дедлайн и оставаться на связи в рабочее время.

Todoist – приложение для постановки задач и создания чек-листов. Можно собрать все свои текущие задачи, разбить их на этапы и следить за выполнением. Одно из немногих приложений для работы, содержащих игровой элемент: за выполнение заданий вам начисляется карма как поощрение за хорошую работу.

Evernote – заметки и списки дел, которые синхронизируются на всех устройствах и интегрируются с Гугл Драйвом и Слаком. Можно установить расширение для браузера и сохранять нужные страницы, картинки и заметки в один клик.

Тайм-мененджмент

RescueTime – онлайн-сервис для отслеживания времени и анализа работы за компьютером. Он состоит из двух инструментов: приложения, установленного на компьютер, и аккаунта на сайте, куда загружается вся информация о запущенных программах, посещенных сайтах, прочитанных письмах и прочей активности. Это позволяет отследить, на что вы тратите время в течение рабочего дня, и начать управлять им более разумно. При необходимости приложение можно поставить на паузу, если не хотите, чтобы какая-то активность попала в статистику или если ваш компьютер кто-то одолжил.

Toggl – еще одно приложение для отслеживания времени, потраченного на выполнение конкретной задачи. Подходит для фрилансеров с почасовой оплатой. По окончанию работы вы получите отчет для выставления счета клиенту. Есть возможность командной работы и привязки Basecamp.

Focus Booster – приложение, работающее по принципу «помидорки». Метод основан на 25-минутных периодах работы и пятиминутками отдыха, помогает лучше сконцентрироваться на работе и не отвлекаться. И хоть система 25/5 считается самой эффективной, есть возможность выставлять удобные лично вам интервалы.

TextExpander – сервис, позволяющий сокращать время на написание писем и ответов. Он позволяет программировать сокращения, которые при добавлении в текст раскрываются в нужные слова, фразы, изображения и ссылки.

Stayfocusd – расширение для Google Chrome, позволяющее установить блокировку сайтов на определенное время и сконцентрироваться на работе. Вы можете или установить количество времени, которое хотите проводить на сайте в день, или полностью заблокировать сайт на рабочее время. Аналог — Productivity Owl, он еще и анализирует вашу продуктивность по попыткам зайти на «вредные» сайты.

FocusWriter – программа для работы с текстом. Работает только в полноэкранном режиме и блокирует все уведомления, так что вы сможете полностью погрузиться в написание текста.

Yotilo – тайм-трекер для браузера, позволяющий создавать задачи и следить за их выполнением. Необходимо лишь создать проект, записать дату и отведенное время.

Хранение файлов

Google Drive – облако для хранения любой информации: документов, фильмов, фотографий и прочих файлов. Аналог — Dropbox.

Google Docs – сервис для создания и редактирования документов, аналогичных пакету Office от Windows. Включает в себя Google Docs (текстовый редактор), Google Sheets (таблицы) и Google Slides (презентации). Имеет те же основные функции и интерфейс, есть возможность загрузить имеющиеся документы в этих форматах. При отправке ссылки на документ вы можете выбрать функцию просмотра, комментирования или совместного редактирования.

One note – цифровая записная книжка от Microsoft. Позволяет создавать разделы и страницы, на которые можно вставлять все, что угодно: текст, аудио, видео и графические изображения. Также поддерживает рисование стилусом.

Ментальные карты (mind maps)

MindMeister – облачная технология для создания ментальный карт, позволяет делиться ссылкой для совместного просмотра и комментирования. Карты можно экспортировать в виде слайдов.

MindMup – сервис для создания, публикации и совместной работы с ментальными картами. Большое количество шорткатов, простой интерфейс, конвертация в PDF и PowerPoint, быстрое сохранение на Google Drive. Хранение карт в облаке позволяет открывать их с любого устройства и делиться ими в соцсетях.

XMind – приложение для создания ментальных карт, подходит для крупных проектов и большой командной работы. Позволяет настроить доступ с разных устройств, есть функции командной работы и мозгового штурма, поддерживает все современные форматы, работает с Office, PDF, Evernote.

iMind Map – программа для создания ярких ментальных карт. Работает в режимах записи идей, мозгового штурма, создании карт и конвертации данных в презентации, pdf-документы и другие форматы.

Инструменты для социальных сетей

SmmPlanner – управление публикациями в социальных сетях. Позволяет вести неограниченное количество аккаунтов во всех популярных соцсетях, ставить таймер публикации и удаления постов в нужное время, есть встроенный редактор изображений с функцией вставки водяных знаков. Можно использовать бесплатно.

Amplifr – сервис для публикаций в социальных сетях и аналитики. Еженедельно рассылает отчеты с данными по активности аудитории и рейтингам постов: сколько лайков, репостов, подписок и отписок, какие публикации самые удачные и в какое время лучше публиковать посты. Есть только платные тарифы.

Publbox – сервис для SMM-продвижения в социальных сетях. Помогает не только делать отложенные посты, но и составить контент-план, улучшить качество оформления постов через встроенный редактор и отследить статистику роста и вовлеченности аудитории. Также на сайте есть обучающие видео по SMM.

Canva – онлайн-сервис для графического дизайна. Здесь вы можете обрабатывать фотографии, создавать дизайны для публикаций в соцсетях, презентаций и документов, маркетинговых материалов и рекламы. Огромное количество готовых шаблонов с функциями редактирования, есть возможность командной работы над дизайном.

All-in-One Messenger – расширение для Хрома, которое собирает в одном месте все сообщения из разных мессенджеров. Поддерживает WhatsApp, Facebook Messenger, Skype, WeChat, Telegram, Slack, Steam Chat, Rocket.Chat — всего 29 мессенджеров.