РАБОТА НА УДАЛЕНКЕ

Этот материал и десятки других доступны для обучения РОПов в боте РОПа Zoltor24. Получите пробный период на 3 урока перейдя по ссылке: vk.cc/bZnGzX

Как организовать дистанционную работу эффективнее, чем из офиса

Сложности перехода на дистанционный формат работы 

Наверняка вы подсчитывали, сколько времени тратите на дорогу от дома до офиса ежедневно. И хотя бы раз в жизни мы все мечтали найти для этого времени лучшее применение. Не ехать в офис, не торчать в пробке, а заняться чем-то действительно важным здесь и сейчас. Кажется, что такой расклад сильно увеличил бы нашу результативность.


Но одно дело мечтать и совсем другое – однажды утром получить информацию, что такой расклад неизбежен.


Готов ли бизнес к переходу на дистанционный формат работы? Готовы ли вы? Готовы ли ваши сотрудники к новому формату работы при условии достаточно агрессивной и негативной информационной и экономической повестки?


Основные риски успешности команды и компании в новых реалиях лежат в следующих направлениях.

1. Организация работы команды на старте:
• сотрудники знают свой функционал в рамках удаленной работы;
• у сотрудников есть возможность выполнять свои обязанности удаленно; • созданы договоренности по каналам коммуникаций и правилам взаимодействия.

2. Организация работ в процессе (цикл управления адаптирован под дистанционный формат):
• планировать так, чтобы все были в курсе общих планов;
• ставить задачи так, чтобы они были понятны даже дистанционно;
• быть в едином инфополе (по движению к цели / статусам задач / нагрузке сотрудников);
• контролировать так, чтобы сохранилось доверие;
• корректировать так, чтобы побуждать к изменениям;
• сохранять целостность команды вокруг себя как лидера;
• обучать сотрудников актуальным и полезным для них навыкам.


3. Наличие видения и стратегии компании с планом действия для его выполнения:

• анализ внешних и внутренних факторов;
• формирование видения будущего компании;
• формирование стратегических целей;
• создание плана действия по достижению стратегических целей;
• поддержка в реализации этого плана.

План действий по переводу с офлайн-формата работы в онлайн


1. Для всех должностей, которые находятся у вас в подчинении, пропишите перечень задач и необходимых ресурсов для их выполнения. Сделайте это сами или назначьте ответственных.


2. Отметьте те задачи, которые невозможно выполнять дистанционно, и придумайте альтернативы, при которых конечный результат не пострадает.

3. Если для выполнения работы требуются удаленные доступы для сотрудников и т. д., подайте заявки в соответствующие отделы.

4. Если какая-то функция пока не переведена в онлайн-формат, но это возможно – организуйте.

5. Организовано место для хранения информации и обмена ею.

6. Проведите общее собрание всех сотрудников, чтобы проинформировать их о следующем.


• Какие каналы связи используете для коммуникаций:
‒ почта может быть корпоративной или вновь созданной на других почтовых ресурсах;
‒ мессенджер должен быть единым на всех. Создайте общую группу.

• Правила взаимодействия:
‒ какое время ответа на сообщение считается приемлемым в почте, а какое – в мессенджере;
‒ до которого часа можно отправлять рабочие сообщения;
‒ как сообщаем о критичных проблемах / важных вопросах.


• Зоны ответственности:
‒ если случилось перераспределение обязанностей, то сотрудники должны быть проинформированы.


• Инструменты контроля процесса:
‒ фиксация общих встреч в календаре;
‒ фиксация движений по проектам в trello или других планировщиках; ‒ установить время и регулярность планерок.


• Правила работы из дома:
‒ старт и окончание рабочего дня, время начала и окончания работы должно соответствовать времени работы в офисе;
‒ дресс-код, все, что видит клиент/коллега, должно соответствовать корпоративному стилю;
‒ перерывы на обед, выработайте правила информирования об уходе на перерыв. В остальное время сотрудники должны быть доступны;
‒ все собрания в скайпе с видео и звуком, для дистанционно взаимодействующих команд это единственная возможность встретиться и услышать мнение каждого;
‒ аватарки в мессенджерах – реальные портреты сотрудников. Это правило поможет быстро определять, кто именно из коллег обращается с вопросом;
‒ рабочее время только для работы. Все личные вопросы решаются в обед, нагрянувших друзей и знакомых переориентируем на вечернее время, когда работа будет закончена.


Проведите индивидуальные собрания с сотрудниками/отделами. Обговорите уровень полномочий, какие решения они могут принимать самостоятельно, а какие только по согласованию с вами.

Вовлеченность и коммуникации удаленной команды


Альберт Мейерабиан, американский психолог, заслуженный профессор психологии в Калифорнийском университете Лос-Анджелеса, в 1980-х годах вместе с группой студентов выяснил, что в процессе передачи информации при личной встрече слова и смысл, который мы в них вкладываем, составляют примерно 7% коммуникации.


