График работы в Excel

Первоначальная подготовка графика

Для того чтобы подготовить график, Вам необходимо открыть файл «Шаблон», который располагается по адресу:
Документы ЖС/ 1 Управляющий/ Графики/<Магазин, в котором вы работает>

График разделен на 4 списка: Смена 1, Смена 2, Временные/график, Временные/дни (Название списков у каждого магазина может отличаться). Это сделано для более удобной организации рабочего пространства.

Необходимо заполнить столбец «ФИО сотрудника». Для добавления сотрудника нажать левой клавишей мыши (далее ЛКМ) по кнопке «Добавить сотрудника» Отобразятся доступные для заполнения строки.

После внесения сотрудников в график необходимо нажать кнопку «Скрыть ячейки», что позволит скрыть все пустые строки.

Для удаления сотрудника необходимо выделить ячейку с его именем, нажать по ней правой кнопкой мыши (далее ПКМ) и выбрать пункт «Очистить содержимое».

После внесения сотрудников в график необходимо сохранить шаблон. Для этого ЛКМ нажимаем на значок «Сохранить» в верхнем левом углу

Подготовка графика на месяц

Первый способ

Создать копию файла «Шаблон» и переименовать его текущим месяцем. После чего открыть его и выбрать в календаре сверху месяц из выплывающего списка и прописать год.

Второй способ

Открыть файл «Шаблон», в календаре, в верхней части таблицы, выбрать из выплывающего списка месяц и прописать год. После нажать в левом верхнем углу «Файл»® «Сохранить как…» и обозвать его текущем месяцем.

Работа с графиком

Чтобы отметить дни, в которые сотрудник будет выходить на работу, необходимо залить клетки светло-зеленым цветом из стандартной палитры. В течение рабочего месяца цвет ячеек у постоянных сотрудников менять запрещено. После заливки ячеек необходимо нажать кнопку на клавиатуре F9. Таблица пересчитает планируемый график и отобразит количество сотрудников по дням и количество рабочих дней каждого сотрудника. Если расчет этих граф не произошел, то Вам необходимо нажать сочетание клавиш на клавиатуре Fn и F9.

Ежедневно необходимо отмечать каждого сотрудника в графике. Отметки проставляются с помощью специальных обозначений, которые снесены в справку, внизу графика. Никакие дополнительные обозначения не допускается.

Если сотрудник пришел на работу согласно плана и отработал полный рабочий день, то ему проставляется Р.
Если сотрудник вышел в свой выходной день, то ему проставляется ВР, но цвет ячейки оставляет без заливки!
Если сотрудник заменяет старшего, то ему проставляется РСТ.
Если сотрудник находится на больничном, проставляется Б.
Если сотрудник находится в отпуске, проставляется О.
Если сотрудник отсутствует по неизвестной причине, проставляется Н.

Если сотрудник, по какой то причине отработал не полный рабочий день или напротив переработал свое время, то ему проставляется РК и добавляется к этой ячейке примечание.

Для этого необходимо нажать ПКМ по нужной ячейке и ЛКМ нажать на «Вставить примечание».

В открывшемся окне пишем причину, и количество времени, который отработал сотрудник. Эта информация поможет Вам подготовить график перед сдачей его управляющей.

При работе с временными сотрудниками добавляется отметка о выплате ему з/п за отработанное время. Цвет заливки меняется на желтый из стандартной палитры цветов.

Полезные данные

Снизу графика располагаются строки «Согласно плана» и «Фактически». Эти строки помогут Вам быстро оценивать ситуацию в Вашем магазине.
В строке «Согласно плана» будет вестись подсчет сотрудников, ячейки которых в этот день имеют зеленый цвет, т.е. согласно графика должны были выйти на работу.
В строке «Фактически» ведется подсчет сотрудников которые вышли на работу по плану и в свой выходной день.
Справа расположены столбцы «План», «Р», «РСТ», «%» и «Кат». Эти столбцы помогут Вам в подготовке графика перед сдачей его управляющей.
В столбце «План» ведется подсчет дней для каждого сотрудника, в которые он должен выйти на работу по графику.
В столбце «Р» отображается фактическое число отработанных сотрудником дней.
В столбце «РСТ» отображается число дней, в которые сотрудник выполнял обязанности старшего.
В столбце «%» отображается число дней, за которые сотрудник получит премию за счет превышения нормы и за счет выхода на работу в свой выходной день.
В столбце «Кат» выставляется категория, по которой будет идти расчет з/п.
В столбце «РК» отображается количество дней, в которые сотрудник отработал больше/меньше часов.