Около 38% – невербальная слышимая информация: интонация, тембр, скорость речи, энергетика, смысловые паузы, настроение говорящего.


Оставшиеся 55% составляет невербальная видимая информация, в основном проявления эмоций и настроения: мимика, жесты, походка. Получается, что доминирующее количество информации передается по тем каналам, которые мы не осознаем, так уж устроена человеческая психика.

Если мы убираем визуальный канал, например в случае общения по телефону, то соотношение передаваемой вербальной и невербальной информации составит примерно 30 и 70% соответственно.


Например, даже по телефону мы можем отличить, когда человек идет или стоит, а когда он развалился в кресле. По паузам, интонациям, тону речи мы сможем понять, какое у него настроение. При этом нам было бы гораздо проще сделать это, если бы мы его видели, например в окне Skype.


При общении с удаленными сотрудниками наиболее часто используются телефон и электронная почта. Получается, что мы друг друга не видим, а иногда и слышим плохо или не слышим вообще.


Поскольку канал передачи информации сужается, нам уже не так хорошо слышны и понятны эмоции и чувства нашего сотрудника, а руководителю сложнее оценить мотивацию и вовлеченность.


Для преодоления этого барьера необходимо использовать имеющиеся в наличии технологии, чтобы общение было максимально приближено к формату привычного очного.


Одна из важных задач дистанционного руководителя – так организовать общение с сотрудниками, чтобы поток информации был достаточным, несмотря на удаленность.

Мой лайфхак такой.


Еженедельное письмо:
возьмите за правило раз в неделю подводить итоги того, что сделано, высылать письмо команде и делиться результатами и планами на ближайшее будущее.
30% контента письма – о бизнес-задачах, результатах и том, что было сделано хорошо;
30% контента письма – о стратегических планах, о том, на чем делаете фокус, о том, что хотите улучшить в будущем;
30% контента письма – о том, что происходит сейчас в развитии команды, открыто писать о внутренних инновациях, делиться полезной литературой, видеолекциями.


Ну и конечно, при удаленной работе важное место занимает то, как вы сами сможете организоваться в режиме home office. Делюсь своими двумя лайфхаками.


Персональная организация в режиме home office


Делайте четкие перерывы с выходом за пределы рабочей зоны. Буквально вставать, выходить в кухню, в комнату, в коридор, к окну, коротко перекусить или прерваться на обед с переключением на общение или, наоборот, для возможности отдыха вне общения.
Используйте принцип «Помодоро»:
‒ выбираем задачу, которую нужно выполнить;
‒ устанавливаем таймер на 25 минут (например, https://pomidorko.ru); ‒ работаем над задачей и избегаем любых отвлечений;
‒ по окончании 25 минут берем 5-минутный перерыв, даже если задача до конца не решена;
‒ после перерыва снова заводим Pomodoro на 25 минут;
‒ после четырех 25-минутных рабочих заездов берем длительный отдых в 15-30 минут.

Управляйте нескончаемым потоком информации: письмами, сообщениями, звонками.
Каждый день мы получаем письма, сообщения сыпятся в мессенджер, коллеги забегают в кабинет, останавливают в коридоре и что-то рассказывают. По сути, это как Входящие в аутлуке - Inbox.
Есть предложение раскладывать входящую информацию на 4 элемента:

1. Задачи
‒ Это четкие, конкретные и понятные действия с определенной целью. Реализация задачи зависит от одного сотрудника.


2. Проекты
‒ Это большие куски активностей с определенной целью, где еще надо подумать, прежде чем начать что-либо делать. Реализация проекта зависит от команды.

3. Встречи
‒ Это мероприятия, проходящие в определенное время в определенном месте.

4. Информация
‒ Это некие знания, которые сами по себе не призывают к действиям, но могут быть востребованы в процессе выполнения какой-либо задачи или реализации проекта.
Все элементы разные и требуют к себе различного подхода. Я предлагаю воспользоваться моим лайфхаком, в основе которого лежит адаптированная методика GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена.

• Как только мне поступает информация через любой канал – почту, WhatsApp, Telegram, корпоративный мессенджер, звонок, скайп и т. д., – я в первую очередь задаю себе вопрос: «Что это?». И если это не требует от меня действий, но может быть полезно в рабочей деятельности – значит, это данные, я их сохраняю в нужное место согласно контексту.


• Если же входящая информация требует от меня действий, я спрашиваю себя: «Это займет у меня меньше 5 минут?», и если ответ да – то я делаю это сразу! Например, переслать материалы, ответить на вопрос, принять встречу.


• А если же ответ нет, то тут важно решить, что это. Если задача – планирую ее выполнение в будущем, фиксирую в Trello